E-Mail-Templates in Robaws

Um ein Angebot, eine Rechnung, eine Bestellung, usw. per E-Mail zu versenden, benötigen Sie eine E-Mail-Template.
Durch das Anlegen von Vorlagen für häufige Kommunikation sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass alle E-Mails konsistent und professionell versendet werden.

Vorteile von E-Mail-Templates

- Zeitersparnis: Sie müssen den E-Mail-Text nicht jedes Mal neu schreiben.
- Konsistenz: Ihre Kommunikation wird von allen Mitarbeitenden einheitlich und professionell verschickt.
- Fehlerminimierung: In der Vorlage können Sie bereits die richtigen Texte und Anhänge festlegen, sodass wichtige Dokumente, wie AGB, nicht vergessen werden.

Mithilfe von Platzhaltern können Sie Ihre E-Mail-Templates noch weiter personalisieren.
Dadurch können automatisch Kundenname, Angebotsnummer, Projektname usw. in die Nachricht eingefügt werden.

Beispiel:
Sehr geehrte(r) ${clientName},
im Anhang finden Sie das Angebot ${logicId}, wie besprochen.
Mit freundlichen Grüßen

E-Mail-Template erstellen

Über Einstellungen > Modul Ihrer Wahl > E-Mail-Templates können Sie eine neue Vorlage anlegen.

Feld	Beschreibung
Name	Name der E-Mail-Template (wird bei mehreren Vorlagen zur Auswahl angezeigt).
CC	E-Mail-Adresse für Kopie-Empfänger.
BCC	E-Mail-Adresse für Blindkopie-Empfänger.
Betreff	Der Betreff der E-Mail. Sie können Platzhalter verwenden, um den Betreff automatisch zu generieren.
Status nach Versand aktualisieren	Nach Versand der E-Mail kann die Statusanzeige automatisch auf z. B. „versendet“ gesetzt werden.
Status nach Empfang aktualisieren	Wird die E-Mail geöffnet, kann der Status auf „gelesen“ gesetzt werden. Dies erfolgt über ein Tracking-Pixel.
Status nach Änderungsanfrage	Falls der Empfänger eine Änderung anfordert, kann der Status z. B. auf „Änderung angefordert“ gesetzt werden.
Status nach digitaler Unterschrift	Falls der Empfänger das Dokument digital unterschreibt, kann der Status auf „online genehmigt“ geändert werden.
Anhänge zusammenführen	Mehrere PDFs oder Bilder können als eine zusammengeführte PDF-Datei versendet werden.

Anhänge hinzufügen

Folgende Dateitypen können an eine E-Mail-Template angehängt werden:

Allgemeine Dateien (z.B. AGB's)
Dynamische PDFs (z.B. Angebot für Privatkunden VS Angebot für B2B)
Standarddokumente (z.B. Bauvertrag)

Zusätzliche Funktionen für Anhänge:
- Möchten Sie eine Datei als E-Mail-Anhang versenden? Aktivieren Sie „Anhang“.
- Soll das Dokument digital unterschrieben werden? Aktivieren Sie „Handtekening“ (Signatur).

Aktualisiert am: 01/02/2025