Wie erstelle ich eine E-Mail-Vorlage und versende ich diese?

Pro Modul können Sie in den Einstellungen eine oder mehrere E-Mail-Vorlagen hinzufügen.

So können Sie beispielsweise in den Rechnungseinstellungen eine E-Mail-Vorlage erstellen, um eine Rechnung oder eine Erinnerung zu versenden.

Verwendung

Das Versenden einer einzelnen E-Mail

Im Dokument finden Sie folgendes Symbol, vorausgesetzt, dass mindestens eine E-Mail-Vorlage erstellt wurde.



Wenn Sie auf das 'Briefumschlag'-Symbol klicken, können Sie eine oder mehrere E-Mail-Vorlagen auswählen.
Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, wird die E-Mail in einem neuen Fenster geöffnet. Die E-Mail enthält zwei Registerkarten: 'Text' und 'Dateien'.

Das Versenden einer E-Mail in Massen

In der Übersicht bestimmter Module erscheint ebenfalls ein 'Briefumschlag'-Symbol.
Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie wieder eine oder mehrere E-Mail-Vorlagen auswählen. Der Ablauf unterscheidet sich jedoch vom Versenden einer E-Mail aus einem Dokument heraus. Es wird keine Vorschau der E-Mail angezeigt.

Sie müssen zuerst eine oder mehrere Zeilen in der Übersicht auswählen, bevor Sie eine E-Mail versenden können. Die E-Mail wird sofort an alle Empfänger (E-Mail-Adressen der zugewiesenen Kontaktpersonen und/oder allgemeine E-Mail-Adressen) gesendet.

Das Versenden einer Massen-E-Mail ist nützlich für die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern, den Versand von Newslettern an Kunden usw.

Einstellungen

Unter Einstellungen > Modul (z.B. "Angebot") > E-Mail-Vorlagen können Sie E-Mail-Vorlagen erstellen.

Beim Öffnen einer E-Mail-Vorlage werden mehrere Felder angezeigt:

Feld	Beschreibung
Name	Einzigartiger Name der E-Mail-Vorlage.
Betreff	Der Betreff der E-Mail. Sie können Platzhalter verwenden, um den Betreff zu automatisieren (z.B. eine Angebotsnummer).
Status beim Versand E-Mail	Wenn Sie eine E-Mail versenden, können Sie einstellen, dass der Status des Dokuments, aus dem die E-Mail gesendet wurde, automatisch in diesen Status geändert wird. Beispiel: Gesendet.
Status nach Lesen E-Mail	Öffnet der Kunde die E-Mail, können Sie einstellen, dass der Status des Dokuments, aus dem die E-Mail gesendet wurde, automatisch in diesen Status geändert wird. Beispiel: Gelesen. Das Öffnen der E-Mail wird mithilfe eines Trackingpixels registriert.
Status nach Änderung angefordert	Wenn Sie dem Kunden die Möglichkeit geben, ein Dokument online zu genehmigen, kann der Status in diesen Status geändert werden, wenn der Kunde ein Änderung anfordert, anstatt das Dokument zu genehmigen.
Status nach Unterzeichnung der Dokumente	Wenn Sie dem Kunden die Möglichkeit geben, ein Dokument online zu genehmigen, ann der Status in diesen Status geändert werden, wenn der Kunde das Dokument genehmigt.

Hinweise

Standard-Anhänge

In der E-Mail-Vorlage können Sie standardmäßig eine Anzahl von Dateien hinzufügen. So können Sie festlegen, welche AGB's, PDF-Vorlagen oder Standarddokumente versendet werden dürfen.

Das Zusammenführen verschiedener Anhänge

Möchten Sie eine E-Mail senden, in der verschiedene PDF-Dokumente zu einem einzigen PDF-Dokument zusammengeführt werden, aktivieren Sie die Funktion 'Anhänge zusammenführen' in der E-Mail oder in der E-Mail-Vorlage.

Was tun, wenn ich weitere Dateien zu meiner E-Mail hinzufügen möchte?

In jedem Dokument haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Dokumente über die Registerkarte 'Dateien' hinzuzufügen. Auch in der E-Mail selbst können weiterhin Dateien über die Registerkarte 'Dateien' hinzugefügt werden.

Diese zusätzlichen Dokumente werden dem zusammengeführten PDF-Dokument hinzugefügt, wenn die Funktion 'Anhänge zusammenführen' aktiviert ist. Ist dies nicht der Fall, wird jede Datei als separate Anlage in der E-Mail aufgenommen.

Aktualisiert am: 02/10/2024