Robaws Automation - Workflows automatisieren

Robaws Automation ist eine Funktion, mit der du bestimmte Vorgänge automatisieren kannst.
Unsere "Automatisierung" funktioniert nach dem Prinzip der "wenn dies", "dann das" Regel.

Kurz gesagt, eine bestimmte Regel muss erfüllt sein, bevor eine Aktion ausgeführt werden kann.

Wo fange ich an?

Um einen Workflow zu erstellen, geh zur Automatisierungsübersicht. Diese Übersicht zeigt alle erstellten Workflows (aktiv oder inaktiv).

Wenn du einen neuen Workflow erstellst, erhältst du eine Übersicht über alle möglichen Module, für die ein Workflow erstellt werden kann.

Wie kann ich das verwenden?

1. Auslöser festlegen

Du musst zunächst einen "Auslöser" festlegen, d. h. die Bedingung, auf die sich dieser Workflow bezieht und die dann ausgeführt wird.

Du aktivierst Mehrere Ausführungen pro Datensatz zulassen, wenn der Workflow für denselben Vorgang mehrfach ausgeführt werden soll. Wenn du diese Funktion nicht aktivierst, wird der Workflow nur einmal pro Vorgang ausgeführt.

2. Aktion festlegen

Sobald der "Auslöser" bekannt ist, kann durch Drücken des Pluszeichens eine "Aktion" festgelegt werden. Dies ist die Aktion, die ausgeführt wird, sobald die Bedingungen des Auslösers erfüllt sind. Ein Workflow kann aus einer oder mehreren Aktionen bestehen.

3. Workflow aktivieren

Wenn dein Workflow vollständig eingerichtet und einsatzbereit ist, musst du ihn aktivieren. Der Workflow ist dann einsatzbereit und wird ausgeführt, sobald die Bedingungen erfüllt sind.

Standardmäßig wird der Workflow nur für neue Vorgänge aktiviert.
Wenn du den Workflow jedoch auf alle früheren Vorgänge anwenden möchtest, solltest du die Funktion Führen Sie diesen Workflow für alle bereits vorhandenen Datensätze aus aktivieren. Auf der Grundlage dieser Funktion wird der Workflow rückwirkend ausgeführt.

Sobald ein Workflow aktiviert ist, kannst du alle ausgeführten Aktionen dieses Workflows einsehen, ihn unterbrechen oder löschen, wenn er nicht mehr relevant ist.

Beispiele

1. Automatische E-Mail

2. Automatische Projekte

3. Erinnerung an ein ablaufendes Zertifikat

Mit einem Workflow erinnert dich Robaws, wenn eine Prüfung, ein Nachweis oder eine Schulung bald abläuft, damit du sie rechtzeitig einplanst. Das funktioniert für die Zertifikate deiner Mitarbeiter, deiner Betriebsmittel und deiner Anlagen.

1. Wähle beim Erstellen des Workflows Mitarbeiterzertifikat, Betriebsmittelzertifikat oder Anlagenzertifikat.
2. Füge eine Verzögerung hinzu, wähle Verzögerung je nach Eigenschaft mit der Eigenschaft Ablaufdatum und stelle zum Beispiel 30 Tage Vor dem Datum ein.
3. Füge danach die Aktion Robaws-Benachrichtigung erstellen oder E-Mail senden hinzu und wähle, wer die Erinnerung erhält.

Öffnest du die Benachrichtigung, landest du beim Mitarbeiter, beim Betriebsmittel oder bei der Anlage, im Tab Zertifikate.

Änderst du das Ablaufdatum oder löschst du das Zertifikat, während der Workflow wartet, sendet Robaws die Erinnerung für das alte Datum nicht mehr. Standardmäßig läuft der Workflow nur einmal pro Zertifikat: Möchtest du auch für das neue Ablaufdatum eines erneuerten Zertifikats eine Erinnerung, aktiviere im Auslöser Mehrere Ausführungen pro Datensatz zulassen.

Soll der Workflow auch für die Zertifikate laufen, die bereits in Robaws stehen, aktiviere Führen Sie diesen Workflow für alle bereits vorhandenen Datensätze aus und füge im Auslöser die Bedingung Ablaufdatum ist nach <jetzt> hinzu. So erhältst du keine Erinnerungen für Zertifikate, die bereits abgelaufen sind.

Aktualisiert am: 04/11/2026