Hoe werkt de Octopus koppeling?

Octopus is één van de boekhoudprogramma's waarmee Robaws een rechtstreekse integratie heeft.
Door de API-koppeling tussen Robaws en Octopus werken deze pakketten naadloos samen.
Je kan vanuit Robaws jouw volledige boekhouding voorbereiden, zodat deze één op één overgenomen wordt in Octopus.

Navigeer snel naar:

• Mogelijkheden met Octopus
• Activeren van de koppeling
• Stappen voor het eerste gebruik
• Instellingen
• Facturen doorsturen naar de boekhouder
• Betaalstatus terugkoppelen naar Robaws
• Kostenplaatsen en kostendragers

Mogelijkheden met Octopus

De koppeling tussen Robaws en Octopus ondersteunt heel wat mogelijkheden, waardoor het gebruik ervan heel veel voordelen heeft:

• Aan- en verkoopfacturen doorsturen naar Octopus
• Betaalstatus aan- en verkoopfacturen terugkoppelen naar Robaws
• Doorsturen van kostenplaatsen naar Octopus

Activeren van de koppeling

Via instellingen > integraties > Octopus kan je de koppeling activeren.
Je doorloopt volgende stappen:

1. Klik op 'verbinden met Octopus'
2. Geef de inloggegevens van Octopus in en klik op 'connect'
3. Na het inloggen verschijnt de optie om een dossier te kiezen

Nadat je deze stappen doorlopen hebt, is de koppeling tussen Robaws en Octopus gelegd. Nu kan je de stappen zetten die hieronder beschreven worden.

Stappen voor het eerste gebruik

Nadat je bovenstaande stappen doorlopen hebt, is de koppeling tussen Robaws en Octopus gelegd. Dat wil niet zeggen dat je meteen aan- en verkoopfacturen kan doorsturen.
Voordat je gebruik kan maken van de koppeling, doorloop je nog enkele cruciale stappen:

1. Grootboekrekeningen importeren
2. BTW-tarieven koppelen
3. Dagboeken koppelen

Grootboekrekeningen importeren

Zodra je de koppeling met Octopus geactiveerd hebt, kan je de grootboekrekeningen uit Octopus importeren in Robaws. Dit doe je via instellingen > algemeen > grootboekrekening en het daarvoor voorziene icoontje bovenaan (importeren uit boekhoudpakket).
Nadien houdt Robaws deze lijst automatisch up-to-date via een dagelijkse synchronisatie. Je kan de grootboekrekeningen op elk moment ook manueel opnieuw synchroniseren via datzelfde icoontje.

Zodra de grootboekrekeningen geïmporteerd zijn, kan je deze op lijnniveau in de aan- en verkoopfacturen koppelen. Bij het versturen naar Octopus worden deze grootboekrekeningen mee doorgestuurd.
Koppel je op lijnniveau in de factuur geen grootboekrekening? Dan valt Robaws terug op het standaard grootboek uit de instellingen van Octopus.

BTW-tarieven koppelen

Om facturen te kunnen versturen naar Octopus is het belangrijk dat de BTW-tarieven in Robaws gekoppeld zijn aan de juiste BTW-tarieven in Octopus.
Op deze manier weet Robaws op welk BTW-tarief er geboekt moet worden.
Daarnaast is het belangrijk dat de BTW-tarieven voor verkoopfacturen en aankoopfacturen volledig gesplitst zijn. Is dat op dit moment niet het geval? Dan zal je dit eerst in de instellingen moeten rechtzetten.

Een BTW-tarief koppelen doe je als volgt:

• Ga naar instellingen > algemeen > BTW-tarieven
• Open het BTW-tarief in Robaws dat je wil koppelen aan een BTW-tarief uit Octopus
• Klik op het potlood naast 'Octopus'
• Zoek het juiste BTW-tarief uit Octopus en klik op 'koppelen'

Dagboeken koppelen

Via de instellingen van Octopus kan je standaard dagboeken ingeven voor verkoop en aankoop. Wijk je hier niet van af? Dan volstaat het om ze op deze plaats in te stellen.
Wil je de dagboeken van Octopus koppelen aan specifieke dagboeken in Robaws? Dan vul je de dagboekcode van Octopus in bij het dagboek in Robaws, via instellingen > algemeen > dagboeken. Deze code overschrijft de standaardcode uit de instellingen.

Instellingen

Bijgewerkt op: 17/08/2026