Hoe werkt de Visma E-accounting koppeling?
Visma E-accounting is één van de boekhoudpakketten waarmee Robaws een rechtstreekse integratie heeft.
Door de API-koppeling tussen Robaws en Visma E-accounting werken deze pakketten naadloos samen.
Je kan vanuit Robaws jouw volledige boekhouding voorbereiden, zodat deze één op één overgenomen wordt in Visma E-accounting.
De koppeling tussen Robaws en Visma E-accounting ondersteunt heel wat mogelijkheden, waardoor het gebruik ervan heel veel voordelen heeft:
- Aan- en verkoopfacturen doorsturen naar Visma E-accounting
- Betaalstatus aan- en verkoopfacturen terugkoppelen naar Robaws
Activeren van de koppeling
Via instellingen > integraties > Visma E-accounting kan je de koppeling activeren.
Je doorloopt volgende stappen:
- Klik op 'verbinden met Visma E-accounting'
- Kies de taal van je Visma E-accounting en klik op 'autorise'
- Geef de inloggegevens van Visma E-accounting in en klik op 'inloggen'
- Na het inloggen verschijnt de optie om een dossier te kiezen
Nadat je deze stappen doorlopen hebt, is de koppeling tussen Robaws en Visma E-accounting gelegd.
Wat moet ik doen voor de start van het gebruik?
Nadat je bovenstaande stappen doorlopen hebt, is de koppeling tussen Robaws en Exact Online gelegd. Dat wil niet zeggen dat je meteen aan- en verkoopfacturen kan doorsturen.
Voordat je gebruik kan maken van de koppeling, doorloop je nog enkele cruciale stappen:
Grootboekrekeningen importeren
Zodra je de koppeling met Visma E-accounting geactiveerd hebt, zullen de grootboekrekeningen uit Visma E-accounting automatisch geïmporteerd worden in Robaws.
Je kan er ook voor kiezen om deze manueel nog te synchroniseren. Dit doe je via instellingen > algemeen > grootboekrekening en het daarvoor voorziene icoontje bovenaan.
Zodra de grootboekrekeningen geïmporteerd zijn, kan je deze op lijnniveau in de aan- en verkoopfacturen koppelen. Bij het versturen naar Exact, zullen deze grootboekrekeningen meegestuurd worden.
Indien je op lijnniveau in de factuur geen grootboekrekening koppelt, wordt er gekeken naar het standaard grootboek uit de instellingen van Visma E-accounting.
BTW-tarieven koppelen
Om facturen te kunnen versturen naar Visma E-accounting is het belangrijk dat de BTW-tarieven in Robaws gekoppeld zijn aan de juiste BTW-tarieven in Visma E-accounting.
Op deze manier weten we op welk BTW-tarief we moeten boeken.
Daarnaast is het belangrijk dat de BTW-tarieven voor verkoopfacturen en aankoopfacturen volledig gesplitst zijn. Is dit op dit moment niet het geval? Dan zal je dit moeten rechtzetten in de instellingen.
Een BTW-tarief koppelen doe je als volgt:
- Ga naar instellingen > algemeen > BTW-tarieven
- Open het BTW-tarief in Robaws die je wil koppelen aan een BTW-tarief uit Visma E-accounting
- Klik op het potlood naast 'Visma E-accounting'
- Zoek het juiste BTW-tarief uit Visma E-accounting en klik op 'koppelen'
Dagboeken koppelen
Via de instellingen van Visma E-accounting kan je standaard dagboeken ingeven voor verkoop, aankoop, loonkosten, materiaal en indirecte kosten. Wijk je niet af van deze dagboeken? Dan kan je deze hier instellen.
Als je de dagboeken van Visma E-accounting wil linken aan de dagboeken van Robaws, kan je de code van Visma E-accounting koppelen aan je dagboek in Robaws. Dit doe je via instellingen > algemeen > dagboeken. Deze code zal de code uit de instellingen overrulen.
Instellingen
Instelling | Uitleg |
|---|---|
Standaard dagboek aan- en verkoop | Hier kan je het standaard dagboek instellen voor aan- of verkoopfacturen. Indien je meerdere dagboeken hebt in Robaws, kan je deze code invullen in het desbetreffende dagboek in de instellingen. |
Standaard grootboek aan- en verkoop | Standaard grootboek waarop teruggevallen wordt voor de aan- of verkoopfacturen. Aan een klant/leverancier/artikel kan je een afwijkend grootboek toewijzen. Ook op factuurlijn kan je manueel een afwijkend grootboek instellen. |
Standaard BTW-tarief 0% voor aan- en verkoop | Hier kan je een standaard BTW-tarief van 0% voor aan- of verkopen instellen. Dit zal o.a. gebruikt worden om financiële kortingen in de lijnen op te nemen. |
Hier kan je instellen als je wenst dat de betaalstatus voor aan- of verkoopfacturen vanuit Visma E-accounting gesynchroniseerd wordt met Robaws. | |
Maak facturen aan als concept | Als je deze functie activeert, worden de facturen in Visma E-accounting aangemaakt als concept. |
Bijgewerkt op: 16/12/2025
Dankuwel!