Hoe werkt de Octopus koppeling?

Octopus is één van de boekhoudpakketten waarmee Robaws een rechtstreekse integratie heeft.
Door de API-koppeling tussen Robaws en Octopus werken deze pakketten naadloos samen.
Je kan vanuit Robaws jouw volledige boekhouding voorbereiden, zodat deze één op één overgenomen wordt in Octopus.

Een koppeling met Octopus bedraagt bijkomend 30€/maand. Dit is voor elke koppeling die je legt vanuit Robaws.

Activatie van de koppeling

Via instellingen > integraties > Octopus kan je de koppeling activeren.
Je doorloopt volgende stappen:

Klik op 'verbinden met Octopus'.
Geef de inloggegevens van Octopus in en klik op 'connect'
Na het inloggen verschijnt de optie om een dossier te kiezen

Nadat je deze stappen doorlopen hebt, is de koppeling tussen Robaws en Octopus gelegd.

Indien je in Robaws meerdere bedrijven hebt, kan je met elk bedrijf afzonderlijk een aparte koppeling leggen door linksboven in de instellingen op 'default' te klikken.

Mogelijkheden met deze koppeling

De koppeling tussen Robaws en Octopus ondersteunt heel wat mogelijkheden:

Aan- en verkoopfacturen doorboeken naar Octopus
Betaalstatus aan- en verkoopfacturen terugkoppelen naar Robaws
Grootboekrekeningen importeren/synchroniseren met Robaws
Aanmaken van kostenplaatsen in Octopus op basis van een project in Robaws

Kostenplaatsen in Octopus
Wens je een analytische boekhouding in Octopus te bekomen, dan kan je de projecten in Robaws als kostenplaatsen boeken in Octopus.
Robaws zal automatisch een kostenplaats opzoeken en/of aanmaken in Octopus, wanneer er een factuur wordt verstuurd naar de boekhouder (Octopus).

Bij het aanmaken van een kostenplaats in Octopus, zal Robaws eerst nagaan of er in Octopus reeds een kostenplaats bestaat met hetzelfde projectnummer. Indien dit niet het geval is, dan kan je gerust a.d.h.v. het potloodje (in Robaws), manueel het correcte project in Octopus toewijzen.

Instellingen van Octopus

Instelling	Uitleg
Standaard dagboek aan- en verkoop	Hier kan je het standaard dagboek instellen voor aan- en verkoopfacturen. Indien je meerdere dagboeken hebt in Robaws, kan je deze code invullen in het desbetreffende dagboek in de instellingen.
Standaard grootboek aan- en verkoop	Standaard grootboek waarop teruggevallen wordt voor de aan- of verkoopfacturen. Aan een klant/leverancier/artikel kan je een afwijkend grootboek toewijzen. Ook op factuurlijn kan je manueel een afwijkend grootboek instellen.
Standaard BTW-tarief 0% voor aan- en verkoop	Hier kan je een standaard BTW-tarief van 0% voor aan- of verkopen instellen. Dit zal o.a. gebruikt worden om financiële kortingen in de lijnen op te nemen.
Synchroniseer betaalstatussen aan- en verkoopfacturen	Hier kan je instellen als je wenst dat de betaalstatus voor aan- of verkoopfacturen vanuit Octopus gesynchroniseerd wordt met Robaws.
Gebruik kostenplaatsen voor factuur en aankoopfactuur	Het gebruik van de projecten als kostenplaatsen in Octopus.

Bijgewerkt op: 20/01/2025