Hoe werkt de Octopus koppeling?
Octopus is één van de boekhoudpakketten waarmee Robaws een rechtstreekse integratie heeft.
Door de API-koppeling tussen Robaws en Octopus werken deze pakketten naadloos samen.
Je kan vanuit Robaws jouw volledige boekhouding voorbereiden, zodat deze één op één overgenomen wordt in Octopus.
De koppeling tussen Robaws en Octopus ondersteunt heel wat mogelijkheden, waardoor het gebruik ervan heel veel voordelen heeft:
- Aan- en verkoopfacturen doorsturen naar Octopus
- Betaalstatus aan- en verkoopfacturen terugkoppelen naar Robaws
- Doorsturen van kostenplaatsen naar Octopus
Activatie van de koppeling
Via instellingen > integraties > Octopus kan je de koppeling activeren.
Je doorloopt volgende stappen:
- Klik op 'verbinden met Octopus'.
- Geef de inloggegevens van Octopus in en klik op 'connect'
- Na het inloggen verschijnt de optie om een dossier te kiezen
Nadat je deze stappen doorlopen hebt, is de koppeling tussen Robaws en Octopus gelegd.
Wat moet ik doen voor de start van het gebruik?
Nadat je bovenstaande stappen doorlopen hebt, is de koppeling tussen Robaws en Octopus gelegd. Dat wil niet zeggen dat je meteen aan- en verkoopfacturen kan doorsturen.
Voordat je gebruik kan maken van de koppeling, doorloop je nog enkele cruciale stappen:
Grootboekrekeningen importeren
Zodra je de koppeling met Octopus geactiveerd hebt, zullen de grootboekrekeningen uit Octopus automatisch geïmporteerd worden in Robaws. Dit gebeurt niet instant maar zal doorgevoerd worden bij de eerste synchronisatie tussen Robaws en Exact.
Je kan er ook voor kiezen om deze manueel nog te synchroniseren. Dit doe je via instellingen > algemeen > grootboekrekening en het daarvoor voorziene icoontje bovenaan.
Zodra de grootboekrekeningen geïmporteerd zijn, kan je deze op lijnniveau in de aan- en verkoopfacturen koppelen. Bij het versturen naar Octopus, zullen deze grootboekrekeningen meegestuurd worden.
Indien je op lijnniveau in de factuur geen grootboekrekening koppelt, wordt er gekeken naar het standaard grootboek uit de instellingen van Octopus.
BTW-tarieven koppelen
Om facturen te kunnen versturen naar Octopus is het belangrijk dat de BTW-tarieven in Robaws gekoppeld zijn aan de juiste BTW-tarieven in Octopus.
Op deze manier weten we op welk BTW-tarief we moeten boeken.
Daarnaast is het belangrijk dat de BTW-tarieven voor verkoopfacturen en aankoopfacturen volledig gesplitst zijn. Is dit op dit moment niet het geval? Dan zal je dit moeten rechtzetten in de instellingen.
Een BTW-tarief koppelen doe je als volgt:
- Ga naar instellingen > algemeen > BTW-tarieven
- Open het BTW-tarief in Robaws die je wil koppelen aan een BTW-tarief uit Octopus
- Klik op het potlood naast 'Octopus'
- Zoek het juiste BTW-tarief uit Octopus en klik op 'koppelen'
Dagboeken koppelen
Via de instellingen van Octopus kan je standaard dagboeken ingeven voor verkoop, aankoop, loonkosten, materiaal en indirecte kosten. Wijk je niet af van deze dagboeken? Dan kan je deze hier instellen.
Als je de dagboeken van Octopus wil linken aan de dagboeken van Robaws, kan je de code van Octopus koppelen aan je dagboek in Robaws. Dit doe je via instellingen > algemeen > dagboeken. Deze code zal de code uit de instellingen overrulen.
Instellingen van Octopus
Instelling | Uitleg |
|---|---|
Standaard dagboek aan- en verkoop | Hier kan je het standaard dagboek instellen voor aan- en verkoopfacturen. Indien je meerdere dagboeken hebt in Robaws, kan je deze code invullen in het desbetreffende dagboek in de instellingen. |
Standaard grootboek aan- en verkoop | Standaard grootboek waarop teruggevallen wordt voor de aan- of verkoopfacturen. Aan een klant/leverancier/artikel kan je een afwijkend grootboek toewijzen. Ook op factuurlijn kan je manueel een afwijkend grootboek instellen. |
Standaard BTW-tarief 0% voor aan- en verkoop | Hier kan je een standaard BTW-tarief van 0% voor aan- of verkopen instellen. Dit zal o.a. gebruikt worden om financiële kortingen in de lijnen op te nemen. |
Hier kan je instellen als je wenst dat de betaalstatus voor aan- of verkoopfacturen vanuit Octopus gesynchroniseerd wordt met Robaws. | |
Gebruik kostenplaatsen voor factuur en aankoopfactuur | Het gebruik van de projecten als kostenplaatsen in Octopus. |
Bijgewerkt op: 17/12/2025
Dankuwel!