Door de Robaws - Minox integratie werken deze pakketten naadloos samen.
Je kan in Robaws jouw volledige boekhouding voorbereiden, zodat deze één op één overgenomen wordt in Minox.

Welke zaken worden ondersteund door de koppeling?

Verkoopfacturen doorboeken naar Minox.
Aankoopfacturen doorboeken naar Minox.
Betaalstatus aan -en verkoopfacturen terugkoppelen naar Robaws.
Grootboekrekeningen importeren/synchroniseren met Robaws.
Klanten- en leveranciersgegevens synchroniseren tussen Robaws en Minox.
Aanmaken van kostenplaatsen in Minox op basis van een project in Robaws.

Activeren van de koppeling

Om de Minox-integratie te activeren, ga je naar Instellingen > Integratie > Minox.
Open de integratie en klik vervolgens op de blauwe knop ‘**Verbinden met Minox’** om een koppeling te maken.
Er zal vervolgens een nieuw venster geopend worden, waarbij je de mogelijkheid krijgt om in te loggen in Minox.

Na het inloggen verschijnt de optie om een dossier te kiezen. Volg de beschrijving “Bedrijven” indien je meerdere dossiers wenst te koppelen.

Dossiers

Na het inloggen verschijnt er een optie, waarbij je de mogelijkheid krijgt om een bepaald dossier te kiezen.

Indien er verschillende dossiers / entiteiten in Minox beschikbaar zijn, neem dan zeker even onderstaande rubriek “Bedrijven” door. Je kan zo meerdere dossiers koppelen.

Bedrijven

Indien je met meerdere bedrijven werkt binnen Robaws, dan kan je hiervoor steeds meerdere koppelingen voorzien met Minox.
Je kan meerdere bedrijven koppelen met Minox door linksboven op “Default” te klikken. Op deze manier kan je verschillende koppelingen maken.
Eenzelfde Minox omgeving koppelen met meerdere Robaws bedrijven is niet mogelijk en zal resulteren in een uitgeschakelde integratie op 1 van de meerdere bedrijven

Quick-start

Om een correcte werking te verzekeren tussen Robaws en Minox, doorloop je best even volgende stappen:

1) Alle Minox instellingen nakijken en configureren.
2) Importeren van grootboekrekeningen uit Minox.
3) Dagboeken instellen. Hiervoor geef je de code van het dagboek in bij 'Dagboek code', een functie die je terugvindt in de instellingen van de 'Aankoopfacturen' en
'facturen' > dagboeken.
4) Koppelen van btw-tarieven.

Instellingen van Minox

Standaard dagboek verkoop

Hier kan je het standaard dagboek instellen voor verkoopfacturen. Indien je meerdere dagboeken hebt in Robaws, dan kan je die koppelen met het juiste Minox dagboek door bij Instellingen > Facturen het veld "code" in te vullen bij het betreffende dagboek.

Standaard dagboek aankoop

Hier kan je het standaard dagboek instellen voor aankoopfacturen. Indien je meerdere dagboeken hebt in Robaws, dan kan je die koppelen met het juiste Minox dagboek door bij Instellingen > Aankoopfacturen het veld "code" in te vullen bij het betreffende dagboek.

Standaard grootboek verkoop

Hier kan je het standaard grootboek instellen voor verkoopfacturen. Aan een artikel kan je een afwijkende grootboekrekening toewijzen. Je kan op een factuurlijn ook steeds manueel de grootboekrekening wijzigen.

Standaard grootboek aankoop

Hier kan je het standaard grootboek instellen voor aankoopfacturen. Aan een artikel en leverancier kan je een afwijkende grootboekrekening toewijzen. Je kan op een factuurlijn ook steeds manueel de grootboekrekening wijzigen.

Standaard btw-tarief 0% voor aankoop

Hier kan je een standaard btw-tarief van 0% voor aankopen instellen.
Dit zal onder andere gebruikt worden om financiële kortingen in de lijnen op te nemen.

Standaard btw-tarief 0% voor verkoop

Hier kan je een standaard btw-tarief van 0% voor verkopen instellen.
Dit zal onder andere gebruikt worden om financiële kortingen in de lijnen op te nemen.

Gebruik kostenplaatsen - Factuur

Hier kan je er al dan niet voor kiezen om Robaws projecten op de lijnen van de facturen door te sturen naar Minox als kostenplaatsen.

Gebruik kostenplaatsen - Aankoopfactuur

Hier kan je er al dan niet voor kiezen om Robaws projecten op de lijnen van de aankoopfacturen door te sturen naar Minox als kostenplaatsen.

Gebruik kostenplaatsen - Financiële boeking

Hier kan je er al dan niet voor kiezen om Robaws projecten door te sturen naar Minox als kostenplaatsen bij het doorsturen van financiële boekingen.

Grootboek loonkosten credit

Hier kan je het grootboek instellen voor de credit boekingen van de 'loonkost'.
Dit grootboek mag GEEN 'Kostensoortnr.' bevatten in Minox

Grootboek loonkosten debit

Hier kan je het grootboek instellen voor de debit boekingen van de 'loonkost'.
Dit grootboek MOET een 'Kostensoortnr.' bevatten in Minox

Importeren van grootboekrekeningen

Je kan bij instellingen > algemeen > grootboekrekening de grootboekrekeningen importeren uit Minox.
Indien er in Minox een wijziging in de grootboekrekeningen heeft plaatsgevonden, dan kan je via de knop "importeren" de grootboekrekeningen opnieuw synchroniseren.

Let op! Wens je de grootboekrekeningen te importeren en te gebruiken in Robaws, vergeet dan niet om bij instellingen > algemeen de functie "grootboekrekeningen gebruiken" te activeren.

BTW tarieven koppelen

De btw-codes in Robaws kan je koppelen met de bijhorende btw-codes uit Minox.
Hiervoor ga je naar instellingen > algemeen > btw-tarieven. Bij opmaak van een btw-tarief kan je naast "Minox" op het potloodje klikken. Op deze manier kan je een keuze maken uit één van de btw-tarieven uit Minox en het juiste selecteren en toewijzen aan het btw-tarief in Robaws.

Let op! In Minox kan een btw-tarief enkel voor verkoop of aankoop gebruikt worden en niet voor beide. Hierdoor maak je best per percentage twee btw-tarieven aan in Robaws. 1 voor aankoop en 1 voor verkoop. Deze koppel je dan elk aan het correcte btw-tarief in Minox.

TIP: Voeg de juiste btw-tarieven al toe in jouw artikelfiche. Wanneer je dit artikel toevoegt in een factuur, dan wordt het juiste btw-tarief meteen overgenomen. Wens je achteraf nog een wijziging te doen, dan kan je dit steeds handmatig aanpassen tijdens het opmaken van een factuur.

Aanmaken van klanten en leveranciers in Minox en Robaws.

Robaws zal automatisch een klant opzoeken en/of aanmaken in Minox, wanneer er een factuur wordt verstuurd naar de boekhouder (Minox).

Bij het aanmaken van een klant, zal Robaws eerst nagaan of er in Minox reeds een klant bestaat met hetzelfde btw-nummer of identiek dezelfde naam. Je kan a.d.h.v. het potloodje manueel de correcte relatie in Minox toewijzen.

Kostenplaatsen in Minox

Wens je een analytische boekhouding in Minox te bekomen, dan kan je de projecten in Robaws als kostenplaatsen boeken in Minox.

Robaws zal automatisch een kostenplaats opzoeken en/of aanmaken in Minox, wanneer er een factuur wordt verstuurd naar de boekhouder (Minox).

Bij het aanmaken van een kostenplaats in Minox, zal Robaws eerst nagaan of er in Minox reeds een kostenplaats bestaat met hetzelfde projectnummer. Indien dit niet het geval is, dan kan je gerust a.d.h.v. het potloodje (in Robaws), manueel het correcte project in Minox toewijzen.

Facturen versturen naar Minox

In het overzicht van de verkoop- en aankoopfacturen, kan je d.m.v. de SHIFT-toets meerdere facturen selecteren en vervolgens op de knop "Verstuur naar boekhouder" klikken om alles door te boeken naar Minox. De status in de kolom "Naar boekhouder" zal dan op "Ja" komen te staan.

Indien het doorsturen van facturen naar Minox niet mogelijk is, dan zal je een E-mail en/of notificatie ontvangen waarin de specifieke reden aangegeven wordt.
Mocht het probleem niet meteen duidelijk zijn, neem dan gerust even contact op met SUPPORT via [email protected].

Financiële boekingen

Financiële boekingen werken hand in hand met de Vergrendelperiodes
Per vergrendelperiode kan je de boekingen doorsturen.
Momenteel omvatten deze boekingen de loonkost per project.

Het koppelen van betaalstatussen van Minox naar ROBAWS.

Elke 2 uur worden alle betalingen uit Minox teruggekoppeld naar Robaws.

Bijgewerkt op: 17/06/2024