Hoe maak ik een voorschotfactuur?
In Robaws kan je op verschillende manieren een voorschotfactuur maken.
Wij raden aan om steeds een voorschotfactuur op te maken vanuit de offerte. Er wordt een historiek van de reeds aangerekende voorschotten bewaard en deze worden nadien in de slotfactuur in mindering gebracht. Dit geldt niet indien je een voorschotfactuur opmaakt vanuit een order of rechtstreeks in de factuur.
Vanuit een offerte kan je een voorschotfactuur opmaken a.d.h.v. een percentage of vast bedrag t.o.v. het totaalbedrag van de offerte.
Er kunnen meerdere voorschotfacturen opgemaakt worden. In de slotfactuur wordt de volledige offerte weergegeven en worden de voorschotten die reeds werden aangerekend, in mindering gebracht.
Een voorschotfactuur opmaken doe je via het tabblad 'Financiële planning' in de offerte.
Heb je reeds een factuur opgemaakt, dan kan je deze ook handmatig toewijzen aan een fase.
De voorwaarde hierbij is wel dat de klant die de factuur zal ontvangen, ook als klant of eindklant of via de verdeelsleutel aan de offerte is toegewezen. Er moet dus een verband bestaan tussen de relatie van beide documenten.
In een offertetemplate kan je reeds enkele standaardfases voorzien. Elke fase kan je een unieke naam geven, die later ook zal gebruikt worden als vermelding op de factuur.
In een verkoopfactuur kan je aanduiden of je een voorschot- of slotfactuur wilt maken.
Dit kan je enkel maar aanduiden als er een specifieke functie werd geactiveerd.
Maak je een voorschotfactuur op door een bepaald percentage te factureren, dan wordt daar geen historiek van bewaard. Pas je later iets aan in de factuur, waardoor het factuurbedrag wijzigt en wens je een bijkomende voorschotfactuur of slotfactuur op te maken, dan zal er geen rekening gehouden worden met het eerder gefactureerde bedrag. Deze methode is dus zeer foutgevoelig, daar er enkel een percentage wordt gefactureerd op het huidige factuurbedrag.
Via instellingen > offertes > instellingen kan je configureren op welke manier de offertefases weergegeven worden op de factuur. Je kan hiervoor gebruikmaken van vervangingscodes. Zo kan je gebruikmaken van vervangingscodes als ${percentage} en ${phaseName}.
Een voorschotfactuur kan opgemaakt worden op basis van 2 facturatiestrategieën:
Simpel: in de factuur wordt er slechts 1 lijn weergegeven met het bedrag van het opgegeven percentage of de vaste waarde in de offerte.
Cumulatief: deze strategie maakt de optelsom van de te factureren fase (zoals bij de simpele facturatiestrategie) en alle vorige gefactureerde fasen. Alle vorige gefactureerde fasen worden daarna opnieuw in mindering gebracht. Dit biedt een overzicht van reeds gefactureerde kosten over verschillende fasen heen.
Wens je echter pas bij het opmaken van een voorschotfactuur een facturatiestrategie te selecteren, dan kan je kiezen voor 'vragen'. Bij het factureren van een fase wordt dan gevraagd in welke facturatiestrategie de factuur mag opgemaakt worden.
Via instellingen > facturen > instellingen kan je de functie 'Voorschot facturen mogelijk' activeren.
Deze functie dient geactiveerd te zijn om vanuit de factuur ook voorschotfacturen te kunnen maken.
Wij raden aan om steeds een voorschotfactuur op te maken vanuit de offerte. Er wordt een historiek van de reeds aangerekende voorschotten bewaard en deze worden nadien in de slotfactuur in mindering gebracht. Dit geldt niet indien je een voorschotfactuur opmaakt vanuit een order of rechtstreeks in de factuur.
Gebruik
Offerte
Vanuit een offerte kan je een voorschotfactuur opmaken a.d.h.v. een percentage of vast bedrag t.o.v. het totaalbedrag van de offerte.
Er kunnen meerdere voorschotfacturen opgemaakt worden. In de slotfactuur wordt de volledige offerte weergegeven en worden de voorschotten die reeds werden aangerekend, in mindering gebracht.
Een voorschotfactuur opmaken doe je via het tabblad 'Financiële planning' in de offerte.
Heb je reeds een factuur opgemaakt, dan kan je deze ook handmatig toewijzen aan een fase.
De voorwaarde hierbij is wel dat de klant die de factuur zal ontvangen, ook als klant of eindklant of via de verdeelsleutel aan de offerte is toegewezen. Er moet dus een verband bestaan tussen de relatie van beide documenten.
In een offertetemplate kan je reeds enkele standaardfases voorzien. Elke fase kan je een unieke naam geven, die later ook zal gebruikt worden als vermelding op de factuur.
Factuur
In een verkoopfactuur kan je aanduiden of je een voorschot- of slotfactuur wilt maken.
Dit kan je enkel maar aanduiden als er een specifieke functie werd geactiveerd.
Maak je een voorschotfactuur op door een bepaald percentage te factureren, dan wordt daar geen historiek van bewaard. Pas je later iets aan in de factuur, waardoor het factuurbedrag wijzigt en wens je een bijkomende voorschotfactuur of slotfactuur op te maken, dan zal er geen rekening gehouden worden met het eerder gefactureerde bedrag. Deze methode is dus zeer foutgevoelig, daar er enkel een percentage wordt gefactureerd op het huidige factuurbedrag.
Instellingen
Offerte
Via instellingen > offertes > instellingen kan je configureren op welke manier de offertefases weergegeven worden op de factuur. Je kan hiervoor gebruikmaken van vervangingscodes. Zo kan je gebruikmaken van vervangingscodes als ${percentage} en ${phaseName}.
Een voorschotfactuur kan opgemaakt worden op basis van 2 facturatiestrategieën:
Simpel: in de factuur wordt er slechts 1 lijn weergegeven met het bedrag van het opgegeven percentage of de vaste waarde in de offerte.
Cumulatief: deze strategie maakt de optelsom van de te factureren fase (zoals bij de simpele facturatiestrategie) en alle vorige gefactureerde fasen. Alle vorige gefactureerde fasen worden daarna opnieuw in mindering gebracht. Dit biedt een overzicht van reeds gefactureerde kosten over verschillende fasen heen.
Wens je echter pas bij het opmaken van een voorschotfactuur een facturatiestrategie te selecteren, dan kan je kiezen voor 'vragen'. Bij het factureren van een fase wordt dan gevraagd in welke facturatiestrategie de factuur mag opgemaakt worden.
Factuur
Via instellingen > facturen > instellingen kan je de functie 'Voorschot facturen mogelijk' activeren.
Deze functie dient geactiveerd te zijn om vanuit de factuur ook voorschotfacturen te kunnen maken.
Bijgewerkt op: 15/09/2024
Dankuwel!