Billing

Bij Robaws werken we via een systeem van automatische facturatie naar onze klanten toe. Als je dus iets aan je licentie of gebruikers aanpast, zal dit automatisch de volgende dag een factuur genereren. Indien je hier vragen over hebt, kan je uiteraard contact opnemen met ons.

Ga snel naar:

• Factureringsoverzicht in Robaws
• Prijzen
• Gebruikers in meerdere omgevingen
• FAQ
• Vragen? Contacteer ons!

Factureringsoverzicht

In het gebruikersmenu rechts bovenaan vind je de optie 'Facturering' terug (enkel zichtbaar voor beheerders). Deze brengt je naar je factureringsoverzicht waar je jouw huidige plan, aantal gebruikers en facturen kan raadplegen. Je kan daar ook de betaalmethode wijzigen en kiezen tussen overschrijving of werken met domiciliëring.

Wil je weten hoe je totaalbedrag berekend is? Klik dan op de i-knop naast het totaal. Je ziet dan per abonnement (Robaws, Wappy, ...) het aantal gebruikers, de prijs per gebruiker en of er maandelijks of jaarlijks gefactureerd wordt. Alle bedragen staan er als maandbedrag, ook wanneer je jaarlijks gefactureerd wordt.

Prijzen

Gebruik van Robaws (licentie)

De prijzen voor de Robaws licentie staan op onze Robaws website vermeld. Deze zijn per gebruiker van toepassing en kan je maandelijks of jaarlijks betalen.
Je kiest één licentie, en al je gebruikers volgen deze licentieprijs. Het is dus niet mogelijk om een Pro licentie te nemen en sommige gebruikers op een Go licentie te zetten.

Gebruik van Wappy (licentie)

Het gebruik van Wappy is optioneel naast Robaws.
De prijzen voor de Wappy licentie staan op onze Wappy website vermeld. Deze zijn per gebruiker van toepassing en kan je maandelijks of jaarlijks betalen.
Per gebruiker kan je kiezen welke licentie je activeert. Je activeert deze op het profiel van je gebruiker.

Andere kosten

Naast de licentieprijs kunnen andere kosten aangerekend worden. Deze staan altijd duidelijk vermeld op je offerte, op het Helpcenter, of bij activering in Robaws.

Dit kan gaan om kosten

• voor persoonlijke begeleiding bij opstart (onboarding) of extra opleidingen
• voor het activeren van bepaalde integraties of toepassingen
• voor het gebruik van OCR-herkenning, SMS-diensten, track & trace, ...
• voor andere diensten / producten die je zelf activeert, aanvraagt of waarvoor je ingetekend hebt
• enz.

Gebruikers in meerdere omgevingen

Werk je met meerdere Robaws-omgevingen binnen dezelfde groep (bv. een aparte omgeving per bedrijf) en moeten sommige gebruikers in meer dan één omgeving kunnen inloggen? Dan brengen we die omgevingen samen in een facturatiegroep. Een gebruiker betaalt dan in één omgeving en logt gratis in op de andere omgevingen van de groep, via de multi-tenant toegang.

Een facturatiegroep aanvragen

Een facturatiegroep wordt nooit automatisch ingesteld. Neem daarom altijd eerst contact op met billing@robaws.com, nog vóór je een gebruiker in een tweede omgeving aanmaakt. Laat ons weten welke omgevingen in de groep moeten: wij maken de facturatiegroep aan en koppelen die omgevingen eraan. Voor omgevingen die je al gebruikt, gaat de facturatiegroep in vanaf de volgende factuur.

Gebruikers aanmaken in de juiste volgorde

1. Maak de gebruiker eerst aan in de omgeving die voor deze gebruiker moet betalen. De omgeving waarin je een gebruiker als eerste aanmaakt, betaalt altijd voor die gebruiker.
2. Maak de gebruiker daarna aan in de andere omgevingen van de groep, met exact hetzelfde e-mailadres. Het e-mailadres is hoofdlettergevoelig: Jan@bedrijf.be en jan@bedrijf.be gelden als twee verschillende gebruikers.
3. De gebruiker krijgt per extra omgeving een uitnodigingsmail. Na het aanvaarden geldt één wachtwoord voor alle omgevingen.

Daarna logt de gebruiker gewoon in met zijn gebruikersnaam en wachtwoord en komt hij terecht in de omgeving die hij het laatst gebruikte. Via omgevingen wisselen (klik op je naam) schakelt hij over naar een andere omgeving, zonder uit te loggen.

Aandachtspunten

• Een gebruiker is altijd in precies één omgeving betalend.
• Elke omgeving heeft minstens één betalende gebruiker. Dat is altijd de eerste gebruiker die je in die omgeving aanmaakt.
• Moet de gebruiker ook Wappy gebruiken? Wappy ondersteunt de multi-tenant toegang nog niet. Stel ze voor die gebruiker dus nog niet in.
• Geef elke omgeving een eigen themakleur. Zo zie je na het wisselen meteen in welke omgeving je werkt.

FAQ

Kan ik zelf gebruikers toevoegen?
Ja, dat beheer je volledig zelf. Volg hiervoor deze stappen.

Nadat ik een gebruiker heb toegevoegd, krijg ik onmiddellijk een factuur
Klopt: we factureren nieuwe gebruikers de dag na activering.

Mijn licentie vernieuwt jaarlijks op 15 maart, maar ik heb op 10 januari een nieuwe gebruiker toegevoegd. Hoeveel zal ik betalen?
Het bedrag is steeds de prijs pro rata het aantal resterende dagen tot de vernieuwing van je abonnement.

Kan ik een gebruiker vervangen?
Ja, je kan een collega vervangen door een andere. Doe dit in de correcte volgorde om een extra factuur te vermijden:

• ga naar het profiel van de gebruiker die stopt, en vink de schuifknop 'Robaws' / 'Wappy' uit
• ga naar het profiel van de nieuwe gebruiker, of maak een nieuwe gebruiker aan, en vink de schuifknop 'Robaws' / 'Wappy' aan

Kan ik een gebruiker verwijderen?
Ja, dit kan. Ga naar het profiel van de gebruiker die stopt, en vink de schuifknop 'Robaws' / 'Wappy' uit.
Vanaf de volgende licentievernieuwing zal deze gebruiker niet meer aangerekend worden. Er wordt geen terugbetaling gedaan van de overblijvende periode.
Tip: tot aan de volgende licentievernieuwing kan je deze 'plaats' op elk moment aan een nieuwe gebruiker toewijzen, zonder extra factuur.

Ik kan niet meer inloggen in Robaws / Wappy
Er zijn een aantal mogelijke oorzaken die met je gebruikersprofiel te maken hebben, maar als het ligt aan een onbetaalde factuur zijn dit de fases:

• Fase 1: bovenaan in Robaws krijg je een oranje balk te zien die je waarschuwt dat je een onbetaalde factuur hebt. Je kan nog steeds inloggen en werken in Robaws.
• Fase 2: dit wordt een rode balk. Je kan nog 7 dagen inloggen en werken in Robaws.
• Fase 3: na 7 dagen met de rode balk kan je niet meer werken in Robaws. Je kan nog inloggen, maar je ziet enkel nog het factureringsscherm zodat je de achterstallige factuur kan terugvinden. Je hebt geen toegang meer tot de modules.

Let wel, een rode balk is geen reden om een achterstallige factuur niet te betalen, deze blijft verschuldigd!

Vragen? Contacteer ons!

Heb je vragen over je factuur? Dan kan je terecht bij de collega's van billing op billing@robaws.com of telefonisch op 056/22.22.29 (enkel in de namiddag).

Bijgewerkt op: 23/10/2026