ROBAWS et Expert M n'ont pas de connexion directe entre eux, mais via UBL, il est tout de même possible d'échanger des factures numériquement entre les deux logiciels.

Activer le téléchargement UBL dans les paramètres

Dans les paramètres, rendez-vous dans les factures d'achat et/ou les factures et activez la fonction ci-dessus

Exporter l'UBL

L'import de l'UBL dans Expert/M

Configuration de l'import UBL

Après le démarrage d'Expert/M Plus, vous devez d'abord démarrer la configuration UBL avant d'utiliser l'Import UBL. Vous faites cela via Configuratie, Configuratie Kluwer Exchange, Configuratie UBL Import. Ceci n'est nécessaire que la première fois que vous démarrez l'Import UBL.

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Un message d'erreur apparaîtra si l'Import UBL est démarré sans avoir été configuré au préalable.

Configuratie > Configuratie Kluwer Exchange > Configuratie UBL Import

Onglet Defaults et numérotation

Achats

Journal par défaut factures/notes de crédit

Vous pouvez ici sélectionner les journaux par défaut pour les factures et les notes de crédit. Ceux-ci seront proposés dans l'assistant Import UBL s'ils ne sont pas bloqués dans Expert/M Plus. Si vous le souhaitez, vous pouvez encore les modifier dans l'assistant.

Numérotation des fournisseurs

Si une facture d'un nouveau fournisseur est importée, vous indiquez ici quelle numérotation vous souhaitez appliquer. Vous pouvez opter pour le numéro le plus élevé dans Expert/M Plus + 1 ou le premier numéro à partir d'un chiffre que vous indiquez.

Compte du grand livre

Vous déterminez ici comment les liaisons seront créées. La création d'une liaison simplifie le choix automatique d'un compte du grand livre.
Les possibilités sont :

1. Lier au fournisseur + article : un compte du grand livre est mémorisé pour la

combinaison fournisseur A et article X. À chaque facture suivante avec la combinaison A + X,
le même compte du grand livre est proposé.
2. Lier à l'article : pour l'article X, le compte du grand livre choisi est lié à l'article X

la première fois. À chaque facture suivante avec le même numéro d'article, le
même compte du grand livre sera proposé. Si vous modifiez ce compte du grand livre, alors
le nouveau compte du grand livre sera proposé la fois suivante.
3. Ne pas lier et proposer le compte du fournisseur ou du journal.
4. Ne pas lier et toujours proposer le même compte : si vous choisissez cette option,

un champ supplémentaire apparaît où vous pouvez saisir un compte du grand livre.

Lignes de détail

Vous indiquez ici comment les lignes de détail des fichiers XML importés doivent être conservées dans Expert/M Plus. Une première possibilité est de conserver les lignes de détail. Avec cette option, les lignes de détail sont comptabilisées dans Expert/M Plus telles qu'elles figurent dans le fichier XML. Vous pouvez également choisir de centraliser les lignes de détail. Ainsi, les lignes de détail comptabilisées sur le même compte du grand livre seront cumulées dans Expert/M Plus.

Mettre l'article dans la référence de détail

Cette option prime sur la configuration du journal dans Expert/M Plus, voir Ingave, Basisgegevens, Aankoopdagboeken, champ Kopiëren referte.

Ventes

Journal par défaut factures/notes de crédit

Voir plus haut aux achats.

Numérotation des clients

Vous avez ici plus de possibilités qu'aux fournisseurs. Vous pouvez choisir parmi les
possibilités suivantes :

1. Numéro de l'application externe ou numéro le plus élevé + 1
2. Numéro de l'application externe ou premier numéro à partir d'un chiffre que vous indiquez
3. Numéro d'Expert/M Plus : numéro le plus élevé + 1
4. Numéro d'Expert/M Plus : premier numéro libre à partir d'un chiffre que vous indiquez.

Numérotation des ventes

Vous allez déterminer ici comment les ventes doivent être numérotées lors de la comptabilisation vers Expert/M Plus. Vous pouvez d'une part choisir le numéro déterminé par Expert/M Plus et d'autre part le numéro de l'application externe (le numéro de facture du fichier XML).

Compte du grand livre

Voir plus haut aux achats.

Lignes de détail

Voir plus haut aux achats.

Notes de crédit négatives en positif

Enfin, vous avez un paramètre qui s'applique uniquement aux ventes, à savoir l'option de comptabiliser les notes de crédit négatives en positif. Ce choix vous est proposé pour les achats dans l'écran de traitement des documents, mais peut être fait pour les ventes dans la configuration parce qu'en tant que vendeur, vous n'appliquez qu'une seule manière de travailler alors que vos fournisseurs appliquent différentes méthodes. Dans le cas des achats, vous avez donc tout intérêt à le déterminer document par document. Si vous établissez vos notes de crédit avec des montants positifs, vous devez donc désactiver cette option.
Si vous cochez cette possibilité, alors les notes de crédit avec des montants négatifs sont comptabilisées avec des montants positifs. Les montants changeront de signe.
Exemple d'une comptabilisation d'une note de crédit de vente dans Expert/M Plus :

Onglet tableaux de liaison

Un autre avantage de l'Import UBL est la création de liaisons. Vous pouvez consulter les liaisons par client, fournisseur et article et vous pouvez les supprimer, mais pas les modifier.

Assistant d'import UBL

Extra > Importeren externe applicaties > Import UBL

Emplacement du fichier

L'assistant vous montre d'abord un écran de bienvenue. Après avoir cliqué sur Suivant, l'écran s'affiche où vous sélectionnez l'emplacement du fichier UBL. Soit vous sélectionnez un dossier complet (option Emplacement du fichier) : tous les fichiers UBL qui se trouvent dans ce dossier seront importés. Soit vous choisissez un seul fichier.

Journaux

L'écran suivant vous permet de déterminer l'exercice comptable, la période comptable, la période TVA et les journaux dans lesquels vous voulez comptabiliser. Les journaux que vous avez configurés auparavant (voir point 4. Configuration Import UBL) et la période comptable et TVA actuelle d'Expert/M Plus seront ici automatiquement proposés. Ceux-ci peuvent encore être modifiés. Vous pouvez sélectionner toutes les périodes, tous les journaux d'achat et de vente déjà créés dans Expert/M Plus. Vous pouvez également choisir ici l'option Batch processing. Ainsi, vous ne devrez pas confirmer à chaque fois dans l'écran de confirmation, mais tous les documents (= les documents sans avertissements ni erreurs) seront directement comptabilisés (voir plus loin).

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Lorsque vous importez un dossier avec plusieurs documents, vous devez être sûr que tous ces documents peuvent être comptabilisés avec ces paramètres. Les choix que vous faites dans cet écran sont en effet définitifs une fois que vous démarrez le traitement.

Déplacer les fichiers

Vous pouvez déterminer sur l'écran suivant ce que vous voulez faire avec les fichiers UBL traités. Il y a une distinction entre l'import en cas de succès et l'import en cas d'erreurs. Aussi bien lorsque le traitement a réussi que lorsqu'une erreur s'est produite, vous pouvez choisir entre l'option de déplacer les fichiers ou de les laisser. En cas de traitement réussi, vous avez également la possibilité de supprimer les fichiers.

Si vous êtes sûr de vos paramètres, vous choisissez Suivant. Vous arrivez ainsi dans un écran suivant Démarrer le traitement où vous confirmez en cliquant sur Démarrer le traitement.

Si vous importez un fichier dont le client/fournisseur n'existe pas encore dans Expert/M Plus ou dont le numéro d'entreprise ou le nom et les données d'adresse n'ont pas été retrouvés, alors vous obtiendrez un aperçu des clients/fournisseurs déjà existants dans Expert/M Plus et vous devrez choisir entre Créer un nouveau client/fournisseur et Lier (à un client/fournisseur existant). Ensuite, vous arrivez dans l'écran de traitement des documents.

Écran de traitement des documents

Dans l'écran de traitement des documents, vous pouvez encore effectuer un nombre limité d'adaptations avant que le document ne soit envoyé vers les achats/ventes d'Expert/M Plus. Vous obtenez également un aperçu de la facture ou de la note de crédit en question.

• Champs modifiables aux achats : date, date d'échéance, votre référence, notre référence, communication structurée, cours (uniquement pour les devises étrangères), compte du grand livre, VatCode, pourcentage de TVA et grille TVA (dépend du compte du grand livre).
• L'option Comptabiliser NC en positif apparaît lors d'un achat à côté du champ Type de document si vous importez une note de crédit d'achat.
• Champs modifiables aux ventes : date, date d'échéance, votre référence, notre référence, communication structurée, cours (uniquement pour les devises étrangères), compte du grand livre, VatCode, TVA.

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Les éventuels messages d'erreur ou avertissements apparaissent dans le cadre en bas.

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Si vous cliquez sur annuler lors de l'import d'un dossier avec plusieurs documents, l'import du document actuel sera annulé, mais tous les documents suivants de la sélection seront également annulés de ce fait. Les documents déjà confirmés restent confirmés et auront été comptabilisés vers Expert/M Plus. Utilisez de préférence le traitement par lot (batch) pour éviter cela.

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Si l'aperçu avant impression (format pdf) s'ouvre par-dessus l'écran de traitement des documents au lieu de s'ouvrir à côté, alors lors de la comptabilisation vers Expert/M Plus, vous obtiendrez sur le rapport de statut le message que le pdf est déjà utilisé par une autre application. Le document sera repris dans Expert/M Plus, mais si vous choisissez Ouvrir l'annexe dans la saisie des achats/ventes, alors il y aura à nouveau un message d'erreur. Vous devez pour cela configurer ce qui suit dans Adobe Reader : Choisissez Édition (Edit) – Préférences (Preferences) - Internet, sélectionnez Afficher les PDF dans le navigateur (Display PDF in browser) et cliquez sur OK. Si vous travaillez avec la version XI d'Adobe Reader, alors vous devez suivre le chemin suivant : Choisissez Édition (Edit) – Préférences (Preferences) – Internet, cliquez sur le lien configurer votre navigateur pour que les documents pdf soient affichés dans un produit Adobe. Vous y trouvez les instructions sur la façon de configurer votre navigateur.

Rapport de statut

Après que l'écran de traitement soit fermé en confirmant ou en annulant, l'écran suivant et dernier de l'assistant UBL apparaîtra. Vous pouvez ici demander le rapport de statut en cliquant sur le bouton Imprimer le rapport.
Y sont indiqués combien de documents ont été importés et combien de documents d'achat et/ou de vente ont été importés avec succès. Les éventuelles erreurs et/ou avertissements sont également imprimés.

Expert/M Plus

Vous pouvez appeler, consulter, supprimer, imprimer, ... les documents importés, entre autres via le menu Dagboeken, Aankopen/Verkopen dans Expert/M Plus.

Si vous appelez un document importé dans la saisie des achats ou des ventes, vous avez la possibilité d'ouvrir l'annexe via le bouton Ouvrir l'annexe.

Tous les documents importés sont enregistrés dans une archive numérique et sont munis d'un cachet avec numéro de document.

L'archive numérique se trouve à l'emplacement suivant :
C:\KluwerData\FinFisc\Office\Dossiers\dossiercode\Epp\InvoiceScan\Purchase of Sale

Support Expert/M

Pour les questions concernant l'export de fichiers UBL depuis ROBAWS, vous pouvez vous adresser à notre helpdesk.
Pour toutes les autres questions concernant l'import de ceux-ci dans Expert/M, vous serez aidé par le helpdesk d'Expert M

Mis à jour le : 05/07/2026