Intégration ProductFlow

Il est possible de démarrer une intégration entre Robaws et ProductFlow. Pour plus d'informations sur ProductFlow, vous pouvez consulter leur site web.
Dans ce manuel, nous partons du principe que cette intégration est active et qu'un compte ProductFlow actif existe.

**L'intégration fonctionne comme suit : **
Lorsque l'intégration est activée, une case à cocher 'ProductFlow' est ajoutée dans le module articles ; lorsque vous l'activez, l'article est envoyé vers ProductFlow. De même, lorsque vous modifiez des éléments, ceux-ci sont transmis.

Lorsqu'une commande est enregistrée dans ProductFlow via une boutique en ligne, une modification de stock est effectuée dans Robaws. Si cette commande est expédiée via ProductFlow, une facture est créée dans Robaws. Si cette commande est annulée alors qu'une modification de stock a été enregistrée, une modification de stock inverse est effectuée.
_Il est également possible qu'une commande arrive comme annulée dans ProductFlow ; il en est tenu compte et, dans ce cas, rien ne se passe dans Robaws. _

Lorsque quelque chose ne s'est pas déroulé comme prévu, vous recevrez une notification ; ouvrez-la en cliquant sur le titre. Vous pourrez y lire ce qui s'est exactement mal passé. Pour plus d'informations concernant les messages d'erreur, voir le chapitre Erreurs.

Mettre en place l'intégration

Préparation

Avant de pouvoir établir la connexion entre Robaws et ProductFlow, un peu de travail préparatoire doit être effectué.
Rendez-vous à l'URL suivante https://cloud.productflow.com/profile, une fois connecté, vous verrez dans l'onglet "API" un '+' à côté de "Personal Access Tokens" ; en cliquant dessus, un nouvel écran apparaît pour établir une nouvelle connexion. Saisissez-y "Robaws" et cliquez sur "create". Copiez le code que vous recevez ensuite, ne perdez pas ce code sinon vous devrez reparcourir le processus ci-dessus.

Rendez-vous ensuite dans Robaws, ouvrez-y paramètres -> intégrations -> ProductFlow, vous y trouverez une page qui demande des données. Saisissez sous "Access Token" la clé que vous venez de copier. Et sous Company Id le code que vous venez de noter.

Il reste encore quelques paramètres tels que le client B2C, l'emplacement de stock par défaut et l'option permettant à Robaws de transmettre le prix de vente. Décidez de ce que vous souhaitez utiliser et cliquez sur Activer l'intégration pour mettre en place l'intégration.

Ensuite, nous devons encore configurer un taux de TVA ; il est important pour ProductFlow que ce soit un taux TVA incluse. Vous pouvez le faire dans les paramètres Robaws -> Taux de TVA. Vous y créez un nouveau taux avec la case à cocher "Calcul TVA incluse :" cochée.

Attention : Maintenant que vous avez créé votre taux de TVA, vous arrivez sur une page dont l'URL est : https://app.robaws.be/#/vatTariff/X
Copiez ici le numéro après le slash, c'est le code TVA dont vous aurez besoin tout à l'heure dans ProductFlow. Dans ProductFlow, vous pouvez configurer des groupes de TVA ; faites-le en vous rendant dans vos paramètres et en créant un groupe de TVA Robaws avec le pourcentage correct et, à côté, le code que vous venez de récupérer dans l'URL. Pour obtenir directement le code correct pour tous les pays, vous pouvez simplement compléter le champ par défaut et laisser le reste vide. Voir la photo ci-dessous pour référence.

Bien entendu, vous devez maintenant aussi, dans ProductFlow, attribuer ce groupe de TVA que vous venez de créer à chaque produit.

Oups ? Vous recevez un message d'erreur lors de l'activation

Il se peut que vous receviez le message d'erreur ci-dessus lorsque vous essayez d'activer l'intégration. Cela signifie que vos données ProductFlow sont incorrectes. Vérifiez que vous avez correctement saisi votre Personal Access Token et votre Company ID.

Fonctionnement

Articles vers Produits dans ProductFlow

Si l'intégration est active, une case à cocher nommée "ProductFlow" apparaîtra sur chaque article ; si vous souhaitez utiliser cet article dans ProductFlow, cochez-la.
Important : le champ numéro d'article doit être unique par article.
Robaws envoie les données suivantes vers ProductFlow :

• numéro d'article
• nom
• description
• stock disponible
• prix de revient
• (prix de vente)

**Important : **le numéro d'article est utilisé comme ID dans ProductFlow, tout ce qui sort des données ci-dessus doit être complété par vos soins.

Modifications de stock et factures

Ce processus se déroule entièrement automatiquement. **Remarque : **Toutes les 5 minutes, nous demandons à ProductFlow des mises à jour ; de leur côté, ils le font auprès de leurs boutiques en ligne toutes les 15 minutes. Il est donc possible que quelque chose ne se produise pas immédiatement. Des éléments peuvent ainsi être affichés dans ProductFlow alors qu'ils n'ont pas encore été enregistrés dans Robaws. Cela prendra au maximum 15 minutes.

Modifier ou désactiver l'intégration

Pour désactiver l'intégration ou pour y apporter des modifications, rendez-vous dans Robaws et ouvrez-y paramètres -> intégrations -> ProductFlow. Cela ouvrira la page de l'intégration où vous pourrez désactiver l'intégration ou mettre à jour l'emplacement de stock et le client B2C.

Erreurs

Il y a quelques erreurs qui peuvent se produire, vous pouvez voir ci-dessous toutes les erreurs possibles. Il est important que ces erreurs soient contrôlées et corrigées si nécessaire. C'est important pour qu'il n'y ait pas de montants manquants dans vos factures ou d'erreurs dans le stock des articles.
Les messages d'erreur sont traduits en fonction de vos paramètres. Les messages d'erreur possibles que vous pouvez recevoir sont indiqués ci-dessous :
Sous chaque message d'erreur figure brièvement la solution appropriée.

Mis à jour le : 05/07/2026