Wie kann ich vorhandene Daten anpassen, ändern oder aktualisieren?

Bestehende Daten (Artikel, Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, ...) in Robaws kannst du auf verschiedene Arten aktualisieren, zum Beispiel um Artikelpreise anzupassen. Im Folgenden erklären wir dir, wie du dies mithilfe einer Update-Excel tun kannst.

Schnellnavigation:

• Bestehende Daten ändern
• Aktualisierung über Excel
• Die Importvorlage korrekt ausfüllen
• Besonderheiten bei zusätzlichen Tabs (auch Registerkarte oder Reiter genannt)

Ausgearbeitete Beispiele:

• Neuen Lieferanten zu einem Artikel hinzufügen
• Preisaktualisierung eines Artikellieferanten
• Preisgruppen zu einem Artikel hinzufügen
• Änderungen an einer Preisgruppe

Bestehende Daten ändern

Wenn du bestehende Artikel, Lieferanten, Kunden, ... in Robaws ändern möchtest, hast du drei Möglichkeiten:

1. Manuell nacheinander – Beispiel: Du möchtest einem einzelnen Artikel einen neuen Lieferanten zuweisen.
2. Ganz einfach per Bulk-Anpassung/Massenänderung (dies ist für einige Felder möglich, aber nicht für alle) – Beispiel: Du möchtest die Artikelgruppe für 50 Artikel gleichzeitig anpassen.
3. Über eine Update-Excel, was im Folgenden näher erläutert wird – Beispiel: Du möchtest die Preise aller Artikel von Lieferant X anpassen.

Aktualisierung über Excel

Um bestehende Daten über eine Import-Excel zu aktualisieren, führe folgende Schritte aus:

1. Gehe zur Modulübersicht und filtere nach den Daten, die du aktualisieren möchtest (z. B. Filter nach Status, Artikelgruppe, Marke, ...).
2. Exportiere diese Artikel nach Excel.
3. Passe diese Excel-Datei mit den gewünschten Änderungen an (z. B. Preise ändern, Artikelgruppen ergänzen, ...).
4. Lösche die Spalten, die du nicht änderst, um eine bessere Übersicht zu behalten, aber behalte unbedingt die Spalte 'ID'!
5. Kopiere diese Daten in die Robaws-Importvorlage und fülle immer die Spalte UPDATE_BY aus!
6. Importiere diese Robaws-Vorlage.

Die Importvorlage korrekt ausfüllen

Die Robaws-Importvorlage findest du unter Einstellungen > Importieren > Vorlage herunterladen.

Diese kannst du verwenden, um Daten in Robaws zu importieren, aber auch, um deine Daten zu aktualisieren. Um hier zu unterscheiden, gibt es die Spalte UPDATE_BY.

Beachte einige Grundprinzipien für korrektes Importieren und Aktualisieren.

Spalte 'UPDATE_BY'

Wenn du einen Artikel oder Lieferanten aktualisieren möchtest, musst du die Spalte 'UPDATE_BY' zwingend ausfüllen. Hierin verweist du beispielsweise auf die Artikelnummer, damit Robaws weiß, welchen Artikel es aktualisieren muss. Dies ist immer die erste Spalte (Spalte A) im Tab.

Mögliche Verweise

In der Spalte UPDATE_BY musst du einen Verweis eintragen, der von dem Tab abhängt, das du aktualisieren möchtest. Prüfe daher pro Modul nach, welcher Verweis für den jeweiligen Tab möglich ist. Dies kann ein Verweis auf die Artikelnummer, den Lieferantennamen usw. sein.

Korrekt verweisen

• Suche den korrekten Verweis heraus.
• Trage diesen in der Spalte UPDATE_BY ein.
• Stelle sicher, dass der Verweis auch als Spalte ausgefüllt ist!

Beispiel: Ich möchte die Selbstkostenpreise meiner Artikel aktualisieren. Im Tab 'articles' werde ich auf Basis der Artikel-ID aktualisieren. Ich trage den Verweis 'ARTICLEID' in alle Zeilen der Spalte 'UPDATE_BY' ein und füge auch die Spalte 'ARTICLEID' mit dem richtigen Wert hinzu.

Auf diese Weise weiß Robaws, dass der Selbstkostenpreis aus Zeile 2 zu Artikel 159 gehört.

Besonderheiten bei zusätzlichen Tabs

Für einige Module (z. B. Artikel) stehen in der Importvorlage mehrere Tabs zur Verfügung.

Wenn du diese Tabs aktualisieren möchtest, musst du sowohl die Verknüpfung zum Haupt-Tab herstellen (z. B. Verknüpfung von 'articlesuppliers' zu 'articles') als auch einen Verweis für UPDATE_BY eintragen. Dies kann schnell komplex werden. Im Folgenden führen wir daher einige gängige Fälle auf.

Tab 'article suppliers' (Artikellieferanten hinzufügen oder aktualisieren)

Einen neuen Artikellieferanten zu einem bestehenden Artikel hinzufügen:

1. Trage im Tab 'articles' ein, um welche bestehenden Artikel es sich handelt: Fülle die Spalte NR (Artikelnummer) oder ARTICLEID (technische ID des Artikels) aus.
2. Trage dieselben Werte im Tab 'articlesupplier' über die Spalte ARTICLENR oder die Spalte ARTICLE_ID ein.
3. Fülle die weiteren Daten im Tab 'articlesupplier' aus.

Wenn die ID ausgefüllt ist, erfolgt die Verknüpfung darüber, ansonsten über die Artikelnummer. Wenn keine der beiden Spalten ausgefüllt ist, kann der Artikellieferant nicht mit einem Artikel verknüpft werden.

Beispiel: Ich habe für 3 bestehende Artikel einen neuen Lieferanten, für einen Artikel sogar 2 neue Lieferanten.

Die Daten eines bestehenden Artikellieferanten aktualisieren:

1. Trage im Tab 'articles' ein, um welche bestehenden Artikel es sich handelt: Fülle die Spalte NR (Artikelnummer) oder ARTICLEID (technische ID des Artikels) aus.
2. Trage dieselben Werte im Tab 'articlesupplier' über die Spalte ARTICLENR oder die Spalte ARTICLE_ID ein.
3. Trage im Tab 'articlesupplier' in der Spalte 'UPDATE_BY' den Verweis SUPPLIERNAME in allen Zeilen ein.
4. Ergänze im Tab 'articlesupplier' die Spalte SUPPLIERNAME mit den Artikellieferanten, die angepasst werden müssen (Achtung: Groß- und Kleinschreibung beachten!).
5. Fülle die weiteren Daten im Tab 'articlesupplier' aus.

Hinweis: Es gibt noch 2 weitere UPDATE_BY-Verweise, die weniger gebräuchlich sind:

• SUPPLIERNR: Verweist auf die Spalte NR im Tab 'suppliers'. Dies geht also nur, wenn du gleichzeitig deine Lieferanten in Robaws importierst. Wenn sie bereits in Robaws existieren, kannst du diese Option nicht nutzen.
• EXTRA_FIELD_1: Verweist auf ein selbst erstelltes Zusatzfeld. Dies kann zum Beispiel eine eindeutige Nummer des Lieferanten sein.

Beispiel: Lieferant Müller hat die Preise von 3 bestehenden Artikeln angepasst.

Tab 'articlestierprices' (Preisgruppen und Staffelpreise hinzufügen oder aktualisieren)

Einen neuen Staffelpreis zu einem bestehenden Artikel hinzufügen:

1. Trage im Tab 'articles' in der Spalte 'UPDATE_BY' den Verweis NR ein.
2. Trage im Tab 'articles' ein, um welche bestehenden Artikel es sich handelt: Fülle die Spalte NR (Artikelnummer) aus.
3. Trage dieselben Werte im Tab 'articlestierprices' über die Spalte ARTICLENR ein.
4. Fülle die weiteren Daten im Tab 'articlestierprices' aus.

Beispiel: Für meine bestehenden Artikelnummern 159, 160 und 161 möchte ich einen Rabatt für 2 Preisgruppen einstellen: 5% Rabatt für meine A-Kunden und 10% Rabatt für meine B-Kunden.

Die Daten einer bestehenden Preisgruppe aktualisieren:

Diese Aktualisierung ist nur für Preisgruppen möglich, nicht für Staffelpreise.

1. Trage im Tab 'articles' ein, um welche bestehenden Artikel es sich handelt: Fülle die Spalte NR (Artikelnummer) aus.
2. Trage dieselben Werte im Tab 'articlestierprices' über die Spalte ARTICLENR ein.
3. Trage im Tab 'articlestierprices' in der Spalte 'UPDATE_BY' den Verweis PRICEGROUP in allen Zeilen ein.
4. Ergänze im Tab 'articlestierprices' die Spalte PRICEGROUP mit den bestehenden Preisgruppen, die angepasst werden müssen (Achtung: Groß- und Kleinschreibung beachten!).
5. Fülle die weiteren Daten im Tab 'articlestierprices' aus.

Beispiel: Für meine bestehenden Artikelnummern 159, 160 und 161 möchte ich den Rabatt für 2 Preisgruppen anpassen: 15% Rabatt für meine A-Kunden und 20% Rabatt für meine B-Kunden.

Aktualisiert am: 18/03/2026