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Projekte (Modulüberblick)

Ein Projekt ist in Robaws die Akte deiner Baustelle: der Ort, an dem Angebote, Bestellungen, Arbeitsaufträge, Planung und Rechnungen zusammenlaufen. Solange diese Dokumente einzeln nebeneinander stehen, hast du keinen Überblick über deine Baustelle. Sobald sie unter einem Projekt hängen, bekommst du automatisch ein Budget und eine Nachkalkulation.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick über das Modul Projekte und verweist jeweils auf den Detailbeitrag mit der ausführlichen Erklärung. Kurz gesagt: ein Projekt ist das Dach, unter dem Dokumente gesammelt werden und aus dem eine Nachkalkulation entsteht, während ein Auftrag auch völlig losgelöst von einem Projekt existieren kann.

Ein Projekt anlegen

Ein Projekt legst du auf zwei Wege an:

Aus einem freigegebenen Angebot (empfohlen): Das Angebot wird als aktiv mit dem Projekt verknüpft, und seine Kalkulation bildet sofort das Budget und die Grundlage der Nachkalkulation.
Direkt über das Modul Projekte: Du füllst die Daten selbst aus. Praktisch für Baustellen ohne vorangehendes Angebot, zum Beispiel bei Regiearbeit.

Die vollständige Erklärung zu den Projektdaten, der Adresse, den Baupartnern und den Aktionsschaltflächen findest du in Wie erstellt man ein Projekt in Robaws?.

Aktiv und inaktiv

Wenn du mehrere Angebote oder Revisionen mit einem Projekt verknüpfst, bestimmst du selbst, welche davon aktiv sind. Nur aktive Angebote zählen in das Budget, die Finanzübersicht und die Nachkalkulation hinein. So bewahrst du Varianten und Revisionen auf, ohne dass sie deine Zahlen verfälschen.

Die Registerkarten eines Projekts

In der Projektakte findest du verschiedene Registerkarten. Ein Überblick:

Einblicke — alle Dokumente, die zum Projekt gehören, nach Modul sortiert und mit einer Angabe zu Kostenpreis und/oder Verkaufspreis. Aktive Angebote werden in einer anderen Farbe dargestellt als inaktive. Über die Büroklammer bei den Arbeitsaufträgen siehst du alle Fotos, die über Wappy erfasst wurden.
Nachkalkulation — das Budget aus den aktiven Angeboten wird den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt (Stunden aus Arbeitsaufträgen, Eingangsrechnungen und Bestellungen). Siehe den Abschnitt Nachkalkulation weiter unten.
Planung — die Projektplanung, die Tagesplanung und die Tagesplanungs-Info. Siehe den Abschnitt Planung weiter unten.
Bemerkungen, Dateien und Aufgaben — funktionieren wie überall in Robaws.
Tarife — hier legst du besondere Tarife fest, die nur für diesen Kunden oder dieses Projekt gelten.

Aus einem Projekt bestellen

Über die Aktionsschaltfläche Bestellung erstellen bestellst du die Artikel aus dem aktiven Angebot beziehungsweise den aktiven Angeboten direkt bei deinen Lieferanten. Das läuft über eine oder mehrere Projektbestellrouten: Aus deiner Materialliste wird so in wenigen Klicks eine Bestellung.

Nachkalkulation

Die Nachkalkulation gibt dir einen Überblick über alle Kosten im Projekt. Sie wird automatisch um die Kosten der verknüpften Module ergänzt (Angebote, Nachträge, Arbeitsaufträge, Eingangsrechnungen, interne Bestellungen …) und stellt das geplante Budget den realisierten Kosten gegenüber, je Aktivität und je Kalkulationsart.

Die Projekt-Nachkalkulation ist ab der Pro-Lizenz verfügbar.

Du bestimmst selbst die Hauptebene, die Unterebene, die Darstellung (Kostenpreis oder Anzahl) und welche Spalten sichtbar sind.

Finanzübersicht

Neben der Nachkalkulation gibt es auch eine Finanzübersicht. Während es in der Nachkalkulation ausschließlich um die Kosten geht, stellt die Finanzübersicht das bereits Fakturierte den entstandenen Kosten gegenüber. Du öffnest sie über die €-Registerkarte in der Projektübersicht.

Hier findest du unter anderem geschätzte und realisierte Kosten und Erlöse, Margen, den Fertigstellungsgrad und die Prognose je Projekt. Welche Spalten du siehst, wählst du selbst.

Planung

Auf der Registerkarte Planung eines Projekts arbeitest du mit:

Projektplanung — füge Ausführungsphasen mit Start- und Enddatum sowie einer Anzahl von Arbeitstagen hinzu. Sie erscheinen in der Projektplanung, wo du Projekte und Angebote auf einer Zeitachse einplanst und einen Forecast zu deiner Kapazität und deiner Fakturierung erhältst.
Tagesplanung — alle Termine (vergangene, aktuelle und zukünftige), mit denen das Projekt verknüpft ist. Siehe Tagesplan – Die Plantafel.
Tagesplanungs-Info — Informationen, die mit jedem Termin des Projekts nach Wappy mitgehen.

Einstellungen

Unter Einstellungen > Projekte richtest du das Modul nach deinen Wünschen ein: Stammdaten wie Ausführungsphasen, die Darstellung der Übersichtsbildschirme (System-, Nachkalkulations- und Finanzübersicht), Projektvorlagen, Standarddokumente, E-Mail-Vorlagen und Zusatzfelder. Denk daran, nach einer Änderung unten rechts auf „Einstellungen aktivieren" zu klicken, damit deine Anpassungen wirksam werden. Die vollständige Erklärung findest du in Einstellungen – Projekte.