Vergrendelen
Deze feature zorgt ervoor dat documenten, zoals een offerte, factuur, werkbon, ... kunnen vergrendeld worden.
Eenmaal een document vergrendeld is, kunnen de gegevens niet meer gewijzigd worden.
Ter voorbeeld: we gaan een factuur nadat hij verstuurd is naar de boekhouder vergrendelen. Het is niet gewenst dat er nog aanpassingen kunnen gedaan worden aan deze factuur eens dit reeds in het boekhoudprogramma zit.
Er zijn 3 mogelijkheden om een document te vergrendelen:
Manueel vanuit het overzicht via de vergrendelknop
Automatisch via een automationflow
Bij de modules werkbonnen, aankoopfacturen en interne bestellingen kan je werken met vergrendelperiodes
Manueel
In het overzicht kan je documenten die je wenst te vergrendelen selecteren a.d.h.v. de selectievakjes in het begin van de lijn.
Door gebruik te maken van de actieknop 'vergrendelen' kan je de geselecteerde documenten vergrendelen. Van zodra dat gebeurd is, zal je geen aanpassingen meer kunnen doen in het document.
Automation
Er bestaat een mogelijkheid om het 'vergrendelen' van een document automatisch te laten verlopen. Dit doe je door hiervoor een automation flow op te stellen.
Meer informatie over 'automation' en hoe je een automationflow kan opstellen kan je terugvinden via volgend artikel: Robaws Automation
Vergrendelperiodes
Werkbonnen, aankoopfacturen en interne bestellingen die binnen een vergrendelperiode vallen, worden automatisch vergrendeld.
Door de kolom 'vergrendeld op' toe te voegen aan het overzicht kan je makkelijk zien welke documenten vergrendeld zijn. Je kan dit ook zien in het document zelf.
Personen die de admin-rechten hebben, dat wil zeggen die toegang hebben tot de instellingen, kunnen de vergrendeling ongedaan maken.
Dit kunnen ze doen door in het document te klikken op de knop 'ongedaan maken'.
Vanaf deze handelingen kunnen opnieuw wijzigingen in het document aangebracht worden.
Documenten die vergrendeld werden als gevolg van een vergrendelperiode kan je niet manueel verwijderen. Hiervoor dien je de vergrendelperiode terug te draaien.
Eenmaal een document vergrendeld is, kunnen de gegevens niet meer gewijzigd worden.
Ter voorbeeld: we gaan een factuur nadat hij verstuurd is naar de boekhouder vergrendelen. Het is niet gewenst dat er nog aanpassingen kunnen gedaan worden aan deze factuur eens dit reeds in het boekhoudprogramma zit.
Document vergrendelen
Er zijn 3 mogelijkheden om een document te vergrendelen:
Manueel vanuit het overzicht via de vergrendelknop
Automatisch via een automationflow
Bij de modules werkbonnen, aankoopfacturen en interne bestellingen kan je werken met vergrendelperiodes
Manueel
In het overzicht kan je documenten die je wenst te vergrendelen selecteren a.d.h.v. de selectievakjes in het begin van de lijn.
Door gebruik te maken van de actieknop 'vergrendelen' kan je de geselecteerde documenten vergrendelen. Van zodra dat gebeurd is, zal je geen aanpassingen meer kunnen doen in het document.
Automation
Er bestaat een mogelijkheid om het 'vergrendelen' van een document automatisch te laten verlopen. Dit doe je door hiervoor een automation flow op te stellen.
Meer informatie over 'automation' en hoe je een automationflow kan opstellen kan je terugvinden via volgend artikel: Robaws Automation
Vergrendelperiodes
Werkbonnen, aankoopfacturen en interne bestellingen die binnen een vergrendelperiode vallen, worden automatisch vergrendeld.
Door de kolom 'vergrendeld op' toe te voegen aan het overzicht kan je makkelijk zien welke documenten vergrendeld zijn. Je kan dit ook zien in het document zelf.
Document ontgrendelen
Personen die de admin-rechten hebben, dat wil zeggen die toegang hebben tot de instellingen, kunnen de vergrendeling ongedaan maken.
Dit kunnen ze doen door in het document te klikken op de knop 'ongedaan maken'.
Vanaf deze handelingen kunnen opnieuw wijzigingen in het document aangebracht worden.
Documenten die vergrendeld werden als gevolg van een vergrendelperiode kan je niet manueel verwijderen. Hiervoor dien je de vergrendelperiode terug te draaien.
Bijgewerkt op: 11/12/2024
Dankuwel!