Goedkeuringsflow
De goedkeuringsflow is een feature dat ervoor zorgt dat een bestelling of aankoopfactuur eerst door bepaalde personen goedgekeurd moeten worden alvorens verdere actie ondernomen kan worden.
Een goedkeuringsflow kan je koppelen aan een leverancier. Voor een aankoopfactuur en bestelling voor deze leverancier zal beroep gedaan worden op deze goedkeuringsflow.
Bij het instellen van een goedkeuringsflow kan je prioriteiten bepalen. De prioriteiten zorgen ervoor dat een tweede (en eventueel ook een derde) persoon pas de goedkeuringsaanvraag ontvangt van zodra de persoon in de prioriteit voor zich het document heeft goedgekeurd.
Voorbeeld:
Ik heb een goedkeuringsflow aangemaakt in functie van besteld materiaal voor een project. Op deze goedkeuringsflow staan verschillende prioriteiten.
De goedkeuringsflow situeert zich op de module van bestellingen en aankoopfacturen.
De goedkeuringsflow bestaat uit verschillende stappen. Deze stappen moeten doorlopen worden alvorens je een aankoopfactuur kan versturen naar de boekhouder, of alvorens je er een betaalbestand van kan nemen.
De goedkeuringsflow moet gestart worden. Dit gebeurt manueel op de aankoopfactuur zelf, of kan ook automatisch door de functie te activeren op de Robawsbox.
De gebruikers die in de goedkeuringsflow zitten, kunnen rechtsboven de openstaande goedkeuringsaanvragen raadplegen.
In het overzicht van de goedkeuringsvragen kunnen ze een actie ondernemen. De mogelijke acties zijn accepteren, weigeren of in wacht plaatsen.
Via de goedkeuringsaanvraag krijg je de mogelijkheid om enkele gegevens aan te passen of toe te voegen (bv. project, bestelling, kolom X, prijs,...)
Van zodra alle gebruikers die in de goedkeuringflow zitten de aankoopfactuur geaccepteerd hebben, kan deze verstuurd worden naar boekhouder of kan een betaalbestand genomen worden.
Via instellingen > aankoopfacturen > goedkeuringsaanvraag of instellingen > bestelling > goedkeuringsaanvraag kan je de functie activeren en de verschillende flows aanmaken. De goedkeuringsaanvragen van aankoopfacturen en bestellingen staan los van elkaar en kunnen ook los van elkaar gebruikt worden.
Van zodra deze geactiveerd is, kan je op de leveranciersfiche de correcte goedkeuringsflow toevoegen aan de leverancier.
Er zijn mogelijkheden om via de instellingen ook statussen in te stellen met betrekking tot de goedkeuringsflow.
Een goedkeuringsflow kan je koppelen aan een leverancier. Voor een aankoopfactuur en bestelling voor deze leverancier zal beroep gedaan worden op deze goedkeuringsflow.
Bij het instellen van een goedkeuringsflow kan je prioriteiten bepalen. De prioriteiten zorgen ervoor dat een tweede (en eventueel ook een derde) persoon pas de goedkeuringsaanvraag ontvangt van zodra de persoon in de prioriteit voor zich het document heeft goedgekeurd.
Voorbeeld:
Ik heb een goedkeuringsflow aangemaakt in functie van besteld materiaal voor een project. Op deze goedkeuringsflow staan verschillende prioriteiten.
| Prioriteit 1 | Prioriteit 2 | Prioriteit 3 |
|---|---|---|
| Projectleider: bekijkt als materialen kloppen | Verantwoordelijke voor aankoopfacturen | Zaakvoerder: finale goedkeuring |
Gebruik
De goedkeuringsflow situeert zich op de module van bestellingen en aankoopfacturen.
De goedkeuringsflow bestaat uit verschillende stappen. Deze stappen moeten doorlopen worden alvorens je een aankoopfactuur kan versturen naar de boekhouder, of alvorens je er een betaalbestand van kan nemen.
De goedkeuringsflow moet gestart worden. Dit gebeurt manueel op de aankoopfactuur zelf, of kan ook automatisch door de functie te activeren op de Robawsbox.
De gebruikers die in de goedkeuringsflow zitten, kunnen rechtsboven de openstaande goedkeuringsaanvragen raadplegen.
In het overzicht van de goedkeuringsvragen kunnen ze een actie ondernemen. De mogelijke acties zijn accepteren, weigeren of in wacht plaatsen.
Via de goedkeuringsaanvraag krijg je de mogelijkheid om enkele gegevens aan te passen of toe te voegen (bv. project, bestelling, kolom X, prijs,...)
Van zodra alle gebruikers die in de goedkeuringflow zitten de aankoopfactuur geaccepteerd hebben, kan deze verstuurd worden naar boekhouder of kan een betaalbestand genomen worden.
Instellingen
Via instellingen > aankoopfacturen > goedkeuringsaanvraag of instellingen > bestelling > goedkeuringsaanvraag kan je de functie activeren en de verschillende flows aanmaken. De goedkeuringsaanvragen van aankoopfacturen en bestellingen staan los van elkaar en kunnen ook los van elkaar gebruikt worden.
Van zodra deze geactiveerd is, kan je op de leveranciersfiche de correcte goedkeuringsflow toevoegen aan de leverancier.
| Instelling | Uitleg |
|---|---|
| Naam | De naam die je aan de goedkeuringsflow geeft |
| Gebruikers | Je voegt de gebruikers toe die je aan die prioriteit wil toekennen. Je hoeft dit niet te beperken tot 1 gebruiker, maar je kan er meerdere toevoegen |
| Projectleider | Als je deze functie activeert, wordt de projectleider van het project die gekoppeld staat aan de aankoopfactuur automatisch meegenomen in deze prioriteit van de goedkeuringsflow |
| Minimum aantal | Dit is het minimum bedrag die de aankoopfactuur moet hebben alvorens deze prioriteit mee opgenomen wordt in de goedkeuringsflow. |
Er zijn mogelijkheden om via de instellingen ook statussen in te stellen met betrekking tot de goedkeuringsflow.
Bijgewerkt op: 07/01/2025
Dankuwel!