Hoe maak ik een werkbon aan?
Aanmaken van een werkbon kan op twee manier:
Op de dagplanning kan je een tijdstip en dag selecteren met je muis waarop je een werkbon wenst aan te maken. Als je de muis los laat opent zich een venster waar je planningsinformatie kan toevoegen. Om van hieruit een werkbon op te maken heb je 2 opties. Je gebruikt de koppeling met Wappy, waarin dit planningsitem onmiddellijk beschikbaar is na het opmaken hiervan. Of je drukt rechts onderaan bij het planningsitem op de plus naast werkbons.
Je kan ook rechtstreeks naar de module werkbon gaan, en hier op het + teken klikken voor een werkbon toe te voegen.
Een werkbon is een document die alle kosten registreert. Het registreert alle arbeid die per dag en per werf verricht wordt voor een bepaald project. Een werkbon is geen factuur.
Mandagenregister: In het overzicht kan je een PDF mandagenregister opvragen. Op basis van de geselecteerde werkbonnen wordt deze PDF opgemaakt. In deze PDF gebeurt de sortering eerst per project (alfabetisch) en vervolgens per week (chronologisch). In de instellingen > werkbonnen kan je d.m.v. vervangingscodes zelf bepalen welke gegevens er van de werknemer weergegeven worden op de PDF.
Door gebruik te maken van de zoekfunctie bovenaan kan je ook de analyses gaan filteren op werknemer, project, periode, soort uurcode en activiteit.
Deze kalender geeft je een gedetailleerd overzicht van de prestaties die jouw werknemers verricht hebben met daarbij het aantal gepresteerde uren per prestatie. Is je werknemer een bepaalde dag afwezig wegens ziekte, dan wordt dit ook zo op de kalender weergegeven.
Het adresblok heeft betrekking op het werfadres.
Webshops: je kan een koppeling maken met een webshop zoals Van Marcke, Rexel en Cebeo en van daaruit de artikels inladen op jouw werkbon.
**Maak factuur**: je kan een factuur opmaken van de werkbon.
**Maak order**: je kan een order maken van de geopende werkbon.
**Mails**: je kan verschillende mails vanuit de werkbon module versturen, zoals een eenvoudige werkbon en werkbon zonder prijzen.
**Audit log**: je kan de historiek met bewerkingen van deze werkbon raadplegen.
In het blok 'werknemer uren' kan je de uurregistratie van een werknemer toevoegen. Hiervoor klik je op 'lijn toevoegen'. Je hebt de mogelijkheid om een werkbon op te stellen per werknemer of één werkbon voor meerdere werknemers (bv.: een ploeg).
De urenregistratie gebeurt voortaan op een andere manier met de werkbon-pro.
Voor meer informatie over kilometerregistratie raadpleeg onze handleiding mobiliteit.
Items zijn artikels en materieel die gelinkt worden aan de prestaties van deze werkbon.
Op een smartphone, tablet of pc met touchscreen kan een digitale handtekening worden geplaatst op de werkbon PDF. Op deze manier heb je steeds een bewijs die je samen met de factuur kan versturen. Mocht deze optie niet beschikbaar zijn, dan heb je deze wellicht nog niet geactiveerd in de order instellingen.
Je kan via de werkboninstellingen gaan kiezen welke strategie je wenst te gebruiken:
* Detail per werkbon => Iedere lijn van de werkbon wordt overgenomen op de factuur.
* Detail optelsom werkbons => Lijnen met dezelfde artikels/omschrijvingen worden opgeteld.
* 1 regel per werkbon=> Enkel het totaal bedrag wordt als 1 lijn op factuur geplaatst. De tekst die weergegeven wordt bij de opmerkingen kan je bij de werkboninstellingen invullen.
Je kan op verschillende manieren een werkbon factureren:
Je selecteert een werkbonfiche in het overzicht en klikt op. Een factuur van 1 werkbon wordt opgemaakt.
Je selecteert meerdere opeenvolgende werkbons in het overzicht, houdt de shift-toets ingedrukt en klikt vervolgens op het te klikken.
Bij de opmaak van een factuur waarin meerdere werkbonnen zijn opgenomen worden de werkbonnen in 1 PDF samengevoegd als je deze wenst te versturen via mail.
Wanneer er in de instellingen geen tarief bij kilometervergoeding werd ingevuld en je vult de kilometers aan op de werkbon, dan zal het onmogelijk zijn om een factuur op te maken. Je zal deze informatie moeten toevoegen in de instellingen, voor meer informatie consulteer onze mobiliteitshandleiding.
Als je klikt op 'webshops' komt je op een pagina met de webshops terecht die je hebt toegevoegd in de instellingen. Je klikt de gewenste webshop open. Hier kan je artikels zoeken en toevoegen aan jouw winkelmandje. Hierbij heb je 2 opties:
Je kopieert een artikel en plakt dit nadien op de offertelijnen.
De gewenste artikels worden aan de artikelbibliotheek in Robaws toegevoegd.
Dagplanning;
Op de dagplanning kan je een tijdstip en dag selecteren met je muis waarop je een werkbon wenst aan te maken. Als je de muis los laat opent zich een venster waar je planningsinformatie kan toevoegen. Om van hieruit een werkbon op te maken heb je 2 opties. Je gebruikt de koppeling met Wappy, waarin dit planningsitem onmiddellijk beschikbaar is na het opmaken hiervan. Of je drukt rechts onderaan bij het planningsitem op de plus naast werkbons.
Module werkbon:
Je kan ook rechtstreeks naar de module werkbon gaan, en hier op het + teken klikken voor een werkbon toe te voegen.
Een werkbon is een document die alle kosten registreert. Het registreert alle arbeid die per dag en per werf verricht wordt voor een bepaald project. Een werkbon is geen factuur.
Overzicht
Mandagenregister: In het overzicht kan je een PDF mandagenregister opvragen. Op basis van de geselecteerde werkbonnen wordt deze PDF opgemaakt. In deze PDF gebeurt de sortering eerst per project (alfabetisch) en vervolgens per week (chronologisch). In de instellingen > werkbonnen kan je d.m.v. vervangingscodes zelf bepalen welke gegevens er van de werknemer weergegeven worden op de PDF.
Analyse
Door gebruik te maken van de zoekfunctie bovenaan kan je ook de analyses gaan filteren op werknemer, project, periode, soort uurcode en activiteit.
Kalender
Deze kalender geeft je een gedetailleerd overzicht van de prestaties die jouw werknemers verricht hebben met daarbij het aantal gepresteerde uren per prestatie. Is je werknemer een bepaalde dag afwezig wegens ziekte, dan wordt dit ook zo op de kalender weergegeven.
Fiche
Gegevens
Het adresblok heeft betrekking op het werfadres.
Acties
Webshops: je kan een koppeling maken met een webshop zoals Van Marcke, Rexel en Cebeo en van daaruit de artikels inladen op jouw werkbon.
**Maak factuur**: je kan een factuur opmaken van de werkbon.
**Maak order**: je kan een order maken van de geopende werkbon.
**Mails**: je kan verschillende mails vanuit de werkbon module versturen, zoals een eenvoudige werkbon en werkbon zonder prijzen.
**Audit log**: je kan de historiek met bewerkingen van deze werkbon raadplegen.
Werknemer uren & kilometers
In het blok 'werknemer uren' kan je de uurregistratie van een werknemer toevoegen. Hiervoor klik je op 'lijn toevoegen'. Je hebt de mogelijkheid om een werkbon op te stellen per werknemer of één werkbon voor meerdere werknemers (bv.: een ploeg).
De urenregistratie gebeurt voortaan op een andere manier met de werkbon-pro.
Voor meer informatie over kilometerregistratie raadpleeg onze handleiding mobiliteit.
Items
Items zijn artikels en materieel die gelinkt worden aan de prestaties van deze werkbon.
Handtekening
Op een smartphone, tablet of pc met touchscreen kan een digitale handtekening worden geplaatst op de werkbon PDF. Op deze manier heb je steeds een bewijs die je samen met de factuur kan versturen. Mocht deze optie niet beschikbaar zijn, dan heb je deze wellicht nog niet geactiveerd in de order instellingen.
Factureren van een werkbon
Facturatiestrategie:
Je kan via de werkboninstellingen gaan kiezen welke strategie je wenst te gebruiken:
* Detail per werkbon => Iedere lijn van de werkbon wordt overgenomen op de factuur.
* Detail optelsom werkbons => Lijnen met dezelfde artikels/omschrijvingen worden opgeteld.
* 1 regel per werkbon=> Enkel het totaal bedrag wordt als 1 lijn op factuur geplaatst. De tekst die weergegeven wordt bij de opmerkingen kan je bij de werkboninstellingen invullen.
Je kan op verschillende manieren een werkbon factureren:
Factureren van 1 werkbon:
Je selecteert een werkbonfiche in het overzicht en klikt op. Een factuur van 1 werkbon wordt opgemaakt.
Factureren van meerdere werkbons:
Je selecteert meerdere opeenvolgende werkbons in het overzicht, houdt de shift-toets ingedrukt en klikt vervolgens op het te klikken.
Bij de opmaak van een factuur waarin meerdere werkbonnen zijn opgenomen worden de werkbonnen in 1 PDF samengevoegd als je deze wenst te versturen via mail.
Wanneer er in de instellingen geen tarief bij kilometervergoeding werd ingevuld en je vult de kilometers aan op de werkbon, dan zal het onmogelijk zijn om een factuur op te maken. Je zal deze informatie moeten toevoegen in de instellingen, voor meer informatie consulteer onze mobiliteitshandleiding.
Koppeling met webshop
Als je klikt op 'webshops' komt je op een pagina met de webshops terecht die je hebt toegevoegd in de instellingen. Je klikt de gewenste webshop open. Hier kan je artikels zoeken en toevoegen aan jouw winkelmandje. Hierbij heb je 2 opties:
Naar klembord kopiëren:
Je kopieert een artikel en plakt dit nadien op de offertelijnen.
Aan artikels toevoegen:
De gewenste artikels worden aan de artikelbibliotheek in Robaws toegevoegd.
Toevoegen van foto's aan een werkbon PDF
Bijgewerkt op: 06/11/2023
Dankuwel!