Hoe kan ik bestaande gegevens aanpassen, wijzigen of updaten?

Bestaande gegevens (artikelen, klanten, leveranciers, werknemers, ...) in Robaws kan je op verschillende manieren updaten, bijvoorbeeld om de artikelprijzen aan te passen. Hieronder leggen we uit hoe je dit kan doen aan de hand van een update-excel.


Navigeer snel naar:


Uitgewerkte voorbeelden:


Tip: bekijk onze opname over prijsupdate.


Bestaande gegevens wijzigen


Als je bestaande artikelen, leveranciers, klanten,... in Robaws wilt wijzigen, kan je dit:

  1. manueel één per één doen - voorbeeld: je wilt een nieuwe leverancier toekennen aan één artikel
  2. heel eenvoudig in bulk doen (dit kan voor sommige velden, niet voor allemaal) - voorbeeld: je wilt de artikelgroep voor 50 artikelen ineens aanpassen
  3. via een update-excel, dit wordt hieronder verder uitgelegd - voorbeeld: je wilt de prijzen aanpassen van alle artikelen van leverancier X



Updaten via excel


Om bestaande gegevens te updaten via een import excel, zet je volgende stappen:

  1. Ga naar het module-overzicht, en filter op de gegevens die je wenst te updaten (vb filter op status, op artikelgroep, op merk, ...)
  2. Exporteer deze artikelen naar excel
  3. Pas deze excel aan met de gewenste wijzigingen (vb prijzen wijzigen, artikelgroepen aanvullen, ...)
  4. Verwijder de kolommen die je niet wijzigt om een beter overzicht te bewaren, maar behoud zeker de kolom 'ID' !
  5. Kopieer en plak deze gegevens naar de Robaws import-template en vul altijd de UPDATE_BY kolom in!
  6. Importeer deze Robaws template.


De template correct invullen


De Robaws import-template vind je in de instellingen > import > download template.

Deze kan je gebruiken om gegevens te importeren in Robaws, maar ook om je gegevens te updaten. Om hier een onderscheid in te maken, is er de kolom UPDATE_BY.

Hou rekening met een aantal basisprincipes om correct te importeren en te updaten.


Kolom 'UPDATE_BY'


Wil je een artikel of leverancier updaten, dan moet je verplicht de kolom 'UPDATE_BY' invullen. Hierin verwijs je bijvoorbeeld naar het artikelnummer zodat Robaws weet welk artikel hij moet updaten. Dit is altijd de eerste kolom (kolom A) in het tabblad.


Vul je deze kolom niet in, dan wordt er een nieuw artikel, leverancier, ... aangemaakt in Robaws.


Staat deze kolom er niet bij? Dan is er geen update mogelijk voor dit tabblad.


Mogelijke verwijzingen


In de kolom UPDATE_BY moet je een verwijzing invullen, die afhangt van het tabblad dat je wilt updaten. Kijk dus zeker per module na welke verwijzing mogelijk is voor het tabblad dat je wilt updaten. Dit kan een verwijzing zijn naar het artikelnummer, de leveranciersnaam, ...


Correct verwijzen


  • Zoek de correcte verwijziging op
  • Vul deze in in de kolom UPDATE_BY
  • Zorg ervoor dat de verwijzing ook als kolom ingevuld is!


Voorbeeld: ik wil de kostprijzen van mijn artikelen updaten. In het tabblad 'articles' zal ik updaten op basis van het artikel ID. Ik vul de verwijzing 'ARTICLEID' in op alle lijnen van kolom 'UPDATE_BY', en voeg ook de kolom 'ARTICLEID' in met de juiste waarde.

Op die manier weet Robaws dat de kostprijs van lijn 2 bij artikel 159 hoort.



Speciale aandacht voor extra tabbladen


Voor sommige modules (vb artikelen) zijn er meerdere tabbladen beschikbaar in de importtemplate.

Als je deze tabbladen wilt updaten, moet je zowel de link leggen naar het hoofd-tabblad (vb link van articlesuppliers naar articles) als een verwijzing invullen voor de UPDATE_BY. Dit kan al snel vrij complex worden. We vermelden hieronder dan ook een aantal courante gevallen.


Tabblad 'article suppliers' (artikelleveranciers toevoegen of updaten)


Een nieuwe artikelleverancier toevoegen aan een bestaand artikel:

  1. vul in het tabblad 'articles' in over welke bestaande artikelen het gaat: vul de kolom NR (artikelnummer) of ARTICLEID (technische id van het artikel) in
  2. vul dezelfde waarden in in het tabblad 'articlesupplier' via de kolom ARTICLENR of de kolom ARTICLE_ID
  3. vul de andere gegevens van het tabblad 'articlesupplier' in

Indien id ingevuld is, wordt hierop gekoppeld, vervolgens op artikelnummer. Is geen van beide kolommen ingevuld kan de artikelleverancier niet gekoppeld worden aan een artikel.


Voorbeeld: Ik heb voor 3 bestaande artikelen een nieuwe leverancier, voor één artikel heb ik zelfs 2 nieuwe leveranciers.




De gegevens van een bestaande artikelleverancier updaten:

  1. vul in het tabblad 'articles' in over welke bestaande artikelen het gaat: vul de kolom NR (artikelnummer) of ARTICLEID (technische id van het artikel) in
  2. vul dezelfde waarden in in het tabblad 'articlesupplier' via de kolom ARTICLENR of de kolom ARTICLE_ID
  3. vul in het tabblad 'articlesupplier' in de kolom 'UPDATE_BY' de verwijzing SUPPLIERNAME in op alle lijnen
  4. vul in het tabblad 'articlesupplier' de kolom SUPPLIERNAME aan met de artikelleveranciers die aangepast moeten worden (let op, hoofdlettergevoelig!)
  5. vul de andere gegevens van het tabblad 'articlesupplier' in


Opmerking: er zijn nog 2 andere UPDATE_BY verwijzingen mogelijk die minder courant zijn:

  • SUPPLIERNR : verwijst naar de kolom NR in de tab 'suppliers'. Dit kan dus enkel als je tegelijkertijd je leveranciers importeert in Robaws. Als ze al bestaan in Robaws, kan je deze optie niet gebruiken
  • EXTRA_FIELD_1 : verwijst naar een zelf gemaakt extra veld. Dit kan bijvoorbeeld een uniek nummer van de leverancier zijn.


Voorbeeld: Leverancier Vandenberghe heeft de prijzen van 3 bestaande artikelen aangepast.




Tabblad 'articlestierprices' (prijsgroepen en staffelprijzen toevoegen of updaten)


Een nieuwe staffelprijs toevoegen aan een bestaand artikel:

  1. vul in het tabblad 'articles' in de kolom 'UPDATE BY' de verwijzing NR toe
  2. vul in het tabblad 'articles' in over welke bestaande artikelen het gaat: vul de kolom NR (artikelnummer) in
  3. vul dezelfde waarden in in het tabblad 'articlestierprices' via de kolom ARTICLENR
  4. vul de andere gegevens van het tabblad 'articlestierprices' in


Voorbeeld: voor mijn bestaande artikelnummers 159, 160 en 161 wil ik een korting instellen voor 2 prijsgroepen: 5% korting voor mijn A klanten en 10% korting voor mijn B klanten




De gegevens van een bestaande prijsgroep updaten:

Deze update kan enkel voor prijsgroepen, niet voor staffelprijzen.

  1. vul in het tabblad 'articles' in over welke bestaande artikelen het gaat: vul de kolom NR (artikelnummer) in
  2. vul dezelfde waarden in in het tabblad 'articlestierprices' via de kolom ARTICLENR
  3. vul in het tabblad 'articlestierprices' in de kolom 'UPDATE_BY' de verwijzing PRICEGROUP in op alle lijnen
  4. vul in het tabblad 'articlestierprices' de kolom PRICEGROUP aan met de bestaande prijsgroepen die aangepast moeten worden (let op, hoofdlettergevoelig!)
  5. vul de andere gegevens van het tabblad 'articlestierprices' in


Voorbeeld: voor mijn bestaande artikelnummers 159, 160 en 161 wil ik de korting aanpassen voor 2 prijsgroepen: 15% korting voor mijn A klanten en 20% korting voor mijn B klanten



Bijgewerkt op: 03/03/2026

Was dit artikel nuttig?

Deel uw feedback

Annuleer

Dankuwel!