De goedkeuringsflow is een toepassing die gebruikt wordt binnen de module bestellingen en aankoopfacturen.
Het is een systeem dat ervoor zorgt dat een bestelling of een aankoopfactuur eerst door bepaalde personen in het bedrijf goedgekeurd moeten worden alvorens verdere actie ondernomen kan worden.

Bijvoorbeeld: Er komt een aankoopfactuur binnen van een leverancier die betrekking heeft tot de aankopen voor een uit te voeren project. Alvorens deze aankoopfactuur betaald mag worden, moet deze eerst gecontroleerd worden door de projectleider. De projectleider kan de aankoopfactuur accepteren in het geval dat deze correct is volgens de bestelde materialen.

Je kan verschillende goedkeuringsflows instellen die je, afhankelijk van leverancier, kan toepassen én die je ook pas vanaf een bepaald factuurbedrag laat activeren.
Deze goedkeuringsflows kan je dus ook al meteen koppelen aan de leverancier zodat de juiste gebruikers steeds moeten goedkeuren. Het gebruik van verschillende goedkeuringsflows is een meerwaarde voor de verwerking van verschillende types aankoopfacturen (verzekeringen, materialen,...). Daarnaast kan het ook een meerwaarde zijn als je gebruik maakt van meerdere bedrijven binnen 1 omgeving en er verschillende verantwoordelijken zijn voor de aankoopfacturen van de verschillende bedrijven.

Op de goedkeuringsflows kan je ook prioriteiten instellen. De prioriteiten zorgen ervoor dat een tweede persoon (en eventueel ook een derde) pas de goedkeuringsaanvraag ontvangt van zodra de eerste persoon de aankoopfactuur heeft goedgekeurd.

Bijvoorbeeld:
Ik stel een goedkeuringsflow in, gekoppeld aan een leverancier waarbij we ons materialen bestellen, waarbij in prioriteit 1 de projectleider de aankoopfactuur moet goedkeuren. De projectleider bekijkt de aankoopfactuur als de materialen overeenkomt met de materialen die besteld werden voor dat project. In prioriteit 2 wil ik dat de verantwoordelijke voor de aankoopfacturen nog zijn goedkeuring geeft als alles correct op de aankoopfactuur staat. Tot slot geeft de zaakvoerder nog zijn finale goedkeuring tot het betalen van deze aankoopfactuur.

Gebruik

De goedkeuringsflow bestaat uit verschillende stappen. Deze stappen moeten doorlopen worden alvorens je een factuur kan versturen naar de boekhouder, of alvorens je er een betaalbestand van kan nemen.

De goedkeuringsflow moet gestart worden. Dit gebeurt automatisch door de functie die je kan activeren op de Robawsbox, of dit gebeurt manueel op de aankoopfactuur zelf.
De gebruikers die in de goedkeuringsflow zitten, kunnen rechtsboven de openstaande goedkeuringsaanvragen raadplegen.
In het overzicht van de goedkeuringsaanvragen kunnen ze een actie ondernemen voor de aankoopfacturen. De mogelijke acties zijn accepteren, weigeren of in wacht plaatsen.
Via de goedkeuringsaanvraag krijg je de mogelijkheid om enkele gegevens aan te passen of toe te voegen (project, bestelling, kolom X al dan niet toe te voegen in de nacalculatie, prijs,...)
Van zodra alle gebruikers die in de goedkeuringsflow zitten de aankoopfactuur geaccepteerd hebben, kan deze verstuurd worden naar de boekhouder of kan een betaalbestand genomen worden.

Instellingen

Via instellingen > aankoopfacturen > goedkeuringsaanvraag of instellingen > bestelling > goedkeuringsaanvraag kan je de functie activeren en de verschillende flows aanmaken. De goedkeuringsaanvragen van aankoopfacturen en bestellingen staan los van elkaar en kunnen ook los van elkaar gebruikt worden.
Van zodra deze geactiveerd is, kan je op de leveranciersfiche de correcte goedkeuringsflow toevoegen aan de leverancier.

Instelling	Uitleg
Naam	De naam die je aan de goedkeuringsflow geeft
Gebruikers	Je voegt de gebruikers toe die je aan die prioriteit wil toekennen. Je hoeft dit niet te beperken tot 1 gebruiker, maar je kan er meerdere toevoegen
Projectleider	Als je deze functie activeert, wordt de projectleider van het project die gekoppeld staat aan de aankoopfactuur automatisch meegenomen in deze prioriteit van de goedkeuringsflow
Minimum aantal	Dit is het minimum bedrag die de aankoopfactuur moet hebben alvorens deze prioriteit mee opgenomen wordt in de goedkeuringsflow.

Er zijn mogelijkheden om via de instellingen ook statussen in te stellen met betrekking tot de goedkeuringsflow.

Bijgewerkt op: 20/11/2024