Wie erstelle ich eine Abschlagsrechnung?
In Robaws gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine Abschlagsrechnung zu erstellen.
- Finanzplanung im Angebot/Projekt
- Direkt in der Rechnung
Wir empfehlen, eine Abschlagsrechnung über die Finanzplanung zu erstellen, die mit einem Angebot verknüpft ist. In der Finanzplanung werden die bereits berechneten Abschlagsbeträge erfasst und später automatisch in der Schlussrechnung in Abzug gebracht.
Finanzplanung
Die Finanzplanung ist ein Bereich, der mit einem Angebot verknüpft ist. Du kannst diese Finanzplanung im Angebot und im Projekt einsehen.
In dieser Finanzplanung kannst du verschiedene Phasen erstellen, die du gemäß den eingegebenen Einstellungen fakturieren kannst.
Um aus der Finanzplanung heraus zu fakturieren, durchläufst du folgende Schritte:
- Erstelle über den Tab „Finanzplanung“ im Angebot oder Projekt eine neue Phase. Dies tust du, indem du auf „Hinzufügen“ klickst.
- Wähle die Art und Weise, wie du fakturieren möchtest (Prozentsatz, Festpreis, Schlussrechnung).
- Wenn du eine einzelne Phase fakturieren möchtest, kannst du neben dieser Zeile auf das orangefarbene „Fakturieren“ klicken, um die Rechnung zu erstellen.
- Wenn du mehrere Phasen gleichzeitig fakturieren möchtest, kannst du die Phasen über das Kontrollkästchen auswählen und unten auf „Fakturieren“ klicken.
Sobald du die oben genannten Schritte durchlaufen hast, wird eine Rechnung erstellt, die du auch als Link in der „Finanzplanung“ sehen kannst.
Wenn du bereits eine Rechnung erstellt hast, kannst du diese auch manuell einer Phase zuweisen. Die Voraussetzung hierfür ist, dass die Rechnung an den Kunden/Endkunden gerichtet ist, der auch mit dem Angebot verknüpft ist.
Um eine bereits erstellte Rechnung in der Finanzplanung zuzuweisen, durchläufst du folgende Schritte:
- Wähle die Phase aus, der du die Rechnung zuweisen möchtest.
- Klicke auf „Rechnung zuweisen“.
- Wähle die Rechnung aus, die du zuweisen möchtest, und klicke auf „Zuweisen“.
- Die Rechnung wird mit der Phase in der Finanzplanung verknüpft.
Wenn du mit einem Rabatt oder Zuschlag im Angebot arbeitest, wird dieser wie folgt in die Abschlagsrechnung übernommen:
- Netto-Prozentsatz Rabatte/Zuschläge: Diese werden eins zu eins in die Abschlagsrechnung übernommen.
- Netto-Festbeträge Rabatte/Zuschläge: Diese werden nur bei einer Schlussrechnung übernommen.
Zusätzliche Einstellungen
Über Einstellungen > Angebote > Einstellungen kannst du zusätzliche Einstellungen in Bezug auf die Finanzplanung vornehmen.
Einstellungen Finanzplanung | Erläuterung der Einstellung |
Prozentsatz der Phase fakturieren | Lege fest, wie die Beschreibung auf der Rechnung bei Verwendung von „Prozentsatz“ aufgebaut ist. Dies kannst du mithilfe von Platzhaltern gestalten. |
Festpreis der Phase fakturieren | Lege fest, wie die Beschreibung auf der Rechnung bei Verwendung von „Festpreis“ aufgebaut ist. Dies kannst du mithilfe von Platzhaltern gestalten. |
Phasen-Fakturierung kumulative Strategie | Wähle aus, wie fakturiert werden soll: einfach, kumulativ oder nachfragen |
Eine Abschlagsrechnung kann auf Basis von zwei Fakturierungsstrategien erstellt werden:
- Einfach: In der Rechnung wird nur eine Zeile mit dem Betrag des angegebenen Prozentsatzes oder Festpreises aus dem Angebot angezeigt.
- Kumulativ: Diese Strategie bildet die Summe aus der zu fakturierenden Phase und allen vorherigen fakturierten Phasen. Alle vorherigen fakturierten Phasen werden danach wieder abgezogen. Dies bietet eine Übersicht der bereits fakturierten Kosten über verschiedene Phasen hinweg.
Wenn du erst bei der Erstellung einer Abschlagsrechnung eine Fakturierungsstrategie wählen möchtest, wähle „Nachfragen“ in den Einstellungen. Beim Fakturieren einer Phase wirst du dann gefragt, mit welcher Fakturierungsstrategie die Rechnung erstellt werden soll.
Direkt in der Rechnung
In einer Ausgangsrechnung hast du ein Fenster „Vorabrechnung“. Um dieses Fenster zu erhalten, musst du die Funktion „Anzahlungsrechnungen verwenden“ über Einstellungen > Rechnungen > Einstellungen aktivieren.
In diesem Fenster kannst du angeben, um welche Art von Rechnung es sich handelt (Vorabrechnung/Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung) und den entsprechenden Prozentsatz eingeben.
In diesem Fall wird bei der Umwandlung in das PDF berechnet, welcher Betrag auf dem PDF als Abschlag ausgewiesen werden soll.
Der Nachteil bei dieser Art der Fakturierung ist, dass keine Historie gespeichert wird. Wenn du später etwas in der Rechnung änderst, wodurch sich der Rechnungsbetrag ändert, wird der zuvor fakturierte Betrag bei der Erstellung einer Schlussrechnung nicht berücksichtigt. Diese Methode ist daher sehr fehleranfällig, da lediglich ein Prozentsatz auf den aktuellen Rechnungsbetrag fakturiert wird.
Aktualisiert am: 19/03/2026
Danke!