Archivieren und löschen

Zu viele Einträge im Überblick? Oder hast du versehentlich ein Dokument doppelt angelegt?

In Robaws kannst du jederzeit Dokumente archivieren oder löschen, um Ordnung zu schaffen – ohne sie endgültig zu verlieren.

Beide Funktionen helfen dir, das Übersichtsschirm aufgeräumt zu halten – mit einem kleinen, aber entscheidenden Unterschied:

• Archivieren: Das Dokument wird aus der Übersicht entfernt, bleibt aber mit anderen Objekten verknüpft und ist weiterhin in Auswertungen enthalten.
• Löschen: Das Dokument wird aus der Übersicht entfernt und nicht mehr in Auswertungen berücksichtigt.

Wichtig:

Weder beim Archivieren noch beim Löschen wird ein Dokument dauerhaft entfernt – du kannst es jederzeit über erweiterte Filter wiederfinden oder sogar reaktivieren.

So funktioniert’s

📁 Ein Dokument archivieren

1. Öffne das Modul (z. B. Rechnungen, Projekte, Angebote).
2. Wähle die Dokumente aus, die du archivieren möchtest.
3. Klicke oben auf das Archiv-Symbol.

Die Dokumente verschwinden aus der aktiven Übersicht und werden in einem separaten, ausgeblendeten Bereich gespeichert.

🗑️ Ein Dokument löschen

1. Öffne das Modul und wähle die zu löschenden Dokumente aus.
2. Klicke auf das Papierkorb-Symbol in der oberen Leiste.

Auch gelöschte Dokumente verschwinden aus dem Überblick – aber anders als bei Archivierung werden sie nicht mehr in Analysen einbezogen.

Archivierte oder gelöschte Dokumente wiederfinden

Nutze die erweiterten Filter in der Übersicht:

1. Öffne das Modul und aktiviere im Filterbereich die Optionen

„Archivierte Elemente anzeigen“ und/oder „Gelöschte Elemente anzeigen“.

2. Die entsprechenden Einträge erscheinen wieder in der Liste – zusammen mit den aktiven Elementen.

📄 Nur archivierte oder gelöschte Dokumente anzeigen?

Du kannst dafür ein separates Tab im Überblick anlegen:

👉 Tabs im Übersichtsschirm

Dort definierst du mithilfe der erweiterten Filter ein eigenes Segment:

• Nur archivierte Dokumente
• Nur gelöschte Dokumente
• Oder beide kombiniert

🔁 Dokumente wiederherstellen (reaktivieren)

Sie können archivierte oder gelöschte Dokumente jederzeit zurück in die aktive Liste verschieben:

1. Öffne das gewünschte Dokument über die Filteransicht.
2. Klicke oben auf „Rückgängig machen“.

Das Dokument ist anschließend wieder im normalen Überblick sichtbar – samt aller Verknüpfungen und Historie.

Tipp: Nutze die Archivierungsfunktion regelmäßig, um deine Übersichten schlank und fokussiert zu halten – besonders nützlich bei Projekten oder Angeboten, die abgeschlossen sind, aber nicht gelöscht werden sollen.

Aktualisiert am: 03/04/2026