Mehrere Unternehmen anlegen

In einer Robaws-Umgebung können mehrere Unternehmen erstellt werden. In diesem Artikel wird einerseits erklärt, wie Sie die Unternehmen erstellen und welche Einstellungen für die Nutzung mehrerer Unternehmen relevant sind. Andererseits wird erläutert, welchen Mehrwert Sie durch die Verwendung dieser verschiedenen Unternehmen erzielen können.

Unternehmen erstellen

Sie können in Robaws mehrere Unternehmen erstellen und die zugehörigen Daten pro Unternehmen eingeben.
Ein Unternehmen erstellen Sie über Einstellungen > Allgemein > Firma. Über das Pluszeichen fügen Sie ein neues Unternehmen hinzu.

Beim Erstellen eines Unternehmens sollten Sie die folgenden Angaben und Dokumente bereitstellen:

- Tagebuch: Fügen Sie das Tagebuch (Rechnungseinstellungen > Journal) hinzu, das für dieses Unternehmen gilt.
- USt-IdNr. & Steuernummer: Umsatzsteuer- und Handelsregisternummer des Unternehmens.
- IBAN & BIC: Die Bankverbindung des Unternehmens. Dieses Bankkonto wird in den Zahlungsdateien verarbeitet oder für die Verknüpfung mit Mollie und für alle anderen Zahlungsvorgänge verwendet.
- Adresse: Die Adresse des Firmensitzes oder die Adresse, von der aus die Fahrten erfolgen. Diese Adresse wird verwendet, um die Kilometer automatisch basierend auf dem Projekt zu berechnen. Es wird die Projektadresse und die Firmenadresse berücksichtigt. Wenn die Adresse nicht ausgefüllt ist, können die Kilometer nicht automatisch berechnet werden.
- Logo: Das Logo wird in der Robaws-Umgebung nicht angezeigt, sondern auf einer externen Website. Wenn Sie sich dafür entscheiden, ein Dokument digital vom Kunden unterzeichnen zu lassen, wird der Kunde über einen Link in der E-Mail auf eine externe Website weitergeleitet. Auf dieser Website erscheint Ihr Firmenlogo und der Kunde weiß, dass er ein Dokument Ihres Unternehmens unterzeichnen wird.
- Briefpapier: Hier können Sie eine PDF-Datei Ihres Briefpapiers hochladen. Dieses Briefpapier wird als Hintergrund für verschiedene PDF-Dokumente verwendet, die Sie aus Robaws exportieren können, wie Angebote, Rechnungen, Arbeitsaufträge, ... Die Ränder des Briefpapiers können nach Belieben angepasst werden.
- Briefpapier Querformat: Hier können Sie eine PDF-Datei Ihres horizontalen Briefpapiers hochladen. Das horizontale Briefpapier wird als Hintergrund für verschiedene PDF-Dokumente verwendet, die Sie aus Robaws exportieren können, wie ein Fortschrittsbericht oder eine Kalkulationsübersicht eines Angebots.

Verwendung mehrerer Unternehmen in Robaws

In verschiedenen Modulen in Robaws können Sie einem Dokument eines der vorgesehenen Unternehmen zuweisen. Basierend auf Ihrer Auswahl werden die Einstellungen des ausgewählten Unternehmens berücksichtigt.

So verwendet Robaws das für dieses Unternehmen vorgesehene Briefpapier oder das richtige Journal bei der Erstellung von Rechnungen.

Wenn Sie einem Dokument ein Unternehmen zuweisen, wird dieses Unternehmen in das nächste Dokument übernommen (z. B.: Wenn Sie ein Unternehmen auf ein Angebot einstellen und das Angebot in ein Projekt umwandeln, wird das Unternehmen automatisch in das Projekt übernommen).

Fügen Sie in Ihren Übersichten immer die Spalte „Unternehmen“ hinzu. Auf diese Weise können Sie immer aus der Übersicht heraus einsehen, für welches Unternehmen das Dokument erstellt wurde. Sie können dies über Einstellungen von jedem Module > Überblick > hinzufügen > Spaltentyp = „Standard“ > Standardspalte = „Firma“ anpassen.

Arbeiten mit mehreren Unternehmen innerhalb der Rechnungsstellung

Verschiedene Journale pro Unternehmen erstellen

Wenn Sie in Robaws mehrere Unternehmen hinzugefügt haben, nutzen Sie wahrscheinlich auch verschiedene Journale für die Rechnungsstellung. Sie müssen mehrere Journale hinzufügen, um die Rechnungsstellung korrekt durchzuführen.

Ein zusätzliches Journal hinzufügen, geht folgendermaßen:

Gehen Sie zu Einstellungen > Rechnungen oder Eingangsrechnungen .
Klicken Sie bei Journale auf „Hinzufügen“.
Füllen Sie im folgenden Feld alle Daten zum Journal aus. Die Daten für Rechnung und Gutschrift sind gleich.
Name: Geben Sie dem Journal einen Namen.
Präfix: Das Präfix Ihrer Rechnungsnummer (z. B. Fyyyy -> F2023...).
#nummern Rechnung-Nr.: Die Anzahl der Ziffern nach dem Präfix (z. B. 4 -> F20230001).
Tagebuch Code: Für die DATEV export, und Ihre Buchhaltung.
UBL an E-Mail-Adresse: Wenn Sie die Rechnungen an eine UBL-E-Mail-Adresse (Postfach) des Buchhaltungsprogramms senden möchten, können Sie pro Journal eine separate E-Mail-Adresse eingeben.
Verwendung von Rechnungsnummern für Gutschriften: Die Rechnungsnummerierung wird fortgesetzt. Es wird eine Rechnungsnummer einer Gutschrift zugewiesen. Wenn Sie diese Funktion nicht aktivieren, müssen Sie eine separate Nummerierung für Gutschriften einrichten.

Die Einstellungen für Verkaufs- und Einkaufsrechnungen können über die gleichen oben genannten Schritte eingestellt werden.

Erstellung von Rechnungen für verschiedene Unternehmen

Wenn Sie für zwei separate Unternehmen ein separates Journal erstellt haben, können Sie bei der Erstellung einer Rechnung wählen, für welches Journal Sie eine Rechnung erstellen möchten. Abhängig von Ihrer Wahl wird die Rechnungsnummerierung dieses Journals verwendet. Auf diese Weise können Sie innerhalb der Module Verkaufsrechnungen und Einkaufsrechnungen eine separate Buchhaltung führen und das in einer Umgebung.

Zusätzliche Felder

Im Unternehmensprofil können zusätzliche Felder vorgesehen werden. Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Firma . Über zusätzliche Einstellungen können Sie zusätzliche Felder erstellen, die dann im Unternehmensprofil angezeigt werden.

Aktualisiert am: 11/10/2024