Wie erstelle ich ein Formular?

Gibt es in Robaws die Möglichkeit, verschiedene Bescheinigungen, wie eine Reinigungs- und Verbrennungsbescheinigung oder einen Inspektionsbericht, digital zu erstellen?

Die Antwort auf diese Frage ist eindeutig JA!

In Robaws kannst du eine Fragenliste oder Checkliste in Form eines Formulars erstellen, um diese über Wappy, die Robaws App oder Robaws Web ausfüllen zu lassen.

Verwendung

Beispiel

Wir erstellen ein Formular „Reinigungsbescheinigung“.

Dieses Formular muss von allen Mitarbeitenden ausgefüllt werden, die eine Reinigung an einem Heizkessel durchführen.

Im Formular stehen einige Pflichtfragen, die zwingend beantwortet werden müssen.

Formulare anlegen

Ein Formular kannst du über Einstellungen > Allgemein > Stammdaten > Formulare anlegen.

Damit du Formulare nutzen kannst, musst du hier zunächst den Schalter aktivieren.

So erstellst du ein Formular Schritt für Schritt:

1. Gehe zu Einstellungen > Allgemein > Stammdaten > Formulare.
2. Klicke auf das +-Symbol, um ein neues Formular anzulegen.
3. Baue dein Formular aus mehreren Abschnitten auf.
4. Unter jedem Abschnitt kannst du eine oder mehrere Fragen hinzufügen (Mehrfachauswahl, Datum, Uhrzeit, Text, Zahl, Beschreibung, Foto, Unterschrift, Kontrollkästchen oder Zeichnung).

5. Du kannst festlegen, ob eine Frage verpflichtend beantwortet werden muss.

Nachdem ein Formular in den Einstellungen erstellt wurde, kannst du es einem Zeitplan (Einsatz, Termin, Wartung, usw.) oder einer Aufgabe zuordnen.

Formulare ausfüllen

Wurde einem Zeitplan oder einer Aufgabe ein Formular hinzugefügt, kannst du es über die Robaws App oder über Wappy ausfüllen.

• Formular in einem Zeitplan: Ausfüllen in Wappy
• Formular in einem Zeitplan oder einer Aufgabe: Ausfüllen in Robaws App, Robaws Web oder Wappy

Robaws App

Ein Formular, das einer Aufgabe hinzugefügt wurde, kannst du in der Robaws App ausfüllen. Gehe dazu wie folgt vor:

1. Öffne in der Robaws App die Aufgaben.
2. Öffne die betreffende Aufgabe.
3. Tippe auf den Namen des Formulars, um es auszufüllen.
4. Kehre über den Zurück-Pfeil zurück, um die Antworten zu speichern.

Die Robaws App synchronisiert automatisch mit Robaws, sodass die Antworten direkt in ein PDF-Dokument umgewandelt werden.

Das Formular kannst du in der App jederzeit erneut öffnen, die Antworten anpassen und erneut synchronisieren.

Wappy

Ein Formular, das einem Zeitplan hinzugefügt wurde, kannst du in Wappy ausfüllen. Gehe dazu wie folgt vor:

1. Öffne in Wappy den Arbeitsauftrag, dem das Formular zugeordnet ist.
2. Das Formular findest du im Tab „Extra“ des Arbeitsauftrags.
3. Tippe auf den Namen des Formulars, um es auszufüllen.
4. Kehre über den Zurück-Pfeil zurück, um die Antworten zu speichern.

Wenn das Formular Pflichtfelder enthält, kannst du den Arbeitsauftrag nicht an Robaws senden, solange diese Felder nicht ausgefüllt sind.

Die Pflichtfelder erkennst du am roten Sternchen neben der Frage.

Verarbeitung in Robaws

• Robaws App: Sobald das Formular ausgefüllt und gespeichert ist, findest du es als PDF-Dokument in der Aufgabe im Tab Formulare.
• Wappy: Sobald der Arbeitsauftrag aus Wappy an Robaws gesendet wird, kannst du ihn sofort unter der Modulübersicht Arbeitsaufträge einsehen. Das Formular erscheint dort im Tab Formulare als PDF-Dokument. Wenn ein Formular an eine Aufgabe gekoppelt war, findest du es auch dort.

Das PDF des Formulars kannst du bei Bedarf auch an eine E-Mail an den Kunden anhängen.

Sobald es als 'Anhang' markiert ist, wird eine PDF des Formulars an den Kunden gesendet.

Hinweis zu Beschreibungen

Eine Frage vom Typ Beschreibung wird standardmäßig nicht in der PDF angezeigt.

Damit die Beschreibung im PDF sichtbar wird, musst du in den Einstellungen die Option „auf PDF anzeigen“ für das Feld Beschreibung aktivieren.

Feldtypen

Aktualisiert am: 21/08/2025