Mehrere Unternehmen in Robaws erstellen

Mehrere Unternehmen anlegen

In einer Robaws-Umgebung können mehrere Unternehmen erstellt werden. In diesem Artikel wird einerseits erklärt, wie du die Unternehmen erstellst und welche Einstellungen für die Nutzung mehrerer Unternehmen relevant sind. Andererseits wird erläutert, welchen Mehrwert du durch die Verwendung dieser verschiedenen Unternehmen erzielen kannst.

Unternehmen erstellen

Du kannst in Robaws mehrere Unternehmen erstellen und die zugehörigen Daten pro Unternehmen eingeben.

Ein Unternehmen erstellen du einfach wie folgt:

Gehe zu_ Einstellungen > Allgemein > Firma _

Über das Pluszeichen fügst du ein neues Unternehmen hinzu

Beim Erstellen eines Unternehmens solltest du die folgenden Angaben und Dokumente bereitstellen:

Rechnungsart: Füge die Rechnungsart ( Allgemeine Einstellungen - Stammdaten - Finanziell - Rechnungsarten) hinzu, die für dieses Unternehmen gilt.

USt-IdNr. & Steuernummer: Umsatzsteuer- und Handelsregisternummer des Unternehmens.

IBAN & BIC: Die Bankverbindung des Unternehmens. Dieses Bankkonto wird in den Zahlungsdateien verarbeitet und für alle anderen Zahlungsvorgänge verwendet.

Adresse: Die Adresse des Firmensitzes oder die Adresse, von der aus die Fahrten erfolgen. Diese Adresse wird verwendet, um die Kilometer automatisch basierend auf dem Projekt zu berechnen. Es wird die Projektadresse und die Firmenadresse berücksichtigt. Wenn die Adresse nicht ausgefüllt ist, können die Kilometer nicht automatisch berechnet werden.

Logo: Das Logo wird in der Robaws-Umgebung nicht angezeigt, sondern auf einer externen Website. Wenn du dich dafür entscheidest, ein Dokument digital vom Kunden unterzeichnen zu lassen, wird der Kunde über einen Link in der E-Mail auf eine externe Website weitergeleitet. Auf dieser Website erscheint dein Firmenlogo und der Kunde weiß, dass er ein Dokument deines Unternehmens unterzeichnen wird.

Briefpapier: Hier kannst du eine PDF-Datei deines Briefpapiers hochladen. Dieses Briefpapier wird als Hintergrund für verschiedene PDF-Dokumente verwendet, die du aus Robaws exportieren kannst, wie Angebote, Rechnungen, Arbeitsaufträge, ... Die Ränder des Briefpapiers können nach Belieben angepasst werden.

Briefpapier Querformat: Hier kannst du eine PDF-Datei deines horizontalen Briefpapiers hochladen. Das horizontale Briefpapier wird als Hintergrund für verschiedene PDF-Dokumente verwendet, die du aus Robaws exportieren kannst, wie ein Anspruchserklärung oder eine Kalkulationsübersicht eines Angebots.

Verwendung mehrerer Unternehmen in Robaws

In verschiedenen Modulen in Robaws kannst du einem Dokument eines der vorgesehenen Unternehmen zuweisen. Basierend auf deine Auswahl werden die Einstellungen des ausgewählten Unternehmens berücksichtigt.

So verwendet Robaws das für dieses Unternehmen vorgesehene Briefpapier oder die richtige Rechnungsart bei der Erstellung von Rechnungen.

Wenn du einem Dokument ein Unternehmen zuweist, wird dieses Unternehmen in das nächste Dokument übernommen (z. B.: Wenn du ein Unternehmen auf ein Angebot einstellst und das Angebot in ein Projekt umwandelst, wird das Unternehmen automatisch in das Projekt übernommen).

Füge in deinen Übersichten immer die Spalte „Unternehmen“ hinzu. Auf diese Weise kannst du immer aus der Übersicht heraus einsehen, für welches Unternehmen das Dokument erstellt wurde. Du kannst dies über Einstellungen von jedem ** _ Module > Überblick > hinzufügen > Spaltentyp = „Standard“ > Standardspalte = „Firma“ _ ** anpassen.

Arbeiten mit mehreren Unternehmen innerhalb der Rechnungsstellung

Verschiedene Rechnungsarten pro Unternehmen erstellen

Wenn du in Robaws mehrere Unternehmen hinzugefügt hast, nutzt du wahrscheinlich auch verschiedene Rechnungsarten für die Rechnungsstellung. Du musst mehrere Journale hinzufügen, um die Rechnungsstellung korrekt durchzuführen.

Eine zusätzliches Rechnungsart hinzufügen, geht folgendermaßen:

Gehe zu _ Einstellungen > Rechnungen oder Eingangsrechnungen _.

Klicke bei Rechnungsarten auf „Hinzufügen“.

Fülle im folgenden Feld alle Daten zur Rechnungsart aus. Die Daten für Rechnung und Gutschrift sind gleich.

Name: Gib der Rechnungsart einen Namen.

Präfix: Das Präfix deiner Rechnungsnummer (z. B. Fyyyy -> F2023...).

#nummern Rechnung-Nr.: Die Anzahl der Ziffern nach dem Präfix (z. B. 4 -> F20230001).

Rechnungsarten Code: Für die DATEV export, und deine Buchhaltung.

UBL an E-Mail-Adresse: Wenn du die Rechnungen an eine UBL-E-Mail-Adresse (Postfach) des Buchhaltungsprogramms senden möchtest, kannst du pro Rechnungsart eine separate E-Mail-Adresse eingeben.

Verwendung von Rechnungsnummern für Gutschriften: Die Rechnungsnummerierung wird fortgesetzt. Es wird eine Rechnungsnummer einer Gutschrift zugewiesen. Wenn du diese Funktion nicht aktivierst, musst du eine separate Nummerierung für Gutschriften einrichten.

Die Einstellungen für Verkaufs- und Einkaufsrechnungen können über die gleichen oben genannten Schritte eingestellt werden.

Erstellung von Rechnungen für verschiedene Unternehmen

Wenn du für zwei separate Unternehmen eine separate Rechnungsart erstellt hast, kannst du bei der Erstellung einer Rechnung wählen, für welche Rechnungsart dueine Rechnung erstellen möchtest. Abhängig von deiner Wahl wird die Rechnungsnummerierung dieses Journals verwendet. Auf diese Weise kannst du innerhalb der Module Verkaufsrechnungen und Einkaufsrechnungen eine separate Buchhaltung führen und das in einer Umgebung.

Zusätzliche Felder

Im Unternehmensprofil können zusätzliche Felder vorgesehen werden. Gehe dazu zu ** _ Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Firma _ **. Über zusätzliche Einstellungen kannst du zusätzliche Felder erstellen, die dann im Unternehmensprofil angezeigt werden.

Aktualisiert am: 07/04/2026

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