Hoe voeg ik mijn algemene voorwaarden toe aan de offerte of factuur?
De offerte, factuur, order, ... die je in Robaws maakt is een losstaande pdf. Je kan ervoor kiezen om er automatisch bepaalde extra bestanden aan toe te voegen op het moment dat je de pdf naar de klant mailt. DIt komt heel professioneel over naar de klanten en geeft meteen wat meer uitleg over je bedrijf en de artikelen.
Voorbeeld: de offertemap: een offerte voor zonnepanelen kan bestaan uit een voorblad met je logo + wat algemene uitleg over jullie bedrijf + de eigenlijke offerte + de algemene voorwaarden + een brochure over de zonnepanelen.
De extra bestanden moeten een .pdf formaat zijn als je wenst dat ze samengevoegd worden met de offerte.
Sla de bestanden (pdf) op onder instellingen > algemeen > bestanden
Activeer instellingen
Ga naar de instellingen van de module waar je deze pdf wenst te gebruiken, vb instellingen > offerte > emailtemplates
Kies de emailtemplate waar je deze pdf wenst aan toe te voegen. Zijn het er meerdere, dan herhaal je deze stappen.
Klik de emailtemplate open en ga naar de standaard bijlagen > toevoegen > standaard documenten (je pdf zou onderaan de lijst moeten staan)
Vink aan als bijlage
Vink aan als handtekening indien dit mee met de offerte moet ondertekend worden (vb wel de algemene voorw, niet de voorpagina)
Versleep de bestanden zodat ze in de juiste volgorde staan
Let erop dat '**bijlagen samenvoegen'** aangevinkt staat (dan worden alle pdf'en samengevoegd tot 1 pdf bij het versturen)
Activeer instellingen
Test even uit door een offerte naar jezelf te sturen
Wens je uitzonderlijk een bestand niet mee te sturen, dan kan je voor het versturen de bijlage uitvinken.
Wil je meerdere versies van je offertemap? Maak dan meerdere emailtemplates aan met telkens de gewenste bestanden.
Ook standaarddocumenten | kunnen automatisch toegevoegd worden aan de pdf
Er kunnen bestanden klaargezet worden om naar keuze al dan niet meegestuurd te worden met de pdf.
Volg hiervoor dezelfde stappen als hierboven, maar vink de bestanden NIET aan als bijlage en handtekening. Op die manier kan je meerdere bestanden klaarzetten, en zelf kiezen welk bestand je voor elke offerte al dan niet meestuurt.
Voorbeeld: de offertemap: een offerte voor zonnepanelen kan bestaan uit een voorblad met je logo + wat algemene uitleg over jullie bedrijf + de eigenlijke offerte + de algemene voorwaarden + een brochure over de zonnepanelen.
Bestanden standaard toevoegen aan de pdf
De extra bestanden moeten een .pdf formaat zijn als je wenst dat ze samengevoegd worden met de offerte.
Sla de bestanden (pdf) op onder instellingen > algemeen > bestanden
Activeer instellingen
Ga naar de instellingen van de module waar je deze pdf wenst te gebruiken, vb instellingen > offerte > emailtemplates
Kies de emailtemplate waar je deze pdf wenst aan toe te voegen. Zijn het er meerdere, dan herhaal je deze stappen.
Klik de emailtemplate open en ga naar de standaard bijlagen > toevoegen > standaard documenten (je pdf zou onderaan de lijst moeten staan)
Vink aan als bijlage
Vink aan als handtekening indien dit mee met de offerte moet ondertekend worden (vb wel de algemene voorw, niet de voorpagina)
Versleep de bestanden zodat ze in de juiste volgorde staan
Let erop dat '**bijlagen samenvoegen'** aangevinkt staat (dan worden alle pdf'en samengevoegd tot 1 pdf bij het versturen)
Activeer instellingen
Test even uit door een offerte naar jezelf te sturen
Wens je uitzonderlijk een bestand niet mee te sturen, dan kan je voor het versturen de bijlage uitvinken.
Wil je meerdere versies van je offertemap? Maak dan meerdere emailtemplates aan met telkens de gewenste bestanden.
Ook standaarddocumenten | kunnen automatisch toegevoegd worden aan de pdf
Bestanden klaarzetten om naar keuze mee te sturen met de pdf
Er kunnen bestanden klaargezet worden om naar keuze al dan niet meegestuurd te worden met de pdf.
Volg hiervoor dezelfde stappen als hierboven, maar vink de bestanden NIET aan als bijlage en handtekening. Op die manier kan je meerdere bestanden klaarzetten, en zelf kiezen welk bestand je voor elke offerte al dan niet meestuurt.
Bijgewerkt op: 15/05/2025
Dankuwel!