Dokumente sperren

Mit dieser Funktion lassen sich Dokumente – z. B. Angebote, Rechnungen, Leistungsnachweise –  sperren.
Sobald ein Dokument gesperrt ist, können seine Daten nicht mehr geändert werden.

Beispiel:
Nachdem eine Rechnung an den Steuerberater übermittelt wurde, wird sie gesperrt. So ist sichergestellt, dass keine Änderungen mehr möglich sind, wenn die Daten bereits im Buchhaltungs­programm verbucht wurden.

Dokument sperren

Du hast drei Möglichkeiten, ein Dokument zu sperren:

Manuell über den Button Sperren im Übersichtsbildschirm
Automatisch über einen Automation‑Flow
In den Modulen Leistungsnachweise, Einkaufsrechnungen und interne Bestellungen per Sperr­perioden

1  |  Manuell

Im Übersichtsbildschirm wählst du die gewünschten Dokumente über das Kontrollkästchen am Zeilenanfang aus.
Klicke dann auf den Aktions‑Button Sperren, um die Auswahl zu sperren.
Ab diesem Moment sind keine Änderungen mehr möglich.

2  |  Automation

Du kannst das Sperren auch vollautomatisch ablaufen lassen, indem du einen passenden Automation‑Flow erstellst.
Wie du Automation‑Flows einrichtest, erfährst du hier: Robaws Automation

3  |  Sperrperioden

Leistungsnachweise, Einkaufsrechnungen und interne Bestellungen, die in eine definierte Sperr­periode fallen, werden automatisch gesperrt.

Hinweis: Füge in der Übersicht die Spalte „gesperrt am“ hinzu. So erkennst du sofort, welche Dokumente bereits gesperrt sind – und ebenso im jeweiligen Dokument selbst.

Dokument entsperren

Nur Benutzer mit Admin‑Rechten (Zugriff auf die Einstellungen) können eine Sperre wieder aufheben.
Öffne dazu das gesperrte Dokument und klicke auf „Rückgängig machen“.
Danach lassen sich wieder Änderungen vornehmen.


Wichtig: Dokumente, die aufgrund einer Sperrperiode gesperrt wurden, können nicht manuell entsperrt werden. In diesem Fall musst du zuerst die entsprechende Sperrperiode zurücksetzen.

Aktualisiert am: 08/05/2025