Updates März 2025

Robaws App

Genehmigungsanfragen jetzt in der App verfügbar

Die Genehmigungsflows aus der Browser-Version sind jetzt auch in der Robaws App nutzbar. Unter dem neuen Tab „Genehmigungsanfragen“ findest du alle laufenden Anfragen. Du kannst direkt in der App drei Aktionen ausführen: Ablehnen, Warten oder Genehmigen.

Sobald eine Aktion gewählt wurde, verschwindet die Anfrage aus der Liste. Nur bei „Warten“ wird sie nach einem Refresh erneut angezeigt. Die Statusänderungen werden in Echtzeit mit Robaws synchronisiert.

Projekte

Finanzielle Planung im Projekt

Die Finanzplanung, die bisher nur im Angebot verfügbar war, wurde nun ins Projekt übernommen. Im Tab Planung eines Projekts findest du den neuen Untertab Finanzplanung. Hier werden alle aktiven Angebote zum Projekt angezeigt, und du kannst direkt daraus Rechnungen erstellen. Alles bleibt mit dem Angebot synchronisiert.

Angebote

Mehrere Phasen gemeinsam fakturieren

In der finanziellen Planung eines Angebots kannst du jetzt mehrere Phasen gleichzeitig zur Rechnung bringen. Markiere einfach die gewünschten Phasen und klicke auf „Fakturieren“. Die daraus entstehende Rechnung enthält alle ausgewählten Phasen mit den jeweiligen Beträgen.

Rabatte und Zuschläge in der Analyse sichtbar

Im Tab Übersicht eines Angebots wird nun ein zusätzlicher Eintrag angezeigt: Rabatte und Zuschläge. Dieser zeigt an, welcher Betrag vom Nettobetrag abgezogen oder hinzugerechnet wurde, um besseren Einblick zu erhalten.

Kalkulation V2 aktiviert

Ab sofort verwenden alle Kunden standardmäßig die neue Kalkulation V2. Diese sorgt für eine deutlich schnellere Performance bei der Kalkulation von Positionen innerhalb eines Angebots.

Lagerverwaltung

Lagerreservierungen

Alle Lagerreservierungen mit einer Menge von 0 werden jetzt automatisch archiviert.

Anlagen-Tracking

Nächste Ausführung sichtbar

In der Übersicht der Anlagen kann nun eine neue Spalte „Nächste Ausführung“ eingeblendet werden. Sie zeigt das nächste Ausführungsdatum gemäß Wartungsplan an.

Artikel

Datum der Preisänderung

Wenn du bei einem Artikel den Preis eines Lieferanten aktualisierst – manuell, per Excel-Import oder über eine Eingangsrechnung – wird automatisch das Änderungsdatum gesetzt.

Rechnungen

Mollie-Zahlungslink als Hyperlink in E-Mails

Die Platzhalter-Variable ${paymentLink} kann jetzt als klickbarer Link in E-Mail-Vorlagen verwendet werden. So kann der Link in einen beliebigen Text eingebettet werden (z. B. „Jetzt bezahlen“). Nicht vergessen: Dazu muss du die Mollie-Schnittstelle aktivieren.

Zahlungsbedingungen mit Übersetzung

Du kannst jetzt Übersetzungen für deine Zahlungsbedingungen hinterlegen. Diese werden automatisch verwendet, wenn ein Kunde oder Lieferant eine andere Sprache hat. Die Übersetzung wird über ${paymentCondition} in der Vorlage eingefügt.

Neue Platzhalter

- ${gAccountPercentage} = G-Konto %
- ${gAccountPayrollCostPercentage} = Lohnkosten-G-Konto %

Peppol E-Rechnungen empfangen

Eingangsrechnungen über Peppol empfangen ist jetzt möglich! Aktiviere diese Funktion auf Anfrage beim Support.

Bestellungen

Positionsnummern, Artikelnummern und Ordnungszahlen

Die Optionen „Liniennummer anzeigen“ und „Ordnungszahlen anzeigen“ gelten jetzt auch für alle Untertypen von Bestellungen (z. B. Transport, OA etc.).

Formatierung pro PDF-Vorlage

Die Formatierung ist jetzt pro PDF-Vorlage steuerbar. Die globale Einstellung unter Allgemein > PDF > Formatierung dient nur noch als Standardwert für neue Vorlagen.

Nachkalkulation

Zusammengesetzte Artikel

Wenn einem zusammengesetzten Artikel eine Aktivität zugewiesen war, wurde diese nicht automatisch auf die Unterartikel übertragen. Das wurde jetzt korrigiert: Alle Unterzeilen übernehmen nun die Aktivität korrekt.

Aufträge

Zwischensummen anzeigen

Du kannst jetzt gezielt die Option „Zwischensummen anzeigen“ in einer Auftrag aktivieren. Diese Option war bisher nur über bestimmte PDF-Kolumnen verfügbar.

Export

Im Export von Aufträge wurden neue Spalten hinzugefügt: Titel, Straße, Straße 2, PLZ, Ort, Land.

Arbeitsaufträge

Neue Platzhalter

- ${totalInclVat} = Gesamtbetrag inkl. MwSt
- ${signatureImage} = Unterschrift aus Wappy

Filter nach Mitarbeiter

In der Übersicht der Arbeitsaufträge wurde ein neuer Filter „Mitarbeiter“ hinzugefügt. Damit kannst du gezielt nach Arbeitsaufträgen einzelner Mitarbeiter filtern.

Anspruchserklärungen

% Abgeschlossen

Unten rechts in der Anspruchserklärung wird jetzt der Fortschritt in % angezeigt. Dieser Wert kann auch als eigene Spalte in der Übersicht aktiviert werden.

Service & Wartung

Mehrere Wartungsvorlagen pro Auftrag

Die Einstellung „Kann mit anderen Wartungsvorlagen kombiniert werden“ wurde ersetzt durch ein Dropdown mit drei Optionen:
- Immer kombinieren
- Nie kombinieren
- Nur mit gleicher Vorlage kombinieren

Der Standardwert ist „Immer kombinieren“.

Stundenkontrolle

Sichtbarkeit bei Mitarbeitern ohne Wochenplan

Bisher waren Stunden ohne zugewiesenes Wochenplan (z. B. bei Freelancer, flexible Arbeitszeiten, ...) nicht sichtbar. Jetzt werden diese immer angezeigt. Die Warnmeldung „Kein Wochenplan konfiguriert“ erscheint direkt neben dem Namen.

Updates Februar 2025

Allgemein

Berechnungen in numerischen Feldern

In allen numerischen Feldern von Robaws kannst du jetzt direkt Berechnungen eingeben. Das funktioniert für alle Module, nicht nur für Angebote.

Nachtragsangebote

Standarddokumente für Nachtragsangebote

Es ist nun möglich, Standarddokumente in Nachtragsangeboten zu verwenden. Diese kannst du über Einstellungen > Angebote > Standarddokumente verwalten.

Angebote

Neue Platzhalter verfügbar

Folgende neue Platzhalter stehen in der Angebotsvorlage zur Verfügung:

${assigneeEmail} – E-Mail-Adresse des zuständigen Mitarbeiters
${assigneeGsm} – Mobilnummer des zuständigen Mitarbeiters
${assigneeTel} – Telefonnummer des zuständigen Mitarbeiters

Diese Werte stammen aus der Mitarbeiterakte.

Bestellungen

Neue Lieferadressenauswahl

Neben Lagerstandorten kannst du nun auch Projekt- und Auftragsadressen als Lieferadressen auswählen.



Verwaltung über Einstellungen > Bestellungen > Adressen.

Wappy

Verbesserungen in Wappy

Arbeitsbericht-Medien im Auftrag anzeigen: Medien von Arbeitsberichten sind jetzt über das Büroklammer-Symbol abrufbar.
Kundenbemerkungen im Tab „Versand“ sichtbar: Bemerkungen aus dem Feld „Bemerkungen Kunde“* werden jetzt auch unter dem Tab „Versand“ angezeigt.
Echtzeit-Synchronisierung von Bemerkungen: Änderungen an Aufträgen oder abgeschlossenen Arbeitsberichten werden in Echtzeit von Robaws nach Wappy synchronisiert.
Automatische Aktivitätsvorschläge: Beim Hinzufügen von Aktivitäten zur Stunden- oder Materialerfassung werden automatisch passende Vorschläge aus der Projekt-Nachkalkulation angezeigt.
Schnellauswahl für Teams-Lizenz: Bei Nutzung der Teams-Lizenz kannst du jetzt die Zeiterfassung für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig durchführen. Über „My Team“ kannst du alle Mitarbeiter eines Planungseintrags mit einem Klick auswählen.

Arbeitsberichte

Priorisierung der Kostenermittlung

Falls ein Lieferant mit einer Stundenart verknüpft ist, wird nun die Preisberechnung für die geleisteten Stunden bevorzugt.
Falls kein Lieferant hinterlegt ist, hat die Lohnkostenberechnung Vorrang.

Anspruchserklärungen

Massenanpassung des Verteilungsschlüssels

Beim Anwenden eines Verteilungsschlüssels gibt es nun die Option „Auf alle Positionen anwenden“.

Peppol-Versand

Rechnungen können jetzt direkt aus der Rechnung über Peppol versendet werden. Das Symbol bleibt gleich: Männchen in einem Kreis.

Betriebsmittel & Anlagen

Vorlagen für Betriebsmittel & Anlagen

In den Modulen Betriebsmittel und Anlagen kannst du jetzt Vorlagen verwenden.
Eine Standardvorlage („Default“) ist bereits hinterlegt und kann angepasst oder ersetzt werden.
Verwaltung über Einstellungen > Betriebsmittel/Anlagen > Templates.

Endkunde zuweisbar

Es ist jetzt möglich, einen Endkunden für Betriebsmittel und Anlagen zu hinterlegen.

Importfunktionen

Neue Spalten für den Auftrags-Import

Beim Import von Aufträgen wurden folgende neue Spalten hinzugefügt:

UPDATE BY, TITLE, REMARK & ASSIGNEE

Staffelpreise beim Artikelimport

Staffelpreise können nun über die Spalte „UPDATE BY“ aktualisiert werden.

Aufgaben

E-Mails direkt aus Aufgaben versenden

E-Mail-Templates für Aufgaben müssen vorab erstellt werden: Einstellungen > Aufgaben > E-Mail-Templates.

Besonders nützlich für Automatisierungs-Workflows .

Benutzerrollen

Neue Rechte für die Tagesplanung

Eine „Read-Only“-Funktion für die Tagesplanung wurde hinzugefügt.



Verwaltung über Benutzer > Benutzerrollen > Tagesplanung.

Artikel

Einstellung für „Zusammengesetzte Artikel“

Die Anzeige für „Zusammengesetzte Artikel“ in der Artikelfiche kann nun deaktiviert werden.
Verwaltung über Einstellungen > Artikel > Einstellungen.

Falls deaktiviert, kann das Kalkulationstyp „Zusammengesetzt“ nicht mehr verwendet werden.

Online-Signaturen

Bemerkungen bei der digitalen Unterschrift

Beim digitalen Unterzeichnen von Dokumenten kann jetzt eine Bemerkung hinterlegt werden.

Projekte

Hinzufügen eines „Ausführenden“

Der „Ausführende“ kann nun direkt im Projekt hinzugefügt werden.
Hat Auswirkungen auf den Genehmigungsflow , da nun auch ein Ausführender neben einem Projektleiter ausgewählt werden kann.
In der Projektübersicht kann eine zusätzliche Spalte für den Ausführenden aktiviert werden.

Plantafel

Neue Funktion: „In den Wartezimmer verschieben“

Planungseinträge können über diese Funktion in den Wartezimmer verschoben werden.
Dadurch werden Datum und Uhrzeit des Einsatz entfernt.

Aufträge

Optimierung der Auftragsübernahme aus Arbeitsberichten

Beim Erstellen eines Auftrags aus einem Arbeitsbericht werden die Positionen nur im Tab „Ausführung“ hinzugefügt – nicht im „Artikel“-Tab.
Dies ist nur aktiv, wenn die „Ausführungs“-Funktion in deiner Umgebung aktiviert ist.

Updates Januar 2025

Allgemein

Bulk anpassen

In der Übersicht eines Moduls können nun Änderungen in Bulk vorgenommen werden. Dafür kannst du eine oder mehrere Zeilen in der Übersicht auswählen.

Klickst du anschließend mit der rechten Maustaste, kannst du die Funktion Bulk anpassen auswählen. Ein Pop-up-Fenster wird angezeigt, in dem du eine Eigenschaft auswählen und den Wert angeben kannst, auf den diese geändert werden soll.

Die Bulk-Anpassung kann entweder für die ausgewählten Elemente oder direkt für alle Elemente in der Übersicht durchgeführt werden.

Sobald eine Änderung durchgeführt wurde, kann diese nicht mehr rückgängig gemacht werden. Eine neue Anpassung muss vorgenommen werden, um die Änderungen zu korrigieren

Zusatzfelder: Neues „Telefon“-Feld

Es gibt jetzt ein neues Zusatzfeld vom Typ „Telefon“.

Dieses Feld ermöglicht es, direkt vom Gerät aus anzurufen.
Neben der Nummer erscheint ein Telefon-Symbol, auf das geklickt werden kann, um den Anruf zu starten.
Das funktioniert je nach Gerät mit der passenden Telefon-App.

Projekte

Erweiterte Finanzübersichten für Nachkalkulation

In den Projektübersichten wurden neue Funktionen hinzugefügt:

Zusätzliche Spalten können nun sowohl im Finanzübersicht-Tab als auch in der Nachkalkulation angezeigt werden.
Eine neue Gesamt-Summe-Zeile wurde ergänzt. Sie berechnet automatisch die Summe aller Werte in der jeweiligen Spalte.
Neue Spalten können über Einstellungen > Projekte > Übersicht > Nachkalkulation/Finanzübersicht hinzugefügt werden.
Zudem wurde im Finanzblock des Projekts eine neue „Prognose“-Spalte eingefügt. Diese zeigt die Summe aus dem budgetierten Betrag + Budgetanpassungen für das jeweilige Projekt.

Rechnungen

Einbehalt

Ab sofort kann eine Sicherheitseinbehalt-Funktion (oder Haft-. Deckungsrücklass für Österreich) auf Rechnungen genutzt werden.

Dies ist ein Betrag, der vom Rechnungsbetrag abgezogen wird, bis eine bestimmte Frist abläuft.
Die Sicherheitseinbehalt kann als fester Betrag oder als Prozentsatz des Gesamtbetrags (inkl. oder exkl. MwSt.) hinterlegt werden.
Um eine Sicherheitseinbehalt auf einer Rechnung anzuwenden:
Zuerst müssen entsprechende Vorlagen (Templates) unter Rechnungseinstellungen > Sicherheitseinbehalt erstellt werden.
Danach kann der Sicherheitseinbehalt direkt in der Rechnung im Feld „Sicherheitseinbehalt“ hinzugefügt werden.
In der Rechnungsübersicht gibt es nun zusätzliche Spalten, die den Sicherheitseinbehalt und die zugehörige Frist anzeigen.

Journal: Neue Position in den Einstellungen

Die Verwaltung der Journal wurde überarbeitet und befindet sich jetzt unter:
Allgemeine Einstellungen > Stammdaten > Finanziell > Journal

Ziel dieser Änderung ist eine klarere und korrektere Verwaltung der Journal.
Jedes Journal muss nun einem Unternehmen zugeordnet werden – auch wenn nur mit einem Unternehmen gearbeitet wird.
Falls für Gutschriften / Stornorechnungen eine abweichende Nummerierung verwendet wird, müssen separate Journale für Rechnungen und Gutschriften erstellt werden.

Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen noch einfacher hochladen und verwalten

Wir haben das Hochladen und Verarbeiten von ZUGFeRD- und XRechnung-Eingangsrechnungen vereinfacht!

Ziehe deine Rechnungen einfach per Drag & Drop in die RobawsBox oder senden sie direkt nach die RobawsBox (Eingangsrechnungs-Inbox).
Die RobawsBox wurde verbessert und unterstützt nun die Formate ZUGFeRD und EN16931 Cross Industry Invoice (XRechnung, Factur-X).
Außerdem kannst du ab sofort mehrere Eingangsrechnungs-Inboxen erstellen, um Rechnungen noch besser zu verwalten.
Die Funktion kann in den Einstellungen der Eingangsrechnungs-Inbox aktiviert werden – standardmäßig ist sie deaktiviert.

Wasserzeichen

Über Eingangsrechnungen > Einstellungen kann die Funktion Rechnungsnummer zur PDF hinzufügen aktiviert werden. Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird die interne Rechnungsnummer von Robaws als Wasserzeichen auf dem PDF-Dokument der Eingangsrechnung angezeigt.

Mitarbeiter

Es ist jetzt möglich, in der Mitarbeiterübersicht nach dem „Unternehmen“ zu filtern. Außerdem kann die Spalte „Unternehmen“ zur Übersicht hinzugefügt werden.

Bestellungen

Rundung der Bestellmengen

Eine neue Option Mengen nach oben runden wurde unter Bestelleinstellungen hinzugefügt. Diese Einstellung legt fest, dass Bestellmengen automatisch aufgerundet werden.

Bevorzuge Kalkulationskostenpreis

Wenn eine Bestellposition erstellt wird, wird standardmäßig der Artikelkostenpreis berücksichtigt. Möchtest du jedoch den Kostenpreis des Artikels laut Angebot verwenden, kannst du über Bestelleinstellungen die Funktion Bevorzuge Kalkulationskostenpreis aktivieren. Dadurch wird der Kostenpreis aus dem Angebot übernommen und in die Bestellung eingetragen.

Serviceaufträge

Endkunde und Kontakt hinzugefügt

Auf der Abonnementkarte wurde ein neues Feld für den Endkunden und dessen Kontakt hinzugefügt.

Tarife

In einem Abonnement kannst du – wie in einer Kunden- oder Projektakte – den Tab Tarife aufrufen. Ab sofort ist es möglich, einem oder mehreren Artikeln einen Sonderpreis zuzuweisen. Dies ist besonders nützlich für Preisvereinbarungen im Zusammenhang mit Wartungsverträgen.

Anspruchserklärungen

Die Funktion Zusatzfelder wurde zum Modul Anspruchserklärungen hinzugefügt.

Artikel

Neben der Artikelübersicht steht nun eine zusätzliche Ansicht Analyse zur Verfügung. Über diese Ansicht kann ein Lagerwert basierend auf einem bestimmten Datum eingesehen werden. Aktuell handelt es sich hierbei um die erste Version dieser Funktion. In Kürze wird diese Funktion um eine Exportmöglichkeit erweitert, mit der der Lagerbestand und die Mengen nach einem bestimmten Datum exportiert werden können.

Die Berechnung hinter diesem Wert kann über eine Excel-Export-Funktion eingesehen werden. Um diese Funktion zu nutzen, klicke neben dem angegebenen Datum auf das Excel-Export-Symbol. Der Export enthält alle Artikel aus Robaws und passt die Felder „Kostpreis“, „Verfügbare Lagerbestände“ und „Reservierte Lagerbestände“ an die Werte des ausgewählten Datums an.

Anlagen-Tracking

Filter nach Anlagen-Adresse
Es ist jetzt möglich, nach der Adresse der Anlage zu filtern. Dies erleichtert die Suche nach spezifischen Anlage.

Service & wartung

Neue allgemeine Einstellung: Wartungsinformationen
Unter den allgemeinen Einstellungen gibt es eine neue Option Wartungsinformationen. Diese Einstellung dient als Vorlage für den Wartungsinformationsblock auf PDFs.

PDF-Einstellungen

Für Aufträge und Arbeitsaufträge wurden neue PDF-Einstellungen hinzugefügt, um Informationen zu Wartungen einzubeziehen:
- Zeige Wartung: Fügt einen Block mit Wartungsinformationen hinzu.
- Zeige Wartungsformulare: Integriert ausgefüllte Wartungsformulare in die PDF.
- Zeige Wartungsfotos: Fügt Fotos der durchgeführten Wartung hinzu.

Wenn die Einstellung Zeige Wartung aktiviert wird, werden automatisch auch die Optionen Zeige Wartungsfotos und Zeige Wartungsformulare aktiviert.

Platzhalters

Neue Platzhalters für Wartung:

Wartungsbesuch

- finalExecutionDate: Datum der letzten Ausführung.
- executionDate: Datum der Ausführung.
- status: Status der geplanten Wartung.
- report: Bericht der geplanten Wartung.
- lineItems: Liste der Wartungsgegenstände.
- executedByName: Name des Ausführenden.
- workOrder<Variable>: Variablen des Arbeitsauftrags.
- order<Variable>: Variablen des Auftrags.
- maintenanceType<Variable>: Variablen des Wartungstyps.

Wartungsart

- nextMaintenanceDate: Datum der nächsten Wartung.
- maintenanceSchedule<Variable>: Variablen des Wartungsplans.
- materialInstallation<Variable>: Variablen zur Materialinstallation.

Wartungsplan

- name: Name des Wartungsplans.
- recurrenceRule: Wiederholungsregel.
- syncNextExecutionWithActualCompletion: Synchronisiere nächste Ausführung mit tatsächlicher Fertigstellung.
- combineWithOtherMaintenanceTemplates: Kombinieren mit anderen Wartungsvorlagen.
- estimatedDurationInMinutes: Geschätzte Dauer in Minuten.
- daysInAdvanceForCreationWindow: Tage im Voraus für das Erstellungsfenster.
- lineItems: Wartungsgegenstände des Plans.

Platzhalters mit <Variable> verweisen auf weitere Variablen anderer Typen.

Automation

Ab sofort können Automatisierungs-Flows für die Module Betriebsmittel und Anlagen-Tracking erstellt werden.

Google Sheets

Für Google Sheets wurde eine Erweiterung vorgenommen. In der Modulzuordnung „Verkaufsrechnungsposition“ kann nun auch Betriebsmittel als Attribut hinzugefügt werden.

Aktualisiert am: 26/03/2025