Archivieren und löschen
Zu viele Einträge im Überblick? Oder haben Sie versehentlich ein Dokument doppelt angelegt?
In Robaws können Sie jederzeit Dokumente archivieren oder löschen, um Ordnung zu schaffen – ohne sie endgültig zu verlieren.
Beide Funktionen helfen Ihnen, das Übersichtsschirm aufgeräumt zu halten – mit einem kleinen, aber entscheidenden Unterschied:
- Archivieren: Das Dokument wird aus dem Überblick entfernt, bleibt aber mit anderen Objekten verknüpft und ist weiterhin in Berichten enthalten.
- Löschen: Das Dokument wird aus dem Überblick entfernt und nicht mehr in Auswertungen berücksichtigt.
Wichtig:
Weder beim Archivieren noch beim Löschen wird ein Dokument dauerhaft entfernt – Sie können es jederzeit über erweiterte Filter wiederfinden oder sogar reaktivieren.
Öffnen Sie das Modul (z. B. Rechnungen, Projekte, Angebote).
Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie archivieren möchten.
Klicken Sie oben auf das Archiv-Symbol.
Die Dokumente verschwinden aus dem aktiven Überblick und werden in einem separaten, ausgeblendeten Bereich gespeichert.
Öffnen Sie das Modul und wählen Sie die zu löschenden Dokumente aus.
Klicken Sie auf das Papierkorb-Icon in der oberen Leiste.
Auch gelöschte Dokumente verschwinden aus dem Überblick – aber anders als bei Archivierung werden sie nicht mehr in Analysen einbezogen.
Nutzen Sie die erweiterten Filter im Überblick:
Öffnen Sie das Modul und aktivieren Sie im Filterbereich die Optionen
„Archivierte Elemente anzeigen“ und/oder „Gelöschte Elemente anzeigen“.
Die entsprechenden Einträge erscheinen wieder in der Liste – zusammen mit den aktiven Elementen.
Sie können dafür ein separates Tab im Überblick anlegen:
👉 Tabs im Übersichtsschirm
Dort definieren Sie mithilfe der erweiterten Filter ein eigenes Segment:
- Nur archivierte Dokumente
- Nur gelöschte Dokumente
- Oder beide kombiniert
Sie können archivierte oder gelöschte Dokumente jederzeit zurück in die aktive Liste verschieben:
Öffnen Sie das gewünschte Dokument über die Filteransicht.
Klicken Sie oben auf „Rückgängig machen“.
Das Dokument ist anschließend wieder im normalen Überblick sichtbar – samt aller Verknüpfungen und Historie.
Tipp: Nutzen Sie die Archivierungsfunktion regelmäßig, um Ihre Übersichten schlank und fokussiert zu halten – besonders nützlich bei Projekten oder Angeboten, die abgeschlossen sind, aber nicht gelöscht werden sollen.
In Robaws können Sie jederzeit Dokumente archivieren oder löschen, um Ordnung zu schaffen – ohne sie endgültig zu verlieren.
Beide Funktionen helfen Ihnen, das Übersichtsschirm aufgeräumt zu halten – mit einem kleinen, aber entscheidenden Unterschied:
- Archivieren: Das Dokument wird aus dem Überblick entfernt, bleibt aber mit anderen Objekten verknüpft und ist weiterhin in Berichten enthalten.
- Löschen: Das Dokument wird aus dem Überblick entfernt und nicht mehr in Auswertungen berücksichtigt.
Wichtig:
Weder beim Archivieren noch beim Löschen wird ein Dokument dauerhaft entfernt – Sie können es jederzeit über erweiterte Filter wiederfinden oder sogar reaktivieren.
So funktioniert’s
📁 Ein Dokument archivieren
Öffnen Sie das Modul (z. B. Rechnungen, Projekte, Angebote).
Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie archivieren möchten.
Klicken Sie oben auf das Archiv-Symbol.
Die Dokumente verschwinden aus dem aktiven Überblick und werden in einem separaten, ausgeblendeten Bereich gespeichert.
🗑️ Ein Dokument löschen
Öffnen Sie das Modul und wählen Sie die zu löschenden Dokumente aus.
Klicken Sie auf das Papierkorb-Icon in der oberen Leiste.
Auch gelöschte Dokumente verschwinden aus dem Überblick – aber anders als bei Archivierung werden sie nicht mehr in Analysen einbezogen.
Archivierte oder gelöschte Dokumente wiederfinden
Nutzen Sie die erweiterten Filter im Überblick:
Öffnen Sie das Modul und aktivieren Sie im Filterbereich die Optionen
„Archivierte Elemente anzeigen“ und/oder „Gelöschte Elemente anzeigen“.
Die entsprechenden Einträge erscheinen wieder in der Liste – zusammen mit den aktiven Elementen.
📄 Nur archivierte oder gelöschte Dokumente anzeigen?
Sie können dafür ein separates Tab im Überblick anlegen:
👉 Tabs im Übersichtsschirm
Dort definieren Sie mithilfe der erweiterten Filter ein eigenes Segment:
- Nur archivierte Dokumente
- Nur gelöschte Dokumente
- Oder beide kombiniert
🔁 Dokumente wiederherstellen (reaktivieren)
Sie können archivierte oder gelöschte Dokumente jederzeit zurück in die aktive Liste verschieben:
Öffnen Sie das gewünschte Dokument über die Filteransicht.
Klicken Sie oben auf „Rückgängig machen“.
Das Dokument ist anschließend wieder im normalen Überblick sichtbar – samt aller Verknüpfungen und Historie.
Tipp: Nutzen Sie die Archivierungsfunktion regelmäßig, um Ihre Übersichten schlank und fokussiert zu halten – besonders nützlich bei Projekten oder Angeboten, die abgeschlossen sind, aber nicht gelöscht werden sollen.
Aktualisiert am: 28/03/2025
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