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Wie erstelle ich eine Bestandsänderung?

Dieser Artikel gehört zum Modul Lagerverwaltung. Die Lagerverwaltung ist im Robaws Pro Paket enthalten.

In Robaws kann eine Bestandsänderung auf zwei Arten passieren: manuell oder automatisch.

In beiden Fällen wird erst dann wirklich etwas am Bestand geändert, wenn die Bestandsänderung gebucht ist.

Manuelle Bestandsänderung

Eine manuelle Bestandsänderung nutzt du z. B. für Wareneingänge, Umbuchungen zwischen Lagerorten oder Korrekturen.

So erstellst du eine manuelle Bestandsänderung

Öffne das Modul Lagerverwaltung.
Klicke auf Hinzufügen, um eine neue Bestandsänderung zu erstellen.
Wähle den passenden Lagerort über von und/oder zu (je nachdem, ob du ausbuchst, einbuchst oder umbuchen willst).
Füge die Artikel hinzu und trage die Mengen ein.
Speichere die Bestandsänderung.
Buche sie anschließend über den Aktionsbutton oben (siehe Abschnitt „Bestandsänderung buchen“).

Bestandsänderung - Felder

Feld	Beschreibung
Datum	Datum, an dem die Bestandsänderung erfolgt.
Status	Durch das Zuweisen eines Status bekommst du eine bessere Nachverfolgung in der Übersicht der Materialinstallationen. Status erstellst du in den Einstellungen.
Verantwortlich	Mitarbeiter, der die Lageränderung bucht.
Mitgegeben an Mitarbeiter	Welcher Mitarbeiter hat einen Artikel oder ein Gerät mitgenommen?
Mitgegeben an Nachunternehmer	Falls der Artikel oder das Gerät an einen Subunternehmer mitgegeben wurde.
Bestellung	Wenn du eine Bestandsänderung mit einer Bestellung verknüpfst, siehst du in der Bestellübersicht ganz einfach, zu wie viel Prozent die Lieferung bereits erfolgt ist. Wenn zum Beispiel 10 Schrauben bestellt wurden, aber effektiv nur 3 im Lager geliefert wurden, zeigt die Grafik 30% abgeschlossen an.
Von	Wenn es sich um eine ausgehende Lageränderung handelt. Du wählst aus, aus welchem Lagerort die Artikel entnommen wurden. Dadurch wird die Menge in der Lagerort-Übersicht entsprechend reduziert.
Zu	Wenn es sich um eine eingehende Lageränderung handelt. Du wählst aus, in welchen Lagerort die Artikel hinzugefügt werden. Dadurch wird die Menge in der Lagerort-Übersicht entsprechend erhöht.
Beschreibung	Du kannst zu dieser Lageränderung eine zusätzliche Beschreibung notieren.
Bestellung Referenz	Die Bestell- und Projektreferenz wird automatisch in den Zeilen der Eingangsrechnung ausgefüllt, sofern Robaws diese beim Verarbeiten der Eingangsrechnung findet.
Inventar	Mehr dazu in diesem Abschnitt: Bestandsaufzählung.

Inventar

Die Funktion „Inventar“ nutzt du, wenn du den gezählten Bestand als neuen Ist-Bestand übernehmen willst. Dabei wird keine Zu- oder Abgangsbewegung erfasst, sondern der Bestand wird anhand der Zählung überschrieben.

Das gilt nur für den Lagerort, der in der Bestandsänderung ausgewählt wurde. Wenn du für diesen Artikel Bestand auf mehreren Lagerorten führst, musst du für jeden Lagerort eine separate Bestandszählung erfassen.

Die Funktion „Bestandszählung“ ist auch in der Robaws App verfügbar.

Automatische Bestandsänderung

Du kannst in den Einstellungen automatische Bestandsänderungen aktivieren.

Damit wird bei bestimmten Aktionen automatisch eine Bestandsänderung erstellt und gebucht.

Die Beispiele oben richten jeweils eine Bestandsänderung ein, wenn ein Schritt von A nach B erfolgt.

Zum Beispiel sorgt die dritte Option dafür, dass beim Abrechnen eines Arbeitsberichts eine Bestandsänderung erstellt wird.

Achte darauf, dass die gewählte Automatisierung keine doppelte Bestandsänderung auslöst. Überlege dir das daher gut.

Bei automatischen Bestandsänderungen werden diese automatisch gebucht.

Eine Bestandsänderung buchen

Erst nach dem Buchen wird der Bestand tatsächlich angepasst.

So buchst du eine Bestandsänderung

Öffne die Bestandsänderung.
Klicke oben auf den Aktionsbutton zum Buchen.

Eine automatische Bestandsänderung wird sofort gebucht!

Sobald die Bestandsänderung gebucht ist, können keine Änderungen mehr vorgenommen werden.

Nach dem Buchen wird der Lagerbestand deiner Artikel angepasst (Artikel > auf Lager).

Bestandsänderung mit Bestellungen verknüpfen

Wenn du eine Lieferung auf Basis einer Bestellung erhältst, ist es sinnvoll, die Bestandsänderung mit dieser Bestellung zu verknüpfen.

So siehst du später, wie viel Prozent der Bestellung bereits eingetroffen ist.

So verknüpfst du eine Bestandsänderung mit einer Bestellung

Öffne die betreffende Bestellung.
Erstelle die Bestandsänderung aus der Bestellung heraus, damit die Artikel automatisch übernommen werden.
Buche die Bestandsänderung.

In der Bestellübersicht wird danach sichtbar, zu wie viel Prozent die Bestellung bereits eingetroffen ist.

Im obigen Beispiel sind 100% der Bestellung über eine gebuchte Bestandsänderung eingetroffen.

Eine automatische Buchung kann nicht mit einer Bestellung verknüpft werden

Übersicht über nachzubestellende Artikel

Wenn du mit Bestandsänderungen arbeitest, solltest du regelmäßig prüfen, welche Artikel nachbestellt werden müssen.

Vorbereitung

Stelle zuerst sicher, dass pro Artikel sinnvolle Werte für die Nachbestellung gepflegt sind (z. B. Mindestbestand).

Mindestbestand: Gib hier optional den gewünschten Mindestbestand an. Wenn der Bestand unter diesen Wert fällt, erscheint der Artikel in der Liste „Nachbestellen“.
Gewünschter Lagerstand: Gib hier optional den gewünschten Maximalbestand an. Wenn du nachbestellst, schlägt Robaws vor, bis zu diesem Wert aufzufüllen.

Wenn alle Artikel korrekt eingestellt sind und du eine Übersicht aller nachzubestellenden Artikel sehen willst, gehst du in die Artikelübersicht.

So findest du die Nachbestellen-Liste

Erstelle eine Ansicht „Nachbestellen“, in der dieser erweiterte Filter bereits eingestellt ist.

Gehe in die Artikelübersicht
Klicke auf das „+“ neben den Tab „Alle Artikel“, um eine neue Ansicht zu erstellen
Nenne die Ansicht „Nachbestellen“
Gehe in die erweiterten Filter und setze den Filter auf „Nachbestellen“

Du bekommst dann eine Liste aller dringend nachzubestellenden Artikel.

Außerdem siehst du pro Artikel in der Übersicht ein Diagramm mit der Bestandshistorie des Artikels.

Aktualisiert am: 12/01/2026

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