> ## Knowledge Base Index
> Fetch the complete knowledge base index at: https://support.robaws.com/sitemap.xml
> Use this file to discover available pages before exploring further.
> Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash).

# Import | Algemene uitleg

Met de import tool kan je snel en eenvoudig grote hoeveelheden data **importeren** en bestaande data **updaten** in Robaws. 

*Navigeer snel naar:*
* [Basisprincipes](#2-basisprincipes)
* [Data importeren](#2-data-importeren)
* [Data updaten](#2-data-updaten)
* [Extra mogelijkheden](#2-extra-mogelijkheden)
* [Uitleg per module](#2-welke-modules-kan-je-importeren-of-updaten)

||| Opgelet, de laatste import kan door onze support medewerkers slechts [in sommige gevallen](#3-terugdraaien-import) teruggedraaid worden, daarna is de import definitief!

| Tip: als je niet vertrouwd bent met de import tool, kan je deze best eerst uittesten via staging.robaws.com.  Dit is een testomgeving die geen gevolgen heeft voor je werkomgeving.  Deze wordt 's nachts overschreven waardoor je je testen de volgende dag kwijt bent.



## Basisprincipes

* Als je in je werkomgeving importeert, heeft dit meteen gevolgen voor je data.  **Wees voorzichtig met de import tool** om fouten en datavervuiling te vermijden.  Lees deze uitleg en de [uitleg per module](#2-welke-modules-kan-je-importeren-of-updaten) grondig door.  
* De data die je invult in de import template mag **geen witregels** of lege lijnen bevatten.  Dit stopt de import.
* De data in je template mag **geen formules** bevatten.  Dit blokkeert de import. 
* De data die je invult in de import template moet in het **juiste formaat** staan:

| type veld | type notatie in excel | correct formaat |
| ---- |
| getal | Getal | enkel een getal (geen symbolen als €, %, geen tekst) |
| datum | Korte datumnotatie | 24/12/2025 |
| tekst | Standaard of Tekst | indien deze tekst verwijst naar een gekend gegeven in Robaws (vb status, leverancier, betaalvoorwaarde, dagboek, artikelgroep, keuzelijst van een extra veld, ...) moet de tekst EXACT overeenkomen: zelfde schrijfwijze, hoofdletters, spaties,...) |
| specifieke velden | specifieke waardes | Voor enkele specifieke velden is het de bedoeling dat je gecodeerde waardes ingeeft (bv: lijntype, kostprijsstrategie, verkoopprijsstrategie,...) Kijk hiervoor naar de pagina van de specifieke module. |



## Data importeren

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/image_1n8mr0d.png)

**1) Download de Import template in jouw omgeving. Je vindt deze terug bij instellingen > import**
 In deze template kan je de data dat je wilt importeren, invoegen in het correcte tabblad. Hieronder kan je doorklikken naar de desbetreffende [modules](#2-welke-modules-kan-je-importeren-of-updaten) om te zien waarop er gelet moet worden wanneer je de data invoegt.  Hou rekening met een aantal belangrijke [basisprincipes](#2-basisprincipes).
De meeste modules werken op basis van meerdere tabs, om artikelen in te laden bijvoorbeeld maak je gebruik van zowel het tabblad 'articles' als 'articlesuppliers'. 

**2) Importeer data in Robaws**
Wanneer de data in de Excel correct staat kan je deze uploaden in Robaws met behulp van de knop 'Importeer' . 
Er zal een balkje in het overzicht bijkomen met de datum, het aantal lijnen en de vooruitgang. Als de import klaar is, verandert de status.

| Status | Uitleg |
| ---- |
| Klaar | Import is correct uitgevoerd, data kan je terugvinden in het systeem |
| Klaar met waarschuwingen | Import is uitgevoerd, maar sommigen velden konden niet gevonden worden. Mogelijke problemen: een hoofdrecord dat niet gevonden werd, datum niet in het correcte formaat, kolomtitel die niet bestaat, ... |
| Klaar met fouten | Import is onderbroken en mislukt |

||| Opgelet, de laatste import kan door onze support medewerkers slechts [in sommige gevallen](#3-terugdraaien-import) teruggedraaid worden, daarna is de import definitief!
 
**3) Rapport opvragen**
Indien je met fouten en/of waarschuwingen zit tijdens een import kan je via het rapport de fout raadplegen. Is de fout niet meteen duidelijk kan je support contacteren via de chat of support@robaws.com en helpen we jou verder met de correctie van de fout. 


## Data updaten

Aan de hand van de import template kan ook een update van bestaande fiches gebeuren. Het meest voorkomende voorbeeld hiervan is een prijsupdate. Hierbij kan je in de Excel gebruik maken van de UPDATE_BY kolom. Hierin vul je de naam van de kolom in op basis van welke kolom je de update wilt uitvoeren. Je voert dus niet de waarde van het veld in, dit gebeurt in de kolom zelf. 

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/image_vom19c.png)

In bovenstaand voorbeeld wordt een artikel geüpdatet op basis van het artikelnummer. Indien artikelnummer 'ART123' in Robaws bestaat, zal de prijs van dit artikel geüpdatet worden. Wordt er geen match gevonden, dan wordt er een nieuw artikel toegevoegd met de gegevens op die lijn.  [Per module kan je nalezen](#2-welke-modules-kan-je-importeren-of-updaten) op welke waarden je de updaten kan baseren. 

|| Als je de kolom UPDATE_BY leeg laat, dan wordt er altijd een nieuw item toegevoegd in het systeem.


## Extra mogelijkheden

#### Extra velden
Modules die [extra velden](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-werk-ik-met-extra-velden-graym9/) in Robaws bevatten, zullen in de importtemplate extra kolomtitels hebben zodat je ook de extra velden in de import kan opnemen. 
Indien je de template reeds downloadde en je ziet de titels voor de extra velden niet staan in de file komt dit waarschijnlijk omdat de extra velden nadien zijn toegevoegd. Wanneer je de template opnieuw download zal je deze zien staan. 

### Terugdraaien import
Wanneer de import foutief is afgelopen of je de ingeladen data toch wilt verwijderen om de import te herdoen met enkele aanpassingen dan kunnen wij **de laatste import** terugdraaien. De geïmporteerde data wordt beperkte tijd in een aparte database bijgehouden, daarna is de import definitief. 
Om te bekijken als je de import kan terugdraaien, kan je [support contacteren](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-kan-ik-best-hulp-vragen-18tb2z8/) en dan maken we dit voor jou in orde. Let wel, **enkel de laatste import kan teruggedraaid worden**. Deed je ondertussen een nieuwe import, dan kunnen we de voorgaande niet meer ongedaan maken. 

Bij het terugdraaien worden alle nieuw toegevoegde items terug verwijderd. Werd er een update gedaan, dan heeft** het terugdraaien geen effect op geüpdatete items**, enkel op nieuw toegevoegde.

| Tip: als je een import wenst terug te draaien maar dit kan niet meer, dan kan er soms nog via [bulk update](https://support.robaws.com/nl/article/kan-ik-mijn-velden-in-bulk-aanpassen-7gr1ow/) of [automation](https://support.robaws.com/nl/article/robaws-automation-1de7g1a/) een oplossing gevonden worden.



## Welke modules kan je importeren of updaten?

* [Grootboekrekeningen](/nl/article/import-grootboekrekeningen-1nmz114/) (accountancycodes)
* [Klanten + contactpersonen](/nl/article/import-klanten-cvn8si/) (clients)
* [Leveranciers + contactpersonen](/nl/article/import-leveranciers-sfcobv/) (suppliers)
* [Werknemers](/nl/article/import-werknemers-1sfsnjw/) (employees)
* [Projecten](/nl/article/import-projecten-5stz2c/) (projects)
* [Bestellingen](/nl/article/import-bestellingen-189zcvv/) (purchases)
* [Offertes](/nl/article/import-offerte-1a5imr7/) (offers)
* [Orders](/nl/article/import-orders-1awsqpl/) (orders)
* [Facturen](/nl/article/import-verkoopfacturen-egz369/) (invoices)
* [Creditnota's](/nl/article/import-verkoopfacturen-egz369/) (credits)
* [Aankoopfacturen](/nl/article/import-aankoopfacturen-5186a9/) (incominginvoices)
* [Artikelen, staffelprijzen](/nl/article/import-artikels-1kgf0wt/) (articles)
* [Materieel](/nl/article/import-materieel-1vpyjjp/) (materials) 
* Installaties (materialinstallation)
* [Werkbonnen](/nl/article/import-werkbonnen-4ltyby/) (timetickets)
* [Posten](/nl/article/import-posten-1gmq3yr/) (posts)
* [Vorderingen](/nl/article/import-vorderingstaten-1bvd5tj/) (claimstates)
* [Abonnementen](/nl/article/import-abonnementen-1yte6jg/) (subscriptions)
* Planningsitems (planningsitems)
* Voorraadwijzigingen (stockchange)