Hoe werkt de koppeling met Wappy?
De koppeling tussen ROBAWS en Wappy werkt één op één.
Het is mogelijk om de standaard instellingen van Wappy aan te passen.
Je gaat naar instellingen > werkbon > wappy
Wil je de werkbon na controle rechtstreeks doorsturen naar de klant, dan kan je de bovenste knop activeren. De e-mailtemplate die als eerste ingevuld staat wordt gebruikt als e-mail. Je kan bij gebruik van de Wappy-applicatie nog enkele instellingen apart configureren. Zo kan je gebruikers van de applicatie extra toegang verlenen tot bepaalde functionaliteiten van Robaws (klanten en projecten opzoeken) en kunnen zij zelf enkele gegevens invullen (ingave pauze, ingave tijdstip start/stop, ...).
Je kan het aantal minuten die je nodig hebt voor de werkuren aanpassen bij 'Minuten interval'. Bv: als je per 30 minuten werkt kan je bij 'minuten interval' 30 invullen, dan verspringen de minuten van 0 naar 30, in plaats van per minuut. Je kan daarnaast ook opgeven gedurende welke periode een planning zichtbaar moet zijn/blijven.
Bv: indien je alle werkbonnen pas op vrijdag verwerkt, dan kan je het aantal dagen bij de planning uit het verleden op 5 plaatsen. Zo blijven jouw opdrachten van de voorbije week zichtbaar.
Project-, klant- of werknemersstatussen zijn de statussen in ROBAWS. Het project, klant of de werknemer die in de status staat die je hier toevoegt kan geselecteerd worden bij opmaak van een registratie.
bv. Wanneer je werknemers die in status 'in dienst' staan toevoegt dan zal je enkel een tijdsregistratie voor deze werknemer in Wappy kunnen doen. Zo bewaar je het overzicht.
bv. Projecten die op status 'actief' staan worden enkel weergegeven in Wappy.
Taalinstellingen: Wappy is beschikbaar in 5 talen: Nederlands, Frans, Engels, Slovaaks en Roemeens. Dit kan je instellen in de app zelf.
Om een gebruiker voor Wappy toe te voegen druk je op je eigen gebruikersnaam rechts bovenaan. Vervolgens druk je op het plusje bovenaan.
De gebruiker logt steeds in met een e-mailadres die je toevoegt. Werken de werknemers niet met een e-mailadres kan je gerust ééntje uitvinden, de werking in Wappy zal dezelfde blijven. Meerdere werknemers koppelen aan een zelfde e-mailadres lukt niet, je kan maar 1 gebruiker per e-mailadres aanmaken.
Selecteer 'werkbon' als gebruikersrol.
Als je later in de dagplanning werknemers gaat inplannen is het belangrijk dat de gebruiker ook gezien wordt als deze werknemer.
Voeg daarom aan de profiel gegevens van deze gebruiker de juiste werknemer toe.
Het kan gebeuren dat je opdrachten aanmaakt voor jouw personeel maar ze zelf niet kan zien in Wappy. Dit komt omdat je mogelijks jezelf hebt gekoppeld met een 'werknemer'. Als die koppeling geactiveerd staat zal er enkel vertoond worden wat ingepland staat op jouw naam.
Klaar om jouw eerste opdracht op te maken? Daarvoor maak je gebruik van de module dagplanning.
Je klikt een tijdstip aan in de planning waarvoor je een opdracht wenst aan te maken. Er opent een venster om de opdracht informatie aan te vullen.
Het is heel belangrijk om de klant en het juiste project aan te duiden. Hierdoor zal de gebruiker van de app de contactgegevens zoals telefoonnummer, locatie en andere van de klant terugvinden. En dit is natuurlijk heel belangrijk om bij bij nood of vragen iemand te kunnen contacteren.
Door het toevoegen van items kan je materiaal toevoegen die de werknemer nodig heeft op de werf/werkplaats. Zo weet de werknemer voor het starten van de dag welke benodigdheden hij/zij zeker moeten meenemen.
Om extra informatie/taken toe te voegen ga je naar 'detail'. Hier krijg je tekstruimte die in de app te zien zal zijn.
Bij 'bestanden' kan je extra documenten meesturen zoals plannen, certificaten, ... Om op te slaan navigeer je terug naar de dagplanning. Nu is de opdracht ook beschikbaar in de app van de gebruikers.
Je kan ook extra velden laten overkomen in Wappy, jouw extra veld kan je overnemen vanuit je planningsitem, als je dit plaats tussen deze tekens: ${.....} bij jouw Detail op jouw planningsitem, dan zou dit moeten zichtbaar zijn in Wappy.
Wanneer je ingelogd bent in de app zie je op het startscherm een overzicht van alle opdrachten. Het item dat je zopas heeft aangemaakt in de app is hier beschikbaar.
Vervolgens start de registratie in Wappy op. Na het versturen vanuit Wappy wordt een werkbon aangemaakt in ROBAWS.
Wanneer er bij het opmaken van de registratie in Wappy 'regie' werd gebruikt dan zal wat als regie werd geregistreerd als aparte werkbon te voorschijn komen in ROBAWS. Er zullen dus 2 werkbonnen worden aangemaakt voor 1 registratie.
Bij project instellingen heb je de optie "Wappy standaard aan bij bestand:" je kan deze best afzetten in dit geval.
Bij jouw project bestanden kan dit individueel geregeld worden door op de wappy knop te drukken per bestand. Groen = beschikbaar in wappy.
Wens je de foto's te raadplegen die je via Wappy hebt ingevoerd voor een project? Dan kan je klikken in uw project op het symbool 'paperclip' naast de werkbonnen in de inzichten:
De instellingen in ROBAWS over Wappy
Het is mogelijk om de standaard instellingen van Wappy aan te passen.
Je gaat naar instellingen > werkbon > wappy
Wil je de werkbon na controle rechtstreeks doorsturen naar de klant, dan kan je de bovenste knop activeren. De e-mailtemplate die als eerste ingevuld staat wordt gebruikt als e-mail. Je kan bij gebruik van de Wappy-applicatie nog enkele instellingen apart configureren. Zo kan je gebruikers van de applicatie extra toegang verlenen tot bepaalde functionaliteiten van Robaws (klanten en projecten opzoeken) en kunnen zij zelf enkele gegevens invullen (ingave pauze, ingave tijdstip start/stop, ...).
Je kan het aantal minuten die je nodig hebt voor de werkuren aanpassen bij 'Minuten interval'. Bv: als je per 30 minuten werkt kan je bij 'minuten interval' 30 invullen, dan verspringen de minuten van 0 naar 30, in plaats van per minuut. Je kan daarnaast ook opgeven gedurende welke periode een planning zichtbaar moet zijn/blijven.
Bv: indien je alle werkbonnen pas op vrijdag verwerkt, dan kan je het aantal dagen bij de planning uit het verleden op 5 plaatsen. Zo blijven jouw opdrachten van de voorbije week zichtbaar.
Project-, klant- of werknemersstatussen zijn de statussen in ROBAWS. Het project, klant of de werknemer die in de status staat die je hier toevoegt kan geselecteerd worden bij opmaak van een registratie.
bv. Wanneer je werknemers die in status 'in dienst' staan toevoegt dan zal je enkel een tijdsregistratie voor deze werknemer in Wappy kunnen doen. Zo bewaar je het overzicht.
bv. Projecten die op status 'actief' staan worden enkel weergegeven in Wappy.
Taalinstellingen: Wappy is beschikbaar in 5 talen: Nederlands, Frans, Engels, Slovaaks en Roemeens. Dit kan je instellen in de app zelf.
Aanmaken van gebruikers met de juiste gebruikersrol.
Om een gebruiker voor Wappy toe te voegen druk je op je eigen gebruikersnaam rechts bovenaan. Vervolgens druk je op het plusje bovenaan.
De gebruiker logt steeds in met een e-mailadres die je toevoegt. Werken de werknemers niet met een e-mailadres kan je gerust ééntje uitvinden, de werking in Wappy zal dezelfde blijven. Meerdere werknemers koppelen aan een zelfde e-mailadres lukt niet, je kan maar 1 gebruiker per e-mailadres aanmaken.
Selecteer 'werkbon' als gebruikersrol.
Het koppelen van de gebruiker met werknemer.
Als je later in de dagplanning werknemers gaat inplannen is het belangrijk dat de gebruiker ook gezien wordt als deze werknemer.
Voeg daarom aan de profiel gegevens van deze gebruiker de juiste werknemer toe.
Het kan gebeuren dat je opdrachten aanmaakt voor jouw personeel maar ze zelf niet kan zien in Wappy. Dit komt omdat je mogelijks jezelf hebt gekoppeld met een 'werknemer'. Als die koppeling geactiveerd staat zal er enkel vertoond worden wat ingepland staat op jouw naam.
Het aanmaken van een opdracht.
Klaar om jouw eerste opdracht op te maken? Daarvoor maak je gebruik van de module dagplanning.
Je klikt een tijdstip aan in de planning waarvoor je een opdracht wenst aan te maken. Er opent een venster om de opdracht informatie aan te vullen.
Het is heel belangrijk om de klant en het juiste project aan te duiden. Hierdoor zal de gebruiker van de app de contactgegevens zoals telefoonnummer, locatie en andere van de klant terugvinden. En dit is natuurlijk heel belangrijk om bij bij nood of vragen iemand te kunnen contacteren.
Door het toevoegen van items kan je materiaal toevoegen die de werknemer nodig heeft op de werf/werkplaats. Zo weet de werknemer voor het starten van de dag welke benodigdheden hij/zij zeker moeten meenemen.
Om extra informatie/taken toe te voegen ga je naar 'detail'. Hier krijg je tekstruimte die in de app te zien zal zijn.
Bij 'bestanden' kan je extra documenten meesturen zoals plannen, certificaten, ... Om op te slaan navigeer je terug naar de dagplanning. Nu is de opdracht ook beschikbaar in de app van de gebruikers.
Je kan ook extra velden laten overkomen in Wappy, jouw extra veld kan je overnemen vanuit je planningsitem, als je dit plaats tussen deze tekens: ${.....} bij jouw Detail op jouw planningsitem, dan zou dit moeten zichtbaar zijn in Wappy.
Registratie in Wappy
Wanneer je ingelogd bent in de app zie je op het startscherm een overzicht van alle opdrachten. Het item dat je zopas heeft aangemaakt in de app is hier beschikbaar.
Vervolgens start de registratie in Wappy op. Na het versturen vanuit Wappy wordt een werkbon aangemaakt in ROBAWS.
Waarom worden er 2 werkbonnen aangemaakt in ROBAWS na het versturen uit Wappy?
Wanneer er bij het opmaken van de registratie in Wappy 'regie' werd gebruikt dan zal wat als regie werd geregistreerd als aparte werkbon te voorschijn komen in ROBAWS. Er zullen dus 2 werkbonnen worden aangemaakt voor 1 registratie.
We hebben gezien dat bestanden die we koppelen op projectniveau ook zichtbaar zijn in Wappy, hoe kunnen we dit deactiveren?
Bij project instellingen heb je de optie "Wappy standaard aan bij bestand:" je kan deze best afzetten in dit geval.
Bij jouw project bestanden kan dit individueel geregeld worden door op de wappy knop te drukken per bestand. Groen = beschikbaar in wappy.
Wens je de foto's te raadplegen die je via Wappy hebt ingevoerd voor een project? Dan kan je klikken in uw project op het symbool 'paperclip' naast de werkbonnen in de inzichten:
Bijgewerkt op: 30/05/2022
Dankuwel!