> ## Knowledge Base Index
> Fetch the complete knowledge base index at: https://support.robaws.com/sitemap.xml
> Use this file to discover available pages before exploring further.
> Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash).

# Hoe stuur ik mijn aankoopfacturen naar Robaws via de Robawsbox?

Vanaf 1 januari 2026 is het een wettelijke verplichting in België om facturen tussen BTW-plichtigen te verzenden [via Peppol](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-werkt-de-koppeling-met-peppol-dhftun/).  
Aankoopfacturen die niet via Peppol worden verstuurd (vb van buitenlandse leveranciers of OA's) kan je eenvoudig naar Robaws sturen via de Robawsbox.

| TIP: bekijk onze [webinar over aankoopfacturen](https://support.robaws.com/nl/article/webinar-aankoopfacturen-tbzon5/) om snel een inzicht te krijgen in de werking ervan

Een **Robawsbox** is een mailadres dat gebruikt wordt om **aankoopfacturen** naartoe te sturen. De aankoopfacturen die je verstuurt naar de Robawsbox worden daarna automatisch toegevoegd in jouw Robaws omgeving. Het gebruik van de Robawsbox is zeer **tijdsbesparend**. Je kan mails van leveranciers bijvoorbeeld meteen doorsturen naar Robaws, waardoor je de pdf-documenten niet meer moet downloaden op jouw computer om deze daarna opnieuw up te loaden in Robaws.

Een Robawsbox kan je gebruiken in **combinatie** met [OCR](https://support.robaws.com/nl/article/het-gebruik-van-ocr-91ydnx/) of [UBL](/nl/article/ubl-versturen-en-ontvangen-k4jliv/), maar dat is niet verplicht. 
* [OCR](https://support.robaws.com/nl/article/het-gebruik-van-ocr-91ydnx/) gebruik je om een factuur in .pdf formaat om te zetten naar leesbare tekst voor een softwarepakket zoals Robaws.  In combinatie met de Robawsbox is dit uiteraard wel een grote meerwaarde. Het zorgt ervoor dat ook de lijnen en gegevens van het doorgestuurde document automatisch toegevoegd worden. Afhankelijk van het [type OCR](https://support.robaws.com/nl/article/wat-is-het-verschil-tussen-snelle-en-premium-ocr-1q3k5bv/) dat gebruikt wordt, zullen de lijnen ook allemaal afzonderlijk ingelezen worden.
* [UBL](/nl/article/ubl-versturen-en-ontvangen-k4jliv/) betekent dat je een factuur in .xml ontvangt, deze moet niet meer omgezet worden naar een leesbare tekst.  Alle gegevens die meegegeven worden in het UBL bestand van de leverancier, worden ingelezen bij het aanmaken van de aankoopfactuur in Robaws. Zit er geen PDF bij het bestand, dan bouwt Robaws zelf een [factuurbeeld](/nl/article/wat-is-een-factuurbeeld-1xnr3h9/) op zodat je de factuur toch kan nalezen.

Je kan gebruik maken van één Robawsbox, maar je kan er ook meerdere aanmaken. Zo kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om één Robawsbox aan te maken per type OCR zodat je bij het versturen zelf een keuze kan maken met welk [OCR type](https://support.robaws.com/nl/article/wat-is-het-verschil-tussen-snelle-en-premium-ocr-1q3k5bv/) je de factuur laat inlezen. Het gebruik van meerdere Robawsboxen kan ook een meerwaarde zijn als je met [meerdere bedrijven](https://support.robaws.com/nl/article/meerdere-bedrijven-111vafd/) werkt. 

## Gebruik

De Robawsbox dient voor 3 toepassingen:
* De Robawsbox kan gebruikt worden als **effectief mailadres** om mails met een aankoopfactuur als bijlage naartoe te sturen. Dit doe je vanuit jouw mailbox. 
* Daarnaast kan de Robawsbox gebruikt worden als je aankoopfacturen **uploadt in Robaws**. Dit doe je via het overzicht van de aankoopfacturen, met de actieknop **aankoopfacturen uploaden** bovenaan in de balk. Je kan vervolgens de Robawsbox kiezen die je wenst te gebruiken.
* Tot slot wordt de [Robaws App](/nl/article/robaws-app-qmemlr/) gebruikt bij het **uploaden van een kasticket vanaf je smartphone**. Je kan bij het versturen kiezen welke Robawsbox je hiervoor wil gebruiken (indien er meerdere robawsboxen gekend zijn).  

Van zodra de aankoopfacturen doorgestuurd worden, komen deze in Robaws terecht.
Bij gebruik van de OCR premium, worden deze eerst nog toegevoegd in de 'scans in behandeling'. Deze kan je raadplegen via de actieknop **scans in behandeling** in de balk bij het overzicht van de aankoopfacturen. 

## Instellingen

Via instellingen > aankoopfacturen > Robawsbox kan je één of meerdere Robawsboxen aanmaken. 

#### Algemene instellingen

Enkele instellingen zijn van toepassing** voor alle Robawsboxen** die aangemaakt werden in de omgeving. Hier kan je geen onderscheid maken per Robawsbox.

| Instelling | Uitleg |
| ---- |
| Dubbele aankoopfacturen blokkeren en melden | Als deze functie geactiveerd is, kan je een aankoopfactuur niet nogmaals uploaden. Indien je dit probeert, zal je een melding krijgen dat dit mislukt is. |
| [Goedkeuringsaanvraag](/nl/article/goedkeuringsflow-jyui6t/) automatisch starten voor aankoopfacturen via de Robawsbox | Als deze functie geactiveerd is, zal bij het uploaden van een aankoopfactuur meteen de [goedkeuringsaanvraag](/nl/article/goedkeuringsflow-jyui6t/) voor deze factuur gestart worden. |
| Probeer artikelen te koppelen | Er wordt gekeken als er artikelen in de database zitten die automatisch gekoppeld kunnen worden aan de aankoopfactuur die ingelezen werd. |
| Probeer bestellingen te koppelen | Er wordt gekeken naar de lijnen van de ingelezen aankoopfactuur. Als daar de artikelen, aantallen, totaalbedragen hetzelfde zijn als een lijn van een bestelling, wordt deze bestelling automatisch gekoppeld. |


#### Instellingen per Robawsbox

Naast deze algemene instellingen, zijn er ook nog instellingen die **per Robawsbox** specifiek ingesteld kunnen worden. 

| Instelling | Uitleg |
| ---- |
| E-mail achtervoegsel | Deze functie is pas zichtbaar als je meer dan 1 Robawsbox instelt. Dit is het achtervoegsel die na de punt komt na de bedrijfsid. Op deze manier maak je een onderscheid tussen de verschillende Robawsboxen. |
| [Bedrijf](https://support.robaws.com/nl/article/bedrijf-6f3ghh/) | Je kan aan een Robawsbox reeds een [bedrijf](https://support.robaws.com/nl/article/bedrijf-6f3ghh/) koppelen. Indien je gebruik maakt van [meerdere bedrijven](https://support.robaws.com/nl/article/meerdere-bedrijven-111vafd/), kan je op deze manier reeds een bedrijf vastzetten op de aankoopfactuur. |
| [Dagboek](https://support.robaws.com/nl/article/dagboek-1t3et3y/) | Je kan aan een Robawsbox reeds een [dagboek](https://support.robaws.com/nl/article/dagboek-1t3et3y/) koppelen. Dit zorgt ervoor dat je bij het gebruik van meerdere dagboeken ervoor zorgt dat de juiste nummering gevolgd wordt. |
| Verzender beperken tot | Indien je wil beperken vanuit welke mailadressen er gestuurd wordt, dan geef je de mailadressen die mogen sturen hier in. Indien dit niet het geval is, kan je dit leeg laten. |
| [UBL](/nl/article/ubl-versturen-en-ontvangen-k4jliv/) verwerken | Deze functie moet geactiveerd zijn als je het inlezen van [UBL](/nl/article/ubl-versturen-en-ontvangen-k4jliv/) wil activeren. |
| DICO verwerken | Deze functie moet geactiveerd zijn als je aankoopfacturen in [DICO](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-werkt-de-dico-integratie-1h6oxz9/)-formaat wil laten inlezen. DICO is de digitale standaard van de Nederlandse bouw- en installatiesector (Ketenstandaard). Deze instelling is enkel zichtbaar in een omgeving met Nederlandse functionaliteiten. |
| CII/ZUGFeRD Verwerken | Deze functie moet geactiveerd zijn als je facturen in CII-formaat wil laten inlezen. Ze zorgt er ook voor dat de XML uit een ZUGFeRD-PDF gehaald en verwerkt wordt. |
| [OCR](https://support.robaws.com/nl/article/het-gebruik-van-ocr-91ydnx/) toepassen | Deze functie moet geactiveerd zijn als je het toepassen van [OCR](https://support.robaws.com/nl/article/het-gebruik-van-ocr-91ydnx/) wil activeren. |
| [OCR type](https://support.robaws.com/nl/article/wat-is-het-verschil-tussen-snelle-en-premium-ocr-1q3k5bv/) | Deze functie komt pas zichtbaar als de functie 'OCR toepassen' geactiveerd werd. Hier kan je de keuze maken tussen de 2 [types OCR](https://support.robaws.com/nl/article/wat-is-het-verschil-tussen-snelle-en-premium-ocr-1q3k5bv/). |