> ## Knowledge Base Index
> Fetch the complete knowledge base index at: https://support.robaws.com/sitemap.xml
> Use this file to discover available pages before exploring further.
> Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash).

# Hoe maak ik een werkbon aan?

Een **werkbon** registreert wat er op een werf gepresteerd is: de uren van je werknemers, het materieel dat ingezet werd en de artikels die verbruikt zijn. Zo weet je per dag en per project wat een werk gekost heeft.

Een werkbon is **geen** factuur, maar je kan er wel een factuur of een order van maken.

## Een werkbon aanmaken

Je maakt een werkbon het best aan op de plaats waar het werk al gekend is, zodat de klant, het project en het adres meteen meekomen:

* **In de module werkbonnen** — klik op de actieknop **toevoegen**. Alles vul je zelf in.
* **Vanuit een planningitem** — open het planningitem en klik in het blok **overzicht** op de **+** naast Werkbonnen.
* **Vanuit een project, order, klant, installatie, aankooporder of aankoopfactuur** — ook daar staat de **+** naast Werkbonnen in het blok **overzicht**. Bij een project en een aankoopfactuur heb je bovendien de actieknop **maak werkbon**.
* **Automatisch na een stockwijziging** — zet de schakelaar **werkbon aanmaken na stockwijziging inboeken** aan via **instellingen > stockwijzigingen > werkbon maken na inboeken**. Elke ingeboekte stockwijziging levert dan een werkbon op met de gebruikte artikels erop.

Werk je met [Wappy](https://support.robaws.com/nl/article/wappy-instellingen-1cdvql3/), dan hoef je zelf niets aan te maken: je monteur vult de werkbon in de app in en die komt automatisch in Robaws terecht, gelinkt aan het planningitem.

| Heb je een werkbon die sterk lijkt op een vorige? Selecteer de werkbon in het overzicht en gebruik de actieknop **dupliceren**.

## De werkbonfiche invullen

###### Werkbon gegevens

Bovenaan staat de kaart **werkbon gegevens** met de algemene gegevens van de werkbon. Welke velden je precies ziet, hangt af van je instellingen en van welke modules je gebruikt.

| Veld | Waarvoor je het gebruikt |
| ---- |
| Titel | Een eigen titel voor de werkbon. Dit veld verschijnt enkel als de schakelaar **gebruik titel** aanstaat bij de werkboninstellingen. |
| Datum | De dag waarop gepresteerd is. Deze datum bepaalt ook waar de werkbon in de analyse en de kalender terechtkomt. |
| Verantwoordelijke | De Robaws-gebruiker die de werkbon opvolgt. |
| Project | Kies je een project, dan vult Robaws de klant, de klantreferentie en het werfadres aan. |
| Klant | De klant voor wie je werkt. Dit is de klant waarop straks gefactureerd wordt. |
| Eindklant | Enkel zichtbaar als je met eindklanten werkt (**instellingen > algemeen > instellingen**). |
| Dagplanning | Het planningitem waaruit de werkbon voortkomt. Kies je er een, dan komen klant, project en order mee. |
| Order | De order waaraan je de werkbon hangt. Robaws vult dan het project en de klantreferentie aan. |
| Klant referentie | De referentie van je klant, bijvoorbeeld zijn bestelnummer. |
| Regie Nr. | Je eigen nummer voor regiewerk. |
| Status | De status van de werkbon. Je beheert de lijst bij de stamgegevens van de werkboninstellingen. |
| Bedrijf | Enkel zichtbaar als je met meerdere bedrijven werkt. |
| Installaties | De installaties waaraan gewerkt is. Je kan er meerdere selecteren. |
| Regie | Vink dit aan als het om regiewerk gaat. |
| Opmerkingen | Vrije tekst. Wil je hier altijd dezelfde tekst zien staan, vul dan de **standaardopmerking** in bij de werkboninstellingen. |
| Getekend door | De naam van wie de werkbon aftekent. Zie ook het tabblad handtekening hieronder. |

Werk je met [extra velden](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-werk-ik-met-extra-velden-graym9/), dan komen die onderaan dezelfde kaart te staan.

###### Adres

Het adresblok is het **werfadres** — dus waar het werk uitgevoerd wordt, niet het facturatieadres van je klant. Kies je een project, een order of een klant, dan stelt Robaws het bijhorende adres voor.

###### Werknemer uren

In het blok **werknemer uren** registreer je wie hoelang gewerkt heeft.

Uren voeg je altijd toe met een **uurcode**: een artikel van het type 'uurcode - werknemer'. Die uurcode bepaalt de kostprijs en de verkoopprijs van het uur. Hoe je uurcodes aanmaakt en aan je werknemers koppelt, lees je in [hoe ga ik om met uren / bewerking in Robaws](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-ga-ik-om-met-uren-bewerking-in-robaws-1s6o1x9/). Werk je met [uursoorten](https://support.robaws.com/nl/article/wat-zijn-uursoorten-1k733wz/), dan neemt Robaws de uursoort van de uurcode automatisch over op de uurlijn.

Het blok is één tabel. Je klikt op **lijn toevoegen** en vult per lijn de **werknemer**, de **uurcode** en het aantal **uren** in. Daarnaast staan **opmerkingen**, **te factureren uren**, **kostprijs**, **prijs**, **btw** en **totaal**. Er komen kolommen bij zodra je de bijhorende functie gebruikt: **uursoort**, **activiteit**, **post**, en **startuur**, **einduur** en **pauze (m)**.

Je kan één werkbon per werknemer maken, of één werkbon voor een hele ploeg: je voegt dan gewoon meerdere lijnen of kaarten toe.

| Vul je start- en einduur in, dan berekent Robaws de uren zelf. Wil je die uren op een vast interval laten afronden, vul dan **afrondingsminuten voor werkuren** in bij de werkboninstellingen.

De kolommen **startuur**, **einduur** en **pauze (m)** verschijnen pas als de schakelaars **ingave tijdstip start/stop** en **ingave pauze** aanstaan. Die vind je bij de Wappy-kaart van de werkboninstellingen, maar ze gelden ook voor de werkbon in Robaws zelf.

###### Materieel uren

Het blok **materieel uren** registreert hoelang een machine of voertuig ingezet is. Je kiest per lijn het **materieel**, het bijhorende **artikel** (een uurcode van het type materieel), het **aantal** en de **eenheid**. Daarnaast staan **te factureren aantal**, **kostprijs**, **prijs**, **btw** en **totaal**.

|| Dit blok verschijnt enkel als de schakelaar **toon materieel uren** aanstaat bij de werkboninstellingen.

###### Kilometers

In het blok **kilometers** vul je per werknemer de **km heen** en de **km terug** in. Robaws telt die op in **km totaal**. In de kolom **mobiliteit** kies je het mobiliteitstype dat de vergoeding bepaalt; hoe je die types opzet, lees je in [hoe pas ik een mobiliteitsvergoeding toe](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-pas-ik-een-mobiliteitsvergoeding-toe-12u4f4q/).

De knop **doe een gok** wist de bestaande kilometerlijnen en maakt een nieuwe lijn per werknemer uit het blok werknemer uren. Robaws vult die lijnen niet in op basis van een routeberekening, maar met wat al gekend is:

* de **kilometers** die op de projectfiche staan, en het mobiliteitstype uit het veld **mobiliteit** van de werknemer;
* daarbovenop een tweede lijn met de **afstand woon/werk** van de werknemer, als bij hem de schakelaar **woon/werk mobiliteit toepassen** aanstaat.

Staat bij een werknemer de schakelaar **mobiliteit toepassen** uit, dan krijgt hij geen projectlijn.

|| Ook dit blok verschijnt enkel als de schakelaar **toon kilometers** aanstaat.

###### Items

Op het tabblad **items** zet je wat er verbruikt of geplaatst is: artikels, materieel en installaties. Dat zijn de lijnen die straks op je factuur komen. Naast **artikel**, **omschrijving**, **aantal**, **eenheid** en de prijskolommen kan je hier ook met **posten** en **activiteiten** werken. Met de kolom **lijn** kies je het lijntype, bijvoorbeeld om een tussentitel of een tekstlijn toe te voegen.

###### Handtekening

Op een smartphone, tablet of pc met touchscreen laat je de klant op het tabblad **handtekening** aftekenen, met zijn naam in het veld **getekend door**. Zo heb je meteen een bewijs dat je met de factuur kan meesturen.

Of die handtekening ook op de pdf komt, bepaalt de schakelaar **pdf handtekening** bij de werkboninstellingen. Staat die uit, dan komt er een tekstueel handtekeningblok op de pdf.

###### Bestanden en foto's

Op het tabblad **bestanden** hangen de documenten en foto's van de werkbon — ook wat je monteur via [Wappy](https://support.robaws.com/nl/article/wappy-bestanden-1yv0wq4/) uploadt. Het aantal bestanden staat als teller op het tabblad.

Wil je die foto's op de werkbon-pdf, zet dan per pdf-template de schakelaar **toon foto's op pdf** aan via **instellingen > werkbon instellingen > pdf > templates**. Robaws neemt dan alle afbeeldingen van de werkbon mee, alfabetisch op bestandsnaam, met de bestandsnaam eronder.

###### Opmerkingen, taken en formulieren

Op het tabblad **opmerkingen** houd je een interne conversatie over de werkbon bij. Op **taken** zet je wat er nog moet gebeuren. Werk je met formulieren, dan komen de ingevulde formulieren op het tabblad **formulieren**. Elk van die tabbladen toont een teller met het aantal items.

## Artikels snel op je lijnen zetten

Je hoeft de lijnen van een werkbon niet één per één op te bouwen. Er zijn drie snellere wegen.

###### Zoeken en naar het klembord kopiëren

Druk ergens in Robaws op **F2** om het venster **artikelen** te openen. Daar zoek je in drie tabbladen: **artikel**, **post** en **artikelgroep**. Vink aan wat je nodig hebt en klik op **naar klembord kopiëren**. Ga daarna naar het tabblad items van je werkbon, klik met de rechtermuisknop op een lijn en kies **plakken**.

|| Het klembord heeft een maximum. Kopieer je te veel artikels in één keer, dan meldt Robaws dat niet alles bewaard kon worden.

###### Lijnen kopiëren en plakken

Op de blokken **werknemer uren**, **materieel uren** en op het tabblad **items** werkt hetzelfde principe binnen Robaws zelf. Vink de lijnen aan, klik met de rechtermuisknop en kies **kopiëren**. Open een andere werkbon, klik met de rechtermuisknop op de plaats waar de lijnen moeten komen en kies **plakken**. Handig als je week na week dezelfde ploeg of dezelfde machines registreert.

###### Artikels uit een webshop

Werk je met een webshopkoppeling, dan laad je artikels rechtstreeks in vanuit je leverancier. Klik op de actieknop **webshops** (of druk op **F3**), open de webshop en vul je mandje. Met **importeer artikelen uit mandje naar Robaws** komen die artikels in je artikelbibliotheek terecht, en meteen ook op je klembord, zodat je ze op de werkbonlijnen kan plakken.

Robaws ondersteunt onder andere Van Marcke, Rexel, Cebeo, Facq, Desco, Deschacht, Dupont, Würth en Technische Unie. Je activeert en configureert ze via **instellingen > integraties**. Zijn er nog geen webshops ingesteld, dan krijg je daar een melding van.

## Je werkbonnen bekijken

Rechtsboven in de module wissel je met drie actieknoppen tussen drie weergaven:

* **Tabel** — het klassieke overzicht met je eigen kolommen, filters en sortering. Hoe je dat instelt, lees je in [gebruik van overzichtsschermen](https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-overzichtsschermen-1ee6j2y/).
* **Analyse** — de totalen van je uren, kostprijs en verkoopprijs, met grafieken per werknemer, per uurcode, per project en per kilometers. De analyse volgt je filters en zoekterm uit de tabel.
* **Kalender** — een gedetailleerd beeld van de prestaties per werknemer, met het aantal uren per prestatie. Is een werknemer afwezig, dan zie je dat ook op de kalender.

In de kalender zit ook de **uur controle**. Klik je op een dag van een werknemer, dan open je zijn uren en keur je ze goed met **opslaan & goedkeuren**. Je kan er ook **aanwezigheidsuren toevoegen** of **afwezigheidsuren toevoegen**. Alles daarover staat in [uurcontrole](https://support.robaws.com/nl/article/uurcontrole-jkznd1/).

| Bevat je omgeving heel veel werkbonnen, dan beperkt Robaws het overzicht tot de laatste werkbonnen en meldt hij dat bovenaan. Met **alle werkbonnen inladen** haal je de rest op.

## Een werkbon factureren

Selecteer één of meerdere werkbonnen in het overzicht en klik op de actieknop **maak factuur**. Op de werkbonfiche zelf staat diezelfde actieknop, waar je meteen het dagboek en het factuursjabloon kiest.

Robaws groepeert daarbij **per klant**: zitten er werkbonnen van verschillende klanten in je selectie, dan krijg je meerdere facturen. Verstuur je een factuur met meerdere werkbonnen via mail, dan worden die werkbonnen tot één pdf samengevoegd.

Met de actieknop **maak order** zet je een werkbon om in een order in plaats van een factuur. Beide actieknoppen verschijnen enkel als de schakelaars **maak factuur** en **maak order** aanstaan bij de werkboninstellingen.

Meer over de verschillende manieren van factureren lees je in [hoe factureer ik één of meerdere werkbonnen](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-factureer-ik-een-of-meerdere-werkbonnen-xtm31c/) en in [te factureren uren](https://support.robaws.com/nl/article/te-factureren-uren-a6hegw/).

###### Facturatiestrategie

De **facturatiestrategie** bepaalt hoe gedetailleerd de werkbon op de factuur komt. Je stelt ze in via **instellingen > werkbon instellingen > instellingen** in het veld **facturatiestrategie**:

| Strategie | Wat er op de factuur komt |
| ---- |
| Detail per werkbon | Elke lijn van de werkbon komt afzonderlijk op de factuur. |
| Detail optelsom werkbonnen | Lijnen met hetzelfde artikel of dezelfde omschrijving worden samengeteld. De factuurlijn wordt dan niet meer aan één werkbon gekoppeld. |
| 1 regel per werkbon | Per werkbon en per btw-tarief komt er één totaallijn op de factuur. |

Welke strategie je kiest, bepaalt ook welke extra velden verschijnen. Bij **1 regel per werkbon** vul je in **1 regel per werkbon totaallijn vermelding** in wat er als omschrijving op die totaallijn moet staan. Bij **detail per werkbon** krijg je drie velden om de omschrijving zelf vorm te geven: **werknemer uren detail vermelding**, **materieel uren detail vermelding** en **lijn detail vermelding bij facturatie**. In al die velden werk je met [vervangingscodes](https://support.robaws.com/nl/article/vervangingscodes-1he52l3/).

## Mandagenregister

Vanuit het werkbonnenoverzicht vraag je via de actieknop **pdf > mandagenregister** een pdf op met de gepresteerde mandagen. Heb je werkbonnen geselecteerd, dan gaat het over die werkbonnen; zonder selectie neemt Robaws je volledige huidige weergave, dus inclusief je filters en je zoekterm.

![Het pdf-menu in de module werkbonnen, met de keuze mandagenregister](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/schermafbeelding-2023-05-11-om_9frz4l.png)

De pdf sorteert eerst per project (alfabetisch) en daarbinnen per week (chronologisch). Werk je met meerdere bedrijven, dan krijgt elk bedrijf zijn eigen deel in dezelfde pdf.

![Een mandagenregister-pdf met de gegevens van de onderaannemer en de uren per werknemer per dag](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/schermafbeelding-2023-05-11-om_hrzwq8.png)

Welke gegevens van de werknemer op de pdf komen, bepaal je zelf in het veld **werknemer formaat** via **instellingen > werkbon instellingen > mandagenregister**. Standaard staat daar `${employeeFullName}`, maar je kan het aanvullen met bijvoorbeeld `${insz}`, `${employeeFunction}` of `${employeeNationality}`. In dezelfde kaart stel je ook de **verklaring**, de **voettekst** en de **te exporteren statussen** in.

Je vraagt hetzelfde mandagenregister ook op vanuit het pdf-menu van een **order** en van een **factuur**.

|| Het mandagenregister hoort bij de Nederlandse functionaliteit. Zie je de actie niet, zet dan de schakelaar **NL features ingeschakeld** aan via **instellingen > algemeen**. Gebruikers met het recht **verkoopprijzen verbergen op werkbon** zien de actie nooit.

## Werkbon templates voor Wappy

Krijg je van je monteurs foto's en documenten door via Wappy, dan wil je die graag geordend terugvinden. Met een **werkbon template** leg je de mappenstructuur vast die een werkbon meekrijgt.

Zo zet je dat op:

* Maak de template aan via **instellingen > werkbon instellingen > wappy > werkbon templates**. Je kiest **maak blanco template** en bouwt de mappen zelf op, of **kies bestaande** om de mappenstructuur van een bestaande werkbon over te nemen. Met **template bewerken** pas je de mappen later nog aan.
* Koppel de template aan de order in het veld **wappy werkbon template** op de orderfiche. De werkbonnen die uit die order voortkomen, nemen de mappen over.
* Zet de schakelaar **toon documentmappen** aan bij de werkboninstellingen, zodat je monteur de mappen ook in Wappy ziet. Die instelling geldt voor elk scherm waar Wappy documenten toont: orders, taken, werkbonnen en installaties.

|| Een template bevat **enkel mappen**, geen bestanden en geen andere instellingen. Neem je de structuur over van een bestaande werkbon, dan komen de documenten van die werkbon dus niet mee.

## Instellingen

Alles hierboven stel je in via het tandwielicoon in de module werkbonnen, of via **instellingen > werkbon instellingen**. De belangrijkste kaarten:

| Kaart | Wat je er instelt |
| ---- |
| Instellingen | De facturatiestrategie, de pdf-handtekening, de afrondingsminuten, de standaardopmerking en welke blokken zichtbaar zijn (materieel uren, kilometers, titel, lijnnummers) |
| Pdf | Je pdf-templates, en per template onder andere of de foto's meekomen |
| Mandagenregister | Het werknemer formaat, de verklaring, de voettekst en de te exporteren statussen |
| Stamgegevens | Je uursoorten, mobiliteitstypes en statussen |
| Wappy | De werkbon templates, de Wappy-instellingen en de schakelaars voor tijdstip, pauze en documentmappen |
| E-mailtemplates | Je eigen mailsjablonen om een werkbon te versturen |

Wil je dat bepaalde gebruikers geen verkoopprijzen op de werkbon zien, dan regel je dat niet hier maar bij de [rechten van je gebruikers](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-stel-ik-de-rechten-van-mijn-gebruikers-in-tthijx/), met het recht **verkoopprijzen verbergen op werkbon**. Die gebruikers zien op de werkbon ook geen marges, totalen en analysebedragen meer.