> ## Knowledge Base Index
> Fetch the complete knowledge base index at: https://support.robaws.com/sitemap.xml
> Use this file to discover available pages before exploring further.
> Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash).

# Hoe kan ik een afwezigheid van een werknemer registreren?

Een werknemer kan om verschillende redenen afwezig zijn: verlof, ziekte, klein verlet, ... Registreer je die uren, dan kloppen zijn uren op het einde van de week en zie je in de [dagplanning](https://support.robaws.com/nl/article/dagplanning-algemeen-1xzg75g/) meteen wie er niet is.

Afwezigheidsuren komen in Robaws op **drie plaatsen** samen:

* [Afwezigheid registreren in de dagplanning](#2-afwezigheid-registreren-in-de-dagplanning)
* [Afwezigheid registreren in Wappy](#2-afwezigheid-registreren-in-wappy)
* [Afwezigheden verwerken in de uurcontrole](#2-afwezigheden-verwerken-in-de-uurcontrole)

Werk je met de module verlofaanvragen, dan hoeft dat niet manueel: [een goedgekeurde verlofaanvraag zet zichzelf om in een planningsitem en in afwezigheidsuren](#2-afwezigheid-via-een-verlofaanvraag).

## Wat je eerst instelt

Voor je een afwezigheid kan registreren, zet je drie zaken klaar.

| Wat | Waarvoor | Waar je het instelt |
| ---- | ---- | ---- |
| Afwezigheidscategorie | De categorie zegt waarover het gaat: verlof, ziekte, klein verlet, ... Ze bepaalt ook de kleur van het item in de dagplanning. | **instellingen > dagplanning > stamgegevens > afwezigheidscategorieën**, of **instellingen > verlofaanvragen** |
| [Uursoort](https://support.robaws.com/nl/article/wat-zijn-uursoorten-1k733wz/) van het type **afwezigheid** | De uursoort zegt hoe de afwezigheid administratief verwerkt wordt. Op elke afwezigheidsuursoort vul je een afwezigheidscategorie in. | **instellingen > werknemers > stamgegevens > uursoort** |
| [Uurrooster](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-kan-ik-een-uurrooster-instellen-voor-mijn-werknemers-wsmd33/) op de werknemer | Robaws leidt uit het uurrooster af hoeveel uren die werknemer per dag afwezig is, pauze inbegrepen. | [werknemersfiche](https://support.robaws.com/nl/article/werknemers-algemeen-1ihtfq0/), veld **Uurrooster** |

||| Zonder uurrooster op de werknemer maakt Robaws geen afwezigheidsuren aan. Die werknemer wordt overgeslagen en Robaws toont een melding met zijn naam.

| Het veld **Uursoort** verschijnt pas zodra je uursoorten ingeschakeld hebt via **instellingen > werknemers**. Werk je met een sociaal secretariaat, vul dan ook de code op de uursoort in: die heb je nodig voor de [SCAB-integratie](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-werkt-de-scab-integratie-os05u9/) of de [export voor Prisma (Sodeco Software)](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-werkt-de-export-voor-prisma-sodeco-software-ak4wgs/).

## Afwezigheid registreren in de dagplanning

Een afwezigheid geef je in de [dagplanning](https://support.robaws.com/nl/article/dagplanning-algemeen-1xzg75g/) in als een gewoon planningsitem, maar met een afwezigheidscategorie in plaats van een opdracht.

1. Ga naar de module **dagplanning**.
2. Maak een nieuw planningsitem aan via de actieknop **toevoegen** bovenaan, of klik in het overzicht op de juiste dag bij de juiste werknemer.
3. Geef een **titel** aan het item.
4. Vul de **start- en einddatum** in. Duurt de afwezigheid meerdere dagen, dan zet je de eerste en de laatste dag van de periode.
5. Voeg bij **Werknemers** de werknemer toe die afwezig is. Je kan er meerdere selecteren, bijvoorbeeld wanneer een hele ploeg samen vrij is.
6. Vul **Afwezigheidscategorie** in.
7. Vul **Uursoort** in.
8. Bewaar het planningsitem.

| Kies je eerst een uursoort, dan vult Robaws de afwezigheidscategorie automatisch in. Kies je eerst een categorie, dan krijg je enkel de uursoorten te zien die bij die categorie horen. Wijzig je nadien de categorie, dan wordt de uursoort leeggemaakt zodat je opnieuw een passende uursoort kiest.

Het planningsitem krijgt in het overzicht de **kleur van de afwezigheidscategorie**. Kende je ook een planningstype toe, dan heeft dat altijd voorrang op de kleur van de categorie. Via de weergave-actieknop bepaal je of je **afwezigheden** in het overzicht wil zien.

||| Een planningsitem met een afwezigheidscategorie is nog geen afwezigheidsuur. Je zet zulke planningsitems om via de knop **Synchroniseer afwezigheden** in de [uurcontrole](#2-afwezigheden-verwerken-in-de-uurcontrole).

| Gaat het om collectief verlof of een feestdag voor je hele bedrijf? Dan werk je makkelijker met een [verlofperiode](https://support.robaws.com/nl/article/kan-ik-verlofperiodes-en-feestdagen-ingeven-in-de-dagplanning-njwcjr/): die kleurt de achtergrond van die dagen in de dag- en projectplanning. Een verlofperiode registreert wel geen uren; daarvoor heb je nog altijd een planningsitem of een verlofaanvraag nodig.

## Afwezigheid registreren in Wappy

Je werknemer kan zijn afwezigheid ook zelf ingeven in het [uren overzicht](https://support.robaws.com/nl/article/wappy-uren-overzicht-gc0rlc/) in [Wappy](https://support.robaws.com/nl/article/wappy-bsi7u6/). Dat is handig voor uren die niet gepresteerd konden worden door ziekte of vakantie.

1. Open het **uren overzicht** in het menu van Wappy.
2. Klik onderaan op **+**.
3. Kies de datum waarvoor je uren registreert. Dat kan vandaag of een dag in het verleden zijn.
4. Kies **afwezigheid**.
5. Vul het aantal **uren** en de **uursoort** in.
6. Verstuur de registratie.

Bij een afwezigheid verschijnen er dus maar twee velden. Voor een afwezigheid wordt er ook **geen werkbon** aangemaakt, in tegenstelling tot een aanwezigheid.

|| De uren die je werknemer via Wappy registreert, komen in de [uurcontrole](https://support.robaws.com/nl/article/uurcontrole-jkznd1/) in Robaws terecht. Daar moet je ze nog bewaren en goedkeuren. Pas na goedkeuring verschijnen ze met een groene check in het uren overzicht in Wappy.

| Het uren overzicht is beschikbaar vanaf een bepaalde Wappy-formule en vereist dat er een werknemer aan de gebruikersfiche gekoppeld is. Welke formule je nodig hebt, lees je bij [Wappy | Licenties](https://support.robaws.com/nl/article/wappy-licenties-on73v7/).

## Afwezigheden verwerken in de uurcontrole

De [uurcontrole](https://support.robaws.com/nl/article/uurcontrole-jkznd1/) is de plaats waar alle aan- en afwezigheidsuren samenkomen en waar je ze goedkeurt. Je vindt ze in de module **werkbonnen** onder de weergave **kalender**, met de **detailweergave** uitgeschakeld.

In dat overzicht is een **gearceerde** cel een afwezigheid en een **niet-gearceerde** cel een aanwezigheid. Klik je op het aantal uren van een dag, dan opent onderaan het detailpaneel met de geregistreerde uren van die werknemer voor die dag.

###### Planningsitems omzetten naar afwezigheidsuren

De afwezigheden die je in de dagplanning ingaf, haal je als volgt binnen:

1. Zet in het overzicht van de uurcontrole de periode open die je wil verwerken.
2. Klik rechtsboven op **Synchroniseer afwezigheden**.
3. Bevestig de vraag die verschijnt.

Robaws neemt daarbij **alle planningsitems in de zichtbare periode met een afwezigheidscategorie** en maakt er afwezigheidsuren van: per dag één lijn, met start- en einduur binnen de uren van het uurrooster van die werknemer.

||| Bij het synchroniseren worden de bestaande afwezigheidsuren in die periode eerst verwijderd en daarna opnieuw aangemaakt. Alle wijzigingen die je manueel in die afwezigheidsuren deed, gaan dus verloren. Uren met de status **Verzonden** blijven wel staan.

| Zijn er ingeplande werknemers zonder uurrooster, dan meldt Robaws na het synchroniseren wie dat zijn. Voor die werknemers worden geen afwezigheidsuren aangemaakt.

###### Afwezigheidsuren manueel toevoegen voor één dag

1. Klik in het overzicht op de cel van de juiste werknemer en de juiste dag.
2. Klik in het detailpaneel onderaan op **Afwezigheidsuren toevoegen**.
3. Vul de lijn aan en bewaar.

Op zo'n lijn vul je volgende velden in:

| Veld | Uitleg |
| ---- | ---- |
| Werknemer | De werknemer die afwezig is. |
| Uursoort | De uursoort van het type afwezigheid. |
| Afwezigheidscategorie | De categorie waaronder de afwezigheid valt. Kies je een uursoort, dan wordt de categorie automatisch overgenomen. |
| Opmerkingen | Vrije toelichting bij de afwezigheid. |
| Startuur en einduur | Het begin en het einde van de afwezigheid. |
| Uren | Het aantal afwezigheidsuren. |
| Status | **Niet gecontroleerd**, **Goedgekeurd** of **Verzonden**. |

###### Afwezigheidsuren in bulk toevoegen

Duurt een afwezigheid meerdere dagen, of gaat het over meerdere werknemers? Dan voeg je de uren in één keer toe.

1. Klik in het overzicht van de uurcontrole linksboven op **+**. Het venster **Aan-/Afwezigheidsuren toevoegen** opent.
2. Vul **Van datum** en **Tot en met datum** in.
3. Selecteer bij **Werknemers** één of meerdere werknemers.
4. Zet **Type** op **Afwezigheid**. De velden project, artikel en activiteit verdwijnen dan, want die horen bij een aanwezigheid.
5. Kies de **Uursoort**.
6. Klik op **Opslaan**, of op **Opslaan & Goedkeuren** als je de uren meteen wil goedkeuren.

Robaws maakt vervolgens per dag in die periode een afwezigheidsuur aan volgens het uurrooster van elke werknemer. Dagen waarop volgens het uurrooster niet gewerkt wordt, worden overgeslagen.

||| De uursoort is verplicht in dit venster. Werknemers zonder uurrooster worden niet meegenomen; Robaws meldt dat per werknemer.

###### Prestaties goedkeuren

Kloppen de geregistreerde uren met wat die werknemer die dag werkelijk gepresteerd of opgenomen heeft, dan keur je ze goed. Een afwezigheidsuur doorloopt drie statussen:

* **Niet gecontroleerd**: de uren staan geregistreerd, maar zijn nog niet nagekeken.
* **Goedgekeurd**: de uren zijn nagekeken en bevestigd.
* **Verzonden**: de uren zijn doorgestuurd naar je sociaal secretariaat. Verzonden uren worden bij een synchronisatie niet meer overschreven.

| Enkel aan- en afwezigheidsuren met een uursoort die **meetelt in het uurschema** worden gebruikt om te berekenen of het aantal te presteren uren van die dag behaald is. Die instelling zet je per uursoort.

## Afwezigheid via een verlofaanvraag

||| De module verlofaanvragen is inbegrepen in de Robaws Pro-licentie.

Werk je met [verlofaanvragen](https://support.robaws.com/nl/article/verlofaanvragen-chkhc7/), dan hoef je niets dubbel te doen. Je werknemer vraagt zijn verlof aan via Wappy of de Robaws App en kiest daarbij enkel een **afwezigheidscategorie**. De verantwoordelijke vult bij de goedkeuring de juiste **uursoort** aan.

Zodra de aanvraag goedgekeurd is, maakt Robaws automatisch:

* een **planningsitem** in de dagplanning, met de werknemer, de afwezigheidscategorie en de uursoort van de aanvraag;
* de bijhorende **afwezigheidsuren** in de uurcontrole.

Wijken de aangevraagde uren af van het uurrooster van de werknemer, dan komt er in de uurcontrole naast de lijn volgens het uurrooster ook een **correctielijn** met het verschil. Die lijn krijgt de opmerking *Correctie uren in verband met uurrooster*.