> ## Knowledge Base Index
> Fetch the complete knowledge base index at: https://support.robaws.com/sitemap.xml
> Use this file to discover available pages before exploring further.
> Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash).

# Hoe kan ik een aanmaning sturen naar mijn klanten?

Robaws heeft geen aparte aanmaningsmodule. Je bouwt je aanmaningsflow op met drie onderdelen die je één keer instelt: **statussen** die aangeven of een factuur vervallen is, een **standaard document** met je aanmaningsbrief, en een **e-mailtemplate** die die brief meestuurt en de status meteen aanpast.

Daarna is een aanmaning versturen een kwestie van de juiste facturen in je overzicht filteren en de e-mail versturen. Wil je het helemaal uit handen geven, dan laat je een [automation](https://support.robaws.com/nl/article/robaws-automation-1de7g1a/) het werk doen.

|| Landspecifiek: Robaws legt geen wettelijke termijnen of kosten op. Wat je bij een laattijdige betaling mag aanrekenen en hoe lang je moet wachten voor je aanmaant, verschilt per land en hangt er ook van af of je aan een consument of aan een onderneming factureert. In België gelden voor facturen aan consumenten strengere regels dan tussen ondernemingen. Stem je aanmaningsflow dus af met je boekhouder.

## Statussen klaarzetten

Robaws levert geen [statussen](https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-statussen-1p16bus/) mee: je maakt ze zelf aan. Voor een aanmaningsflow werk je met minstens vier statussen.

###### Welke statussen heb je nodig?

* **verzonden** — de factuur ligt bij de klant, de betaaltermijn loopt;
* **vervallen** — de vervaldatum is voorbij en er is nog niet betaald;
* **aanmaning** — je hebt aangemaand. Werk je met meerdere niveaus, maak dan *aanmaning 1*, *aanmaning 2* en *aanmaning 3*;
* **betaald** — de factuur is voldaan.

###### Statussen aanmaken

1. Ga naar **instellingen > facturen > statussen**.
2. Klik onderaan in de statuslijst op **Toevoegen**.
3. Vul een **Naam** in en kies een **Kleur**. Die kleur zie je terug in het overzicht van je facturen.
4. Herhaal dit voor elke status en bewaar je instellingen.

###### De vervalinstellingen invullen

In dezelfde kaart **statussen** vertel je Robaws welke statussen wat betekenen. Voor aanmaningen zijn deze twee velden verplicht:

* **Statussen waarin een factuur kan vervallen** — de statussen van waaruit een factuur op vervallen mag springen, bijvoorbeeld *in opmaak*, *verzonden* en *gelezen*.
* **Vervalstatus** — de status die Robaws zet zodra de vervaldatum voorbij is, bijvoorbeeld *vervallen*.

Vul ook **Betaaldstatus** en **Status gedeeltelijk betaald** in. Dan verlaat een factuur je aanmaningslijst automatisch zodra je een betaling registreert.

![Statussen in de factuurinstellingen](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/schermafbeelding-2021-02-16-om_1ia2btk.png)

|| De schrijfwijze moet exact overeenkomen met de naam in je statuslijst, inclusief hoofdletters en spaties. Typ je *Vervallen* in het veld en heet de status in de lijst *vervallen*, dan gebeurt er niets.

| Tip: in het overzicht van je facturen zet Robaws het aantal dagen tussen de vervaldatum en vandaag achter de status, bijvoorbeeld *vervallen (12d)*. Dat gebeurt enkel bij de statussen die je hierboven hebt ingevuld. Maak van die statussen een [apart tabblad](https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-tabbladen-in-het-overzichtsscherm-1d9i0v/) en je hebt in één klik je aanmaningslijst.

## Een aanmaningsbrief opmaken

De brief zelf maak je als [standaard document](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-maak-ik-een-contract-of-extra-standaard-document-op-in-robaws-tg8syy/), zodat je hem later als bijlage aan je e-mail kan hangen.

1. Ga naar **instellingen > facturen > standaard documenten**.
2. Klik op **Toevoegen** en geef het document een **Naam**, bijvoorbeeld *betalingsherinnering*.
3. Typ je brief in de editor.
4. Bewaar je instellingen.

![Standaard document met de aanmaningsbrief](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/schermafbeelding-2021-02-16-om_1xznddv.png =800x380)

Werk in die brief met [vervangingscodes](https://support.robaws.com/nl/article/vervangingscodes-1he52l3/). Robaws vult ze bij het versturen aan met de gegevens van de factuur, zodat je nooit iets manueel hoeft aan te passen. Dit zijn de handigste voor een aanmaning:

| Vervangingscode | Wat Robaws invult |
| --- | --- |
| `${client}` | de naam van de klant |
| `${logicId}` | het factuurnummer |
| `${date}` | de factuurdatum |
| `${expireDate}` | de vervaldatum |
| `${expiredDays}` | het aantal dagen tussen de vervaldatum en vandaag |
| `${totalIncBtw}` | het totaalbedrag inclusief btw |
| `${totalOpen}` | het openstaande bedrag |

| Tip: gebruik `${totalOpen}` in plaats van `${totalIncBtw}`. Heeft de klant al een deel betaald, dan vraag je zo enkel het saldo op.

## Een e-mailtemplate voor de aanmaning

Met een [e-mailtemplate](https://support.robaws.com/nl/article/e-mail-template-10yqa97/) verstuur je de aanmaning zonder elke keer opnieuw een tekst te schrijven.

1. Ga naar **instellingen > facturen > e-mailtemplates**.
2. Klik op **Toevoegen** en geef de template een **Naam**, bijvoorbeeld *aanmaning 1*.
3. Vul het **Onderwerp** in. Ook hier mag je vervangingscodes gebruiken, bijvoorbeeld *Betalingsherinnering factuur `${logicId}`*.
4. Vul **Status bij verzenden e-mail aanpassen naar** in met *aanmaning 1*.
5. Voeg onder **Standaard bijlagen** de factuur en je aanmaningsbrief toe.
6. Typ de tekst van de e-mail en bewaar je instellingen.

![E-mailtemplate voor de aanmaning](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/schermafbeelding-2021-02-16-om_aalz4z.png =800x526)

|| Vergeet **Status bij verzenden e-mail aanpassen naar** niet. Zonder dat veld blijft de factuur op *vervallen* staan en zie je in je overzicht niet welke klanten je al aangemaand hebt.

| Tip: werk je met drie aanmaningsniveaus, maak dan drie templates. Elke template zet de status een niveau hoger en heeft zijn eigen, wat stroevere toon.

## De aanmaning versturen

1. Open het overzicht van je [verkoopfacturen](https://support.robaws.com/nl/article/verkoopfacturen-algemene-uitleg-dzcaaq/) en filter op de status *vervallen*.
2. Open de factuur die je wil aanmanen.
3. Klik bovenaan op de actieknop **E-mail**. Robaws vult meteen het e-mailadres van de klant in.
4. Kies je template *aanmaning 1*. De tekst, de bijlagen en de vervangingscodes worden aangevuld.
5. Verstuur de e-mail. De status van de factuur springt op *aanmaning 1*.

Je kan ook in bulk werken: selecteer meerdere facturen in het overzicht en verstuur ze in één keer met dezelfde template.

## Aanmaningen automatiseren

Wil je niet elke week je overzicht doorlopen, dan bouw je de flow in een [automation](https://support.robaws.com/nl/article/robaws-automation-1de7g1a/):

* trigger: de status van de factuur wordt *vervallen*;
* vertraging: een aantal dagen;
* actie: verstuur de e-mailtemplate *aanmaning 1*.

Na de vertraging kijkt Robaws eerst of de trigger nog geldt. Is de factuur intussen betaald, dan staat de status niet meer op *vervallen* en gaat er geen aanmaning uit. Zet je er nog een tweede en derde stap achter, dan heb je een volledige aanmaningsketen die zichzelf stopt van zodra de klant betaalt.

||| Afhankelijk van je licentie zijn er een aantal automations inbegrepen: bij Starter minder dan bij Go, en bij Go minder dan bij Pro. Wil je er onbeperkt gebruiken, dan is dat een betalende optie. Contacteer je accountmanager voor meer informatie.

## Vragen

###### Wanneer wordt de status automatisch op vervallen gezet?

Robaws controleert dat elke zes uur. Een factuur krijgt de vervalstatus als de vervaldatum voorbij is, als haar huidige status in **Statussen waarin een factuur kan vervallen** staat, en als ze niet gearchiveerd of verwijderd is. Creditnota's komen niet in aanmerking. Reken er dus niet op dat de status op de vervaldag zelf al gewijzigd is.

###### Waarom wijzigt de status van mijn vervallen factuur niet?

Loop deze drie zaken na:

* Staan er statussen in **Statussen waarin een factuur kan vervallen**? Is dat veld leeg, dan doet Robaws niets.
* Is **Vervalstatus** ingevuld?
* Is de status in beide velden exact hetzelfde geschreven als in je statuslijst?

###### Wat gebeurt er als de klant intussen betaalt?

Registreer je een [betaling](https://support.robaws.com/nl/article/betalingen-1hyvmsh/) waarmee de factuur volledig voldaan is, dan zet Robaws de status op je **Betaaldstatus**. Is er maar een deel betaald, dan wordt het je **Status gedeeltelijk betaald**. In beide gevallen valt de factuur uit je aanmaningslijst en stopt een automation die op *vervallen* triggert.

###### Kan ik ook aankoopfacturen laten vervallen?

Ja. Dezelfde velden **Statussen waarin een factuur kan vervallen** en **Vervalstatus** staan in **instellingen > aankoopfacturen**. Ze werken volledig los van je verkoopfacturen, dus je vult ze daar apart in.