> ## Knowledge Base Index
> Fetch the complete knowledge base index at: https://support.robaws.com/sitemap.xml
> Use this file to discover available pages before exploring further.
> Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash).

# Goedkeuringsflow

De **goedkeuringsflow** is een feature die ervoor zorgt dat een bestelling of aankoopfactuur eerst door bepaalde personen **goedgekeurd moeten worden** alvorens verdere actie ondernomen kan worden:
* voor een bestelling: **bestelling mailen** kan pas indien goedgekeurd
* voor een aankoopfactuur: **betaalbestand** genereren kan pas indien goedgekeurd

Een goedkeuringsflow kan je koppelen aan een leverancier. Voor een aankoopfactuur en bestelling voor deze leverancier zal beroep gedaan worden op deze goedkeuringsflow. 
Bij het instellen van een goedkeuringsflow kan je **prioriteiten** bepalen. De prioriteiten zorgen ervoor dat een tweede (en eventueel ook een derde) persoon pas de goedkeuringsaanvraag ontvangt van zodra de persoon in de prioriteit voor zich het document heeft goedgekeurd. 

|| Stel je meerdere personen in bij één prioriteit, dan moeten al deze personen hun goedkeuring geven

|| Is er een projectleider of uitvoerder ingesteld, dan wordt deze persoon overgeslaan indien er geen project aan de bestelbon / aankoopfactuur gekoppeld is

*Voorbeeld:*
*Ik heb een goedkeuringsflow aangemaakt in functie van besteld materiaal voor een project. Op deze goedkeuringsflow staan verschillende prioriteiten.*

| Prioriteit 1 | Prioriteit 2 | Prioriteit 3 |
| ---- |
| Projectleider: bekijkt als materialen kloppen | Verantwoordelijke voor aankoopfacturen | Zaakvoerder: finale goedkeuring |

## Gebruik

De goedkeuringsflow situeert zich op de module van **bestellingen en aankoopfacturen**.
De goedkeuringsflow bestaat uit **verschillende stappen**. Deze stappen moeten doorlopen worden alvorens je van je aankoopfactuur een [betaalbestand](https://support.robaws.com/nl/article/betaalbestand-initieren-10veg5h/) kan genereren.

1. De goedkeuringsflow moet gestart worden. Dit gebeurt manueel op de aankoopfactuur zelf, of kan ook automatisch door de functie te activeren op de [Robawsbox](https://support.robaws.com/nl/article/het-gebruik-van-de-robawsbox-1f9d7g4/).
2. De gebruikers die in de goedkeuringsflow zitten, kunnen rechtsboven de openstaande goedkeuringsaanvragen raadplegen.
3. In het overzicht van de goedkeuringsvragen kunnen ze een actie ondernemen. De mogelijke acties zijn accepteren, weigeren of in wacht plaatsen.
4. Via de goedkeuringsaanvraag krijg je de mogelijkheid om enkele gegevens aan te passen of toe te voegen (bv. project, bestelling, kolom X, prijs, materieel...)
5. Van zodra alle gebruikers die in de goedkeuringflow zitten de aankoopfactuur geaccepteerd hebben, kan er een [betaalbestand](/nl/article/betaalbestand-initieren-10veg5h/) gegenereerd worden.

![Scherm goedkeuringsaanvraag](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/schermafbeelding-2024-11-18-om_1cop72p.png)

| TIP: de flow kan manueel aangepast worden vanuit de bestelling / aankoopfactuur (vb gebruiker verwijderen of wijzigen bij afwezigheid)

| TIP: als de goedkeurder projectleider of uitvoerder is van het project die gekoppeld is aan de lijn van de aankoopfactuur/bestelling zal deze lijn in de accentkleur komen te staan

## Instellingen

Via **instellingen > aankoopfacturen > goedkeuringsaanvraag** of **instellingen > bestelling > goedkeuringsaanvraag** kan je de functie activeren en de verschillende flows aanmaken. De goedkeuringsaanvragen van aankoopfacturen en bestellingen staan los van elkaar en kunnen ook los van elkaar gebruikt worden.
Van zodra deze geactiveerd is, kan je op de leveranciersfiche de correcte goedkeuringsflow toevoegen aan de leverancier. 

| Instelling | Uitleg |
| ---- |
| Naam | De naam die je aan de goedkeuringsflow geeft |
| Gebruikers | Je voegt de gebruikers toe die je aan die prioriteit wil toekennen. Je hoeft dit niet te beperken tot 1 gebruiker, maar je kan er meerdere toevoegen |
| Projectleider | Als je deze functie activeert, wordt de projectleider van het project dat gekoppeld staat aan de aankoopfactuur automatisch meegenomen in deze prioriteit van de goedkeuringsflow |
| Uitvoerder | Als je deze functie activeert, wordt de uitvoerder van het project dat gekoppeld staat aan de aankoopfactuur automatisch meegenomen in deze prioriteit van de goedkeuringsflow |
| Minimum aantal | Dit is het minimum bedrag dat de aankoopfactuur moet hebben alvorens deze prioriteit mee opgenomen wordt in de goedkeuringsflow. |

Er zijn mogelijkheden om via de instellingen ook [statussen](https://support.robaws.com/nl/article/statussen-1p16bus/) in te stellen met betrekking tot de goedkeuringsflow.