Exact Online
Robaws heeft een rechtstreekse koppeling met het online boekhoudprogramma. Door de Robaws - Exact online integratie werken deze pakketten naadloos samen. Je kan in Robaws jouw volledige boekhouding voorbereiden zodat deze 1 op 1 overgenomen wordt in Exact Online.
Voor het activeren van de koppeling ga je naar instellingen > integratie > Exact online.
Zet de actief knop aan. Je zal gevraagd worden om in te loggen in Exact Online en toestemming te geven.
Als dit gelukt is, dan heb je met succes de verbinding tussen Robaws en Exact Online gelegd.
Je kan best in de integratie nog het juiste 'bedrijf' selecteren, ook al is maar 1 beschikbaar.
Als je meerdere administraties hebt is het belangrijk om toegang te geven tot alle administraties in het koppelscherm. Mocht je gemist zijn, moet je de koppeling opnieuw leggen nadat je de koppeling verwijderd hebt in Exact Online via 'mijn Exact Online' > beveiligingcentrum > machtigingen voor mij apps > Robaws intrekken.
Het is belangrijk dat de gebruiker waar je koppeling mee legt alle rechten heeft. Deze moet een 'Kantoorgebruiker' zijn (t.o.v. 'Clientgebruiker'). Je kan deze nagaan in Exact Online: mijn Exact Online > rechten. Controleer dit per administratie.
verkoopfacturen doorboeken naar exact online
aankoopfacturen doorboeken naar exact online
betaalstatus verkoop- en aankoopfacturen terugkoppelen naar Robaws
grootboekrekeningen importeren/synchronieren met Robaws
BTW-tarieven koppelen
Robaws projecten doorsturen als kostenplaatsen naar Exact Online
Robaws activiteiten doorsturen als kostendragers naar Exact Online
Bij het leggen van de integratie tussen Exact Online en Robaws kies je het land waar jouw onderneming gelegen is. Dit is heel belangrijk omdat Exact Online BE en NL twee aparte units zijn. Is dit foutief ingevuld dan zal de koppeling niet kunnen worden gelegd.
Standaard dagboek verkoop en aankoop: Hier kan je een standaard dagboek instellen voor de verkoop- en aankoopfacturen. Indien je meerdere dagboeken hebt in Robaws kan je die koppelen met het juiste Exact Online dagboek door instellingen > integratie > facturatie het veld code in te vullen bij het betreffende dagboek.
Standaard grootboek verkoop en aankoop: Hier kan je de standaard grootboek instellen voor verkoop- en aankoopfacturen. Op een artikel (en voor aankoopfacturen ook op leverancier) kan je een afwijkende grootboekrekening bijhouden. Je kan op een factuurlijn manueel ook de groetboekrekening aanpassen.
Standaard grootboek betaaldienst: Hier kan je de standaard grootboek instellen voor betaaldienst. Op artikel en leverancier kan je een afwijkend grootboekrekening bijhouden. Je kan op een factuurlijn manueel ook de grootboekrekening aanpassen.
Standaard grootboek klanten: Hier kan je de standaard grootboek instellen voor de klanten. Je kan ook altijd manueel de grootboekrekening aanpassen.
Standaard grootboek leveranciers: Hier kan je de standaard grootboek instellen voor de leveranciers. Je kan dit ook manueel nog gaan aanpassen.
Standaard grootboek interne overboekingen, positieve en negatieve betalingsverschillen: Hier kan je de standaard grootboek instellen voor interne overboekingen, positieve en negatieve betalingsverschillen. Je kan dit ook manueel nog gaan aanpassen.
Periode rapportering en periode offset in maanden: Robaws berekent aan de hand van de factuur de periode-datum voor Exact Online. Je kan kiezen tussen maandelijks en kwartaal perioden. Als jouw boekjaar niet start op 1 januari moet je het verschil ingeven in maanden bij 'offset in maanden'. Een boekjaar dat 6 maanden later start (bv. in plaats van 01/2021 > 07/2021), vul je dan bij offset -6 in. Start je boekjaar vorig jaar al (bv in november), dan vul je 2 in.
Gebruik kostenplaatsen: Hiermee kan je projecten doorsturen als kostenplaats en activiteiten als kostendrager. Via de instellingen kan je ervoor kiezen om kostenplaatsen bij ofwel verkoop als aankoopfacturen uit of aan te schakelen. Als dit ingeschakeld is, dan kan je via het overzicht bij de kolom 'Exact online' ervoor kiezen om via het potloodje handmatig te gaan koppelen met een bestaande kostenplaats of -drager in Exact Online. Indien de kostenplaats of -drager nog niet aangemaakt is in Exact Online, zal bij het versturen dit aangemaakt worden.
Activeren van de koppeling
Voor het activeren van de koppeling ga je naar instellingen > integratie > Exact online.
Zet de actief knop aan. Je zal gevraagd worden om in te loggen in Exact Online en toestemming te geven.
Als dit gelukt is, dan heb je met succes de verbinding tussen Robaws en Exact Online gelegd.
Je kan best in de integratie nog het juiste 'bedrijf' selecteren, ook al is maar 1 beschikbaar.
Als je meerdere administraties hebt is het belangrijk om toegang te geven tot alle administraties in het koppelscherm. Mocht je gemist zijn, moet je de koppeling opnieuw leggen nadat je de koppeling verwijderd hebt in Exact Online via 'mijn Exact Online' > beveiligingcentrum > machtigingen voor mij apps > Robaws intrekken.
Het is belangrijk dat de gebruiker waar je koppeling mee legt alle rechten heeft. Deze moet een 'Kantoorgebruiker' zijn (t.o.v. 'Clientgebruiker'). Je kan deze nagaan in Exact Online: mijn Exact Online > rechten. Controleer dit per administratie.
Welke zaken worden ondersteund door de koppeling?
verkoopfacturen doorboeken naar exact online
aankoopfacturen doorboeken naar exact online
betaalstatus verkoop- en aankoopfacturen terugkoppelen naar Robaws
grootboekrekeningen importeren/synchronieren met Robaws
BTW-tarieven koppelen
Robaws projecten doorsturen als kostenplaatsen naar Exact Online
Robaws activiteiten doorsturen als kostendragers naar Exact Online
Instellingen van Exact Online
Bij het leggen van de integratie tussen Exact Online en Robaws kies je het land waar jouw onderneming gelegen is. Dit is heel belangrijk omdat Exact Online BE en NL twee aparte units zijn. Is dit foutief ingevuld dan zal de koppeling niet kunnen worden gelegd.
Standaard dagboek verkoop en aankoop: Hier kan je een standaard dagboek instellen voor de verkoop- en aankoopfacturen. Indien je meerdere dagboeken hebt in Robaws kan je die koppelen met het juiste Exact Online dagboek door instellingen > integratie > facturatie het veld code in te vullen bij het betreffende dagboek.
Standaard grootboek verkoop en aankoop: Hier kan je de standaard grootboek instellen voor verkoop- en aankoopfacturen. Op een artikel (en voor aankoopfacturen ook op leverancier) kan je een afwijkende grootboekrekening bijhouden. Je kan op een factuurlijn manueel ook de groetboekrekening aanpassen.
Standaard grootboek betaaldienst: Hier kan je de standaard grootboek instellen voor betaaldienst. Op artikel en leverancier kan je een afwijkend grootboekrekening bijhouden. Je kan op een factuurlijn manueel ook de grootboekrekening aanpassen.
Standaard grootboek klanten: Hier kan je de standaard grootboek instellen voor de klanten. Je kan ook altijd manueel de grootboekrekening aanpassen.
Standaard grootboek leveranciers: Hier kan je de standaard grootboek instellen voor de leveranciers. Je kan dit ook manueel nog gaan aanpassen.
Standaard grootboek interne overboekingen, positieve en negatieve betalingsverschillen: Hier kan je de standaard grootboek instellen voor interne overboekingen, positieve en negatieve betalingsverschillen. Je kan dit ook manueel nog gaan aanpassen.
Periode rapportering en periode offset in maanden: Robaws berekent aan de hand van de factuur de periode-datum voor Exact Online. Je kan kiezen tussen maandelijks en kwartaal perioden. Als jouw boekjaar niet start op 1 januari moet je het verschil ingeven in maanden bij 'offset in maanden'. Een boekjaar dat 6 maanden later start (bv. in plaats van 01/2021 > 07/2021), vul je dan bij offset -6 in. Start je boekjaar vorig jaar al (bv in november), dan vul je 2 in.
Gebruik kostenplaatsen: Hiermee kan je projecten doorsturen als kostenplaats en activiteiten als kostendrager. Via de instellingen kan je ervoor kiezen om kostenplaatsen bij ofwel verkoop als aankoopfacturen uit of aan te schakelen. Als dit ingeschakeld is, dan kan je via het overzicht bij de kolom 'Exact online' ervoor kiezen om via het potloodje handmatig te gaan koppelen met een bestaande kostenplaats of -drager in Exact Online. Indien de kostenplaats of -drager nog niet aangemaakt is in Exact Online, zal bij het versturen dit aangemaakt worden.
Bijgewerkt op: 26/05/2025
Dankuwel!