> ## Knowledge Base Index
> Fetch the complete knowledge base index at: https://support.robaws.com/sitemap.xml
> Use this file to discover available pages before exploring further.
> Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash).

# E-mail template

Om een offerte, factuur, bestelling, ... te kunnen verzenden via e-mail heb je een e-mailtemplate nodig. Courante communicatie leg je vast in een template, zodat je bij het versturen van een e-mail hierop kan verder werken.

Voordelen:
* **Tijd besparen**: je hoeft je tekst niet elke keer opnieuw in te voeren.
* **Consistent**: zo zorg je ervoor dat jouw communicatie door meerdere collega's op een consistente en professionele manier wordt verzonden.
* **Fouten vermijden**: in de template bepaal je al de juiste teksten en bijlagen. Zo zorg je ervoor dat belangrijke documenten, zoals de algemene voorwaarden, niet vergeten worden.

Maak gebruik van [vervangingscodes](https://support.robaws.com/nl/article/vervangingscodes-1he52l3/) om jouw e-mailtemplates nog verder te personaliseren.
Zo kan je automatisch de klant, het offertenummer, de projectnaam,... al opnemen in de communicatie.

**Bijvoorbeeld:**

*Beste ${clientName},*

*Als bijlage kunt u de offerte ${logicId} terugvinden zoals besproken.*
*Met vriendelijke groeten*

## Aanmaken van een e-mailtemplate

Via **Instellingen > module naar keuze > E-mailtemplates** maak je een e-mailtemplate aan:

| Veld | Omschrijving |
| ---- | ---- |
| Naam | Naam van de e-mailtemplate. Deze naam wordt weergegeven wanneer je meerdere e-mailtemplates hebt, zodat je de juiste keuze kunt maken. |
| CC | Vul hier één of meerdere e-mailadressen in die je standaard in cc wil zetten. Deze adressen worden telkens in cc geplaatst wanneer je een e-mail met deze template verstuurt. |
| BCC | Vul hier één of meerdere e-mailadressen in die je standaard in bcc wil zetten. Deze adressen worden telkens in bcc geplaatst wanneer je een e-mail met deze template verstuurt. |
| Onderwerp | Het onderwerp van de e-mail. Je kan [vervangingscodes](https://support.robaws.com/nl/article/vervangingscodes-1he52l3/) gebruiken om het onderwerp te automatiseren. |
| Berichttekst | De inhoud van de e-mail. Je maakt de tekst op met de opmaakbalk en gebruikt [vervangingscodes](https://support.robaws.com/nl/article/vervangingscodes-1he52l3/) om klantnaam, offertenummer, projectnaam,... automatisch te laten invullen. |
| Status bij verzenden e-mail aanpassen naar | Verstuur je een e-mail, dan kan de status automatisch aangepast worden naar bv. **verzonden**. |
| Status bij ontvangen e-mail aanpassen naar | Als de e-mail geopend wordt, kan de [status](https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-statussen-1p16bus/) automatisch aangepast worden naar bv. **gelezen**. Dit wordt geregistreerd aan de hand van een [tracking pixel](https://support.robaws.com/nl/article/tracking-pixel-k7212a/). |
| Status na aanvraag aanpassing | [Digitaal ondertekenen](https://support.robaws.com/nl/article/kan-ik-documenten-digitaal-laten-ondertekenen-ntcs0s/): indien de ontvanger om een aanpassing vraagt, kan de [status](https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-statussen-1p16bus/) automatisch aangepast worden naar bv. **aanpassing gevraagd**. |
| Status na ondertekenen documenten | [Digitaal ondertekenen](https://support.robaws.com/nl/article/kan-ik-documenten-digitaal-laten-ondertekenen-ntcs0s/): indien de ontvanger de bijlage digitaal goedkeurt, kan de [status](https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-statussen-1p16bus/) automatisch aangepast worden naar bv. **online goedgekeurd**. |
| Bijlagen samenvoegen | Hiermee verstuur je alle PDF-bijlagen als één samengevoegd PDF-document. Bijlagen die geen geldige PDF zijn, worden overgeslagen; je krijgt daarvan een melding. |

De statusvelden zie je bij alle modules met statussen; bij de dagplanning en planningsitems ontbreken ze. De velden 'Status na aanvraag aanpassing' en 'Status na ondertekenen documenten' zie je bovendien alleen bij modules waar digitaal ondertekenen mogelijk is.

||| Vul in de statusvelden enkel **bestaande** statussen in. Deze velden zijn hoofdletter- en spatiegevoelig: de status die je intypt moet exact overeenkomen met een status die al in de module bestaat, anders wordt ze niet herkend.

|| 'Status bij ontvangen e-mail aanpassen naar' werkt enkel in combinatie met 'Status bij verzenden e-mail aanpassen naar'. Robaws past de leesstatus namelijk alleen toe wanneer het document op dat moment nog exact de verzendstatus heeft. Laat je het verzendveld leeg of werd de status ondertussen manueel gewijzigd, dan blijft de status ongewijzigd.

Heb je al een e-mailtemplate die sterk lijkt op wat je nodig hebt? Dan vertrek je daarvan. Met de **actieknop dupliceren** (het kopieer-icoon) op de rij van die template maak je een kopie. Die komt meteen onder het origineel te staan, klapt open met de cursor in het naamveld en heet *naam van het origineel (kopie)*. Het onderwerp, de berichttekst, cc, bcc, de statusvelden, 'bijlagen samenvoegen' en de bijlagen gaan allemaal mee.

|| De kopie bestaat pas zodra je je instellingen bewaart. Wijzigingen die je in het origineel nog niet bewaard hebt, worden wel mee overgenomen in de kopie.

## Bijlagen toevoegen

Je kan aan een e-mailtemplate bestanden toevoegen die dan automatisch meegaan met elke e-mail die je met die template verstuurt. Denk aan je algemene voorwaarden of een brochure.

Je kiest uit volgende types:

1. [Algemene bestanden](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-kan-ik-mijn-algemene-voorwaarden-toevoegen-aan-mijn-mails-r7s92/)
2. [Standaard documenten](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-maak-ik-een-contract-of-extra-standaard-document-op-in-robaws-tg8syy/)
3. PDF templates: de PDF van het document zelf, bv. de offerte of de factuur
4. Systeembestanden
5. Formulieren

Je kan ook rechtstreeks een bestand van je computer opladen. De volgorde waarin je de bijlagen plaatst, is ook de volgorde waarin je klant ze ontvangt: versleep ze om die volgorde aan te passen.

| Zo bezorg je je klant in één keer een compleet "offertemapje": een voorpagina, de offerte, de algemene voorwaarden en een afsluitpagina.

||| Let op de **grootte** van wat je hier vastlegt: deze bijlagen gaan mee met élke e-mail die je met deze template verstuurt. Zit je samen met de PDF van het document boven de limiet van je mailserver, dan vertrekt de e-mail niet. Verstuur je via een account van het type [OFFICE365_OAUTH2](https://support.robaws.com/nl/article/types-e-mailaccounts-s3pxy5/), dan worden bijlagen vanaf 3 MB bovendien apart naar Microsoft geüpload, wat af en toe misloopt. Hou vaste bijlagen dus licht — een gescande brochure van enkele MB's kan je meestal flink verkleinen. Zie [foutmeldingen bij het versturen van e-mails](https://support.robaws.com/nl/article/foutmeldingen-bij-het-versturen-van-e-mails-2tvgxb/) als je een melding krijgt.

|| Verstuur je je facturen via Peppol, dan kies je de bijlagen bij het versturen zelf. Wil je de algemene voorwaarden altijd meesturen, leg ze dan vast als **achterpagina** in de PDF-template.

Wil je dat een bijlage ook op het ondertekenplatform te zien is bij [digitaal ondertekenen](https://support.robaws.com/nl/article/kan-ik-documenten-digitaal-laten-ondertekenen-ntcs0s/)? Vink dan bij die bijlage de optie **'Handtekening'** aan. Doe je dat niet, dan gaat het bestand nog steeds als bijlage mee met de e-mail, maar je klant ziet het niet bij het ondertekenen.