> ## Knowledge Base Index
> Fetch the complete knowledge base index at: https://support.robaws.com/sitemap.xml
> Use this file to discover available pages before exploring further.
> Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash).

# Aanspreekvormen en rechtsvormen aanmaken en gebruiken

Via de instellingen kan je **aanspreekvormen** en **rechtsvormen** aanmaken en die daarna toevoegen aan een klanten- of leveranciersfiche. Ze zijn vooral van belang voor de **briefwisseling en het mailverkeer** met de klant of leverancier: ze zorgen ervoor dat je iemand correct aanspreekt (bv. 'Dhr.', 'Mevr.') en dat de juiste juridische vorm (bv. BV, NV) mee op je documenten komt.

* **Aanspreekvorm** = de manier waarop je iemand aanspreekt (bijvoorbeeld Dhr., Mevr., Dr.).
* **Rechtsvorm** = de juridische vorm van een onderneming (bijvoorbeeld BV, NV, VOF, eenmanszaak).

## Waar vind ik deze instelling?

Ga naar **Instellingen > Algemeen** en klik in het menu links op **Aanspreekvorm & rechtsvormen**. Hier beheer je beide lijsten.

![De rubriek Aanspreekvorm & rechtsvormen in Instellingen > Algemeen](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/e/a/d/f/eadf6dec760ec000/aanspreekvorm-rechtsvormen-nl_1v4q0lm.png)

||| Nadat je wijzigingen hebt aangebracht in de instellingen, klik je rechts onderaan op 'Activeer instellingen' om ze effectief toe te passen binnen jouw Robaws-omgeving.

## Stap 1 – Aanspreekvormen aanmaken

De aanspreekvormen zijn een eenvoudige lijst van woorden. Standaard bevat de lijst **dhr.** en **mevr.** Je kan die aanpassen of aanvullen.

1. Ga naar **Instellingen > Algemeen** en klik op **Aanspreekvorm & rechtsvormen**.
2. Typ bij **Aanspreekvorm** een nieuwe waarde in het veld **Toevoegen** (bv. *Dr.*, *Fam.*) en druk op Enter. Een waarde verwijder je met het kruisje.
3. Klik op **Activeer instellingen**.

## Stap 2 – Rechtsvormen aanmaken

Een rechtsvorm is uitgebreider dan een aanspreekvorm. Per rechtsvorm stel je in:

* de **Naam** van de rechtsvorm (bv. BV);
* de **Suffix klantnaam**: de afkorting die automatisch *achter* de klantnaam komt op je documenten (bv. *Bouwwerken Peeters* → *Bouwwerken Peeters BV*);
* of de rechtsvorm **Btw-plichtig**, **Niet btw-plichtig** of **Vrijgesteld** is. Dit verandert de btw-berekening op je documenten niet. Werk je met de [Exact Online-koppeling](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-werkt-de-exact-online-koppeling-1csa7v3/), dan wordt deze keuze mee doorgestuurd.

1. Ga naar **Instellingen > Algemeen** en klik op **Aanspreekvorm & rechtsvormen**.
2. Klik op **Toevoegen** en vul in de nieuwe kaart de bovenstaande velden in. Een rechtsvorm verwijder je met het rode vuilbakje.
3. Klik op **Activeer instellingen**.

## Stap 3 – Toevoegen aan een klant of leverancier

1. Open een **klanten-** of **leveranciersfiche**.
2. Kies bij de klant de gewenste **Titel** (de aanspreekvorm) en/of **Rechtsvorm**.
   * Bij een **leverancier** kan je enkel een **Rechtsvorm** kiezen; een aanspreekvorm is daar niet beschikbaar.
3. Bewaar de fiche.

## Gebruik in documenten en e-mails

Op je documenten (offertes, orders, facturen, levernota's, werkbonnen, brieven, ...) toont Robaws de naam automatisch als **aanspreekvorm + naam + suffix klantnaam**, bv. *Dhr. Janssens* of *Bouwwerken Peeters BV*.

In je eigen teksten kan je de gekozen waarden laten verschijnen via [vervangingscodes](https://support.robaws.com/nl/article/vervangingscodes-1he52l3/):

* Aanspreekvorm van de klant: **${clientTitle}**
* Rechtsvorm (naam) van de klant of leverancier: **${legalForm}**

Zo hoef je de aanschrijving en de juridische vorm niet telkens manueel in te typen in je brieven, offertes en e-mails.

## Uitgewerkt voorbeeld

Installatiebedrijf **Aqua Comfort** verstuurt zowel naar particulieren als naar vennootschappen. Ze richten het als volgt in:

* Aanspreekvormen: **Dhr.**, **Mevr.** en **Fam.** (voor gezinnen).
* Rechtsvormen: **BV** (suffix klantnaam: *BV*, btw-plichtig) en **Eenmanszaak** (geen suffix, btw-plichtig).

Bij hun klant *Bouwwerken Peeters* kiezen ze op de fiche de rechtsvorm **BV**; op de offerte staat dan *Bouwwerken Peeters BV*. Bij hun particuliere klant *Janssens* kiezen ze de aanspreekvorm **Dhr.** en laten ze de rechtsvorm leeg; in de begeleidende e-mail gebruiken ze de aanhef "Geachte ${clientTitle} Janssens". Zo krijgt elke klant automatisch de juiste aanschrijving, zonder handmatig typwerk.

## Belangrijk om te weten

* De instellingen onder **Instellingen > Algemeen** zijn enkel toegankelijk voor gebruikers met **beheerdersrechten** (admin).
* Een **leverancier** heeft geen veld voor de aanspreekvorm, enkel voor de rechtsvorm. Een **klant** heeft beide.
* Op de fiche heet het veld voor de aanspreekvorm **Titel**: je kiest er één waarde uit de lijst die je in de instellingen hebt opgebouwd.
* Pas je later de lijst met aanspreekvormen aan, dan blijft de waarde op bestaande klantenfiches ongewijzigd.