> ## Knowledge Base Index
> Fetch the complete knowledge base index at: https://support.robaws.com/sitemap.xml
> Use this file to discover available pages before exploring further.
> Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash).

# Aankoopfacturen | Instellingen

Via **Instellingen > Aankoopfacturen** bepaal je hoe de module aankoopfacturen werkt: hoe facturen binnenkomen via de Robawsbox en OCR, hoe je ze betaalt en naar je boekhouder stuurt, en welke statussen ze automatisch krijgen. Deze pagina is enkel zichtbaar voor beheerders. Je wijzigingen worden opgeslagen zodra je de pagina verlaat. Wil je ze meteen toepassen, klik dan rechts onderaan op **Activeer instellingen**: Robaws slaat ze op en laadt de pagina opnieuw. Hoe je met aankoopfacturen werkt, lees je in [Aankoopfacturen | Algemeen](https://support.robaws.com/nl/article/aankoopfacturen-algemene-uitleg-1tindb0/).

Het dagboek en de nummering van je aankoopfacturen stel je in bij de [dagboeken](https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-dagboeken-1t3et3y/), niet op deze pagina.

## Stamgegevens

Deze kaart zie je enkel als de goedkeuringsflow beschikbaar is in je omgeving. Bij **Goedkeuringsaanvragen** zet je de [goedkeuringsflow](https://support.robaws.com/nl/article/goedkeuringsflow-jyui6t/) aan, beheer je de goedkeuringsregels en kies je de standaardregel. Een leverancier met een eigen regel volgt die regel.

Staat de goedkeuringsflow aan, dan kies je ook welke status een aankoopfactuur krijgt:

| Instelling | Uitleg |
| ---- |
| Status na goedkeuring aangevraagd | Zodra de goedkeuring gevraagd is. |
| Factuurstatus bij afwachten | Zolang nog niet iedereen beslist heeft. |
| Status factuur na goedkeuring | Zodra de factuur goedgekeurd is. |
| Status factuur na weigeren | Zodra de factuur geweigerd is. |

## Overzicht

Hier bepaal je hoe de weergaven van het **overzichtsscherm** van je aankoopfacturen eruitzien. Wat je hier aanpast, geldt voor elke gebruiker. Daarnaast kan elke gebruiker nog zijn [eigen overzichten](https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-overzichtsschermen-1ee6j2y/) aanmaken en naar wens instellen.

| Instelling | Uitleg |
| ---- |
| Snelle filters | Kies welke [filters](https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-filters-in-het-overzichtsscherm-3pz47p/) standaard klaarstaan in je overzicht. |
| Systeem overzicht | Kies welke kolommen je in de **tabelweergave** wil, en in welke volgorde. |
| Kaartinfo | Bepaal de titel, de ondertitel en de velden van het kaartje in de [kanbanweergave](https://support.robaws.com/nl/article/weergaven-in-het-overzichtsscherm-57x3nn/). Samen maximaal 8 velden. |
| Tags | Stel labels in die op een kaartje verschijnen zodra een aankoopfactuur aan je voorwaarde voldoet. Maximaal 10 per module. |

Kaartinfo en tags gelden voor de hele omgeving. De kolommen stel je apart in per overzicht.

## Instellingen

| Instelling | Uitleg |
| ---- |
| Automatisch betalingen matchen met aankoopfacturen | Robaws koppelt je uitgaande banktransacties elk uur aan de juiste aankoopfactuur, op basis van de mededeling. Staat standaard uit. |
| Toon niet-aftrekbare BTW | Toon de kolom **Niet-aftrekbare BTW** bij de lijnen, als je boekhoudkoppeling dat ondersteunt. |
| Toe te rekenen/over te dragen kosten | Toon de kolommen **Vanaf** en **T/m** bij de lijnen, voor kosten die over meerdere periodes lopen. |
| Betalen op vervaldatum | In het betaalbestand staat de vervaldatum als betaaldatum, of vandaag als die al voorbij is. Staat dit uit, dan is het altijd vandaag. Staat standaard aan. |
| Voeg factuur nr. toe op de pdf | Robaws zet het nummer van de aankoopfactuur op de pdf, zodra ze ingeboekt is. |
| Leverancier automatisch aanmaken | Komt een factuur binnen van een leverancier die nog niet in Robaws staat, dan maakt Robaws hem aan. Staat dit uit, dan komt de factuur binnen zonder leverancier. Staat standaard aan. |
| UBL download | Toon de actieknop **UBL**, waarmee je de UBL's van je aankoopfacturen downloadt. |
| UBL e-mail | Toon de actieknop **Verstuur naar boekhouder**, die je aankoopfacturen als UBL mailt naar het adres hieronder. Zie [Hoe verstuur ik mijn aan- en verkoopfacturen naar de boekhouder?](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-verstuur-ik-mijn-aan-en-verkoopfacturen-naar-de-boekhouder-1o1pkv7/) |
| UBL naar e-mailadres, Creditnota UBL naar e-mailadres | Waar Robaws de UBL's van je aankoopfacturen en creditnota's naartoe mailt. Staat er een e-mailadres op het dagboek, dan gaat dat voor. |
| UBL Invoice note, UBL InvoiceLine note | Een vaste opmerking die Robaws meegeeft in de UBL, op de factuur of op elke lijn. |
| Intrastat | Zet dit aan als je Intrastat-aangiftes doet. Je vult de standaard regio, de transacties en het extra veld met de goederencode in. Robaws controleert die gegevens voor het de factuur naar je boekhouder stuurt. |

## Extra velden

Wil je op een aankoopfactuur iets bijhouden waar geen standaardveld voor is? Maak dan [extra velden](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-werk-ik-met-extra-velden-graym9/) aan.

## Statussen

| Instelling | Uitleg |
| ---- |
| Status factuur na werkbon aangemaakt | De status die een aankoopfactuur krijgt als je er met **Maak werkbon** een werkbon van maakt. |
| Beginstatus | De status van een nieuwe aankoopfactuur. |
| Status na verzenden naar boekhouder | De status zodra de factuur naar je boekhouder ging. |
| Betaaldstatus | De status zodra de factuur volledig betaald is. Zet je een factuur zelf op deze status, dan registreert Robaws een betaling voor het volledige openstaande bedrag. |
| Status gedeeltelijk betaald | De status zodra een deel betaald is. |
| Status onbetaald | De status als een betaalde factuur weer openstaat, bijvoorbeeld omdat je een betaling verwijdert. |
| Status bestellingen na betaling | De status die de bestellingen op de lijnen krijgen zodra de factuur de Betaaldstatus krijgt. |
| Statussen waarin een factuur kan vervallen, Vervalstatus | Is de vervaldatum voorbij en staat de factuur op een van deze statussen, dan krijgt ze de Vervalstatus. |
| Nieuwe status na initiëren betaling | De status zodra je de factuur in een betaalbestand opneemt of naar Ponto stuurt. Kies je hier je Betaaldstatus, dan registreert Robaws meteen ook de betaling. |

Laat je een veld leeg, dan wijzigt de status niet vanzelf. Daaronder maak je de lijst met statussen voor je aankoopfacturen. Hoe statussen werken, lees je in [Gebruik van statussen](https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-statussen-1p16bus/).

## OCR

Zet **Actief** aan om pdf's die via de Robawsbox binnenkomen te laten inlezen met OCR. OCR is niet inbegrepen in je abonnement: de prijs per factuur zie je in deze kaart. Lees ook [Wat is OCR herkenning en hoe werkt het?](https://support.robaws.com/nl/article/wat-is-ocr-herkenning-en-hoe-werkt-het-91ydnx/) en [Wat is het verschil tussen snelle en premium OCR?](https://support.robaws.com/nl/article/wat-is-het-verschil-tussen-snelle-en-premium-ocr-1q3k5bv/)

## Robawsbox

Hier stel je in hoe je aankoopfacturen via e-mail binnenkomen. Zie [Hoe stuur ik mijn aankoopfacturen naar Robaws via de Robawsbox?](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-stuur-ik-mijn-aankoopfacturen-naar-robaws-via-de-robawsbox-1f9d7g4/)

| Instelling | Uitleg |
| ---- |
| Dubbele aankoopfacturen via robawsbox blokkeren en melden | Komt een factuur binnen met dezelfde leverancier, hetzelfde Factuur Nr. en dezelfde datum als een bestaande, dan houdt Robaws ze tegen en verwittigt het de beheerders. Staat standaard aan. |
| Goedkeuringsaanvraag automatisch starten voor aankoopfacturen via Robawsbox | (met de goedkeuringsflow) Robaws vraagt meteen de goedkeuring voor elke factuur die binnenkomt. |
| Probeer artikelen te koppelen, Probeer bestellingen te koppelen | Robaws koppelt de lijnen van een binnenkomende factuur aan je artikelen en bestellingen. Staan standaard aan. |
| Mailboxen | Per mailbox kies je het e-mailadres, het bedrijf, het **Dagboek** en het **Dagboek creditnota**, van welke afzenders de mailbox mails aanvaardt, en hoe ze een bijlage verwerkt: een UBL inlezen, OCR toepassen (snel of premium) of de pdf als creditnota verwerken. |

## E-mailtemplates

Hier maak je de [e-mailtemplates](https://support.robaws.com/nl/article/e-mail-template-10yqa97/) waarmee je een aankoopfactuur mailt, bijvoorbeeld naar je leverancier.

## Standaard documenten

Maak hier [standaard documenten](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-maak-ik-een-contract-of-extra-standaard-document-op-in-robaws-tg8syy/) die je als bijlage aan je e-mailtemplates toevoegt.