> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://support.robaws.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Aankoopfacturen | Algemene uitleg ||| De module aankoopfacturen is inbegrepen in de Robaws STARTER licentie | TIP: bekijk onze [opname over aankoopfacturen](https://support.robaws.com/nl/article/webinar-aankoopfacturen-tbzon5/) om snel een inzicht te krijgen in deze module. **Navigeer snel naar het onderdeel over:** * [Waarom aankoopfacturen in Robaws beheren?](#2-waarom-aankoopfacturen-in-robaws-beheren) * [Overzichtsscherm](#2-overzichtsscherm) * [Hoe aankoopfacturen naar Robaws sturen?](#2-aankoopfacturen-naar-robaws-sturen) * [Nummering of pro forma](#2-nummering-of-pro-forma) * [Detail van de aankoopfactuur](#2-detail-van-de-aankoopfactuur) * [Betaling van de aankoopfactuur](#2-betaling-van-de-aankoopfactuur) * [Doorsturen naar de boekhouder](#2-doorsturen-naar-de-boekhouder) * [Creditnota's](#2-creditnotas) * [Goedkeuringsflow](#2-goedkeuringsflow) * [Confidentiële factuur](#2-confidentiele-aankoopfactuur) ## Waarom aankoopfacturen in Robaws beheren? Je kan ervoor kiezen om je aankoopfacturen in Robaws te beheren. Dit is niet noodzakelijk voor je boekhouding, aangezien deze niet in Robaws gebeurt, maar heeft wel [heel wat voordelen](https://support.robaws.com/nl/article/peppol-koppelen-aan-robaws-of-aan-het-boekhoudprogramma-g0pop5/#6-aankoopfacturen). ## Overzichtsscherm Het overzicht van de aankoopfacturen kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn [eigen overzichten aanmaken](https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-overzichtsschermen-1ee6j2y/) en personaliseren. *Zo kan je bijvoorbeeld een* [*overzicht maken van alle facturen die je via Peppol hebt ontvangen*](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-kan-ik-een-overzicht-maken-van-alle-facturen-die-via-peppol-verstuurd-kunnen-worden-8fh8nc/)*, die je nog naar de boekhouder moet sturen, die nog betaald moeten worden,...* Via het overzichtsscherm kan je [bulk aanpassingen](https://support.robaws.com/nl/article/kan-ik-mijn-velden-in-bulk-aanpassen-7gr1ow/) doen voor meerdere aankoopfacturen ineens. Aankoopfacturen kunnen via de actieknoppen bovenaan [verwijderd, gearchiveerd](https://support.robaws.com/nl/article/archiveren-en-verwijderen-ghhmf7/) of [vergrendeld](https://support.robaws.com/nl/article/vergrendelen-1nyo8i6/) worden, en kunnen naar excel geëxporteerd worden. ## Aankoopfacturen naar Robaws sturen Er zijn verschillende manieren om aankoopfacturen en creditnota's binnen te halen in Robaws. De meest courante zijn: * automatisch [via Peppol](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-werkt-de-koppeling-met-peppol-dhftun/) * doorsturen [vanuit je mailbox](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-stuur-ik-mijn-aankoopfacturen-naar-robaws-via-de-robawsbox-1f9d7g4/), al dan niet [met OCR-herkenning](https://support.robaws.com/nl/article/het-gebruik-van-ocr-91ydnx/) Je kan er ook voor kiezen om **manueel** een aankoopfactuur toe te voegen aan Robaws: * Klik bovenaan het overzicht op + om een aankoopfactuur toe te voegen of op - om een creditnota toe te voegen, laad het document op (enkel .jpg of .pdf formaat worden aanvaard) en vul de gegevens zelf aan. * Klik bovenaan het overzicht op 'aankoopfacturen uploaden', kies naar welke [Robawsbox ](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-stuur-ik-mijn-aankoopfacturen-naar-robaws-via-de-robawsbox-1f9d7g4/)de factuur gestuurd mag worden en selecteer een bestand. Via de gekozen [OCR herkenning](https://support.robaws.com/nl/article/het-gebruik-van-ocr-91ydnx/) zal de aankoopfactuur deels of volledig worden ingelezen in Robaws. ![Aankoopfactuur uploaden](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/e/a/d/f/eadf6dec760ec000/image_ssixqm.png =1000x174) Extra mogelijkheden: * **Een bestelbon kan omgezet worden** naar een aankoopfactuur. Ga hiervoor naar de bestelbon, en klik in het overzicht op + bij 'aankoopfacturen'. Alle lijnen van de bestelbon worden dan overgenomen naar de aankoopfactuur. Je kan het bestand zelf nog uploaden in de aankoopfactuur. * **Via de** [**Robaws app**](https://support.robaws.com/nl/article/robaws-app-qmemlr/) kan op een eenvoudige manier een **kasticket, kostennota of ander document worden doorgestuurd** als aankoopfactuur. Klik hiervoor in het menu op 'upload aankoop'. Deze optie is enkel zichtbaar indien OCR geactiveerd is in Robaws. ## Nummering of pro forma Een aankoopfactuur wordt altijd aan een [dagboek ](https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-dagboeken-1t3et3y/)gekoppeld. Dit dagboek bepaalt onder andere de [nummering van de aankoopfacturen en creditnota's](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-beheer-ik-mijn-factuurnummers-in-robaws-17fzlst/). Als je met verschillende dagboeken werkt, kan je instellen aan welk dagboek een nieuwe aankoopfactuur/creditnota moet toegevoegd worden. Hier kan je er ook voor kiezen of een aankoopfactuur/creditnota automatisch genummerd wordt of [eerst als pro forma ](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-maak-ik-een-pro-forma-op-y0z1hw/)wordt geregistreerd. ## Detail van de aankoopfactuur Bij de **facturatiegegevens** worden de gegevens overgenomen die op de aankoopfactuur staan. Hier kan je verder ook aanduiden of deze aankoopfactuur [confidentieel ](https://support.robaws.com/nl/article/wat-is-een-confidentiele-aankoopfactuur-3cazbq/)is en welke [status ](https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-statussen-1p16bus/)ze heeft. Komt de aankoopfactuur elektronisch binnen zonder PDF, dan toont Robaws in de plaats een [factuurbeeld](https://support.robaws.com/nl/article/wat-is-een-factuurbeeld-1xnr3h9/): een weergave die opgebouwd is uit de gegevens van het bestand. Rechts staan een aantal **leveranciersgegevens** zichtbaar, deze komen uit de leveranciersfiche in Robaws. Op die manier kan je snel controleren of de bankgegevens en het BTW nummer kloppen en of je opmerkingen hebt bijgehouden ivm deze leverancier. Onderaan vind je de **factuurlijnen** terug. Elke factuurlijn kan je apart toewijzen aan een project, materieel, een activiteit, een order, ... Je kan eveneens al bepalen aan welke [grootboekrekening](https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-grootboekrekeningen-1bnmhku/) deze lijn zal worden toegewezen in je boekhoudpakket. | Tip: je kan een factuurlijn openklikken om een nieuw artikel toe te voegen aan je artikelbibliotheek of om de prijs van een bestaand artikel te updaten. Net als in andere modules kan je ook hier opmerkingen, [bestanden](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-gebruik-ik-bestanden-in-robaws-9yd4b0/) en [taken](https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-taken-1jobzna/) toevoegen. Vergeet niet dat je ook hier [extra velden](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-werk-ik-met-extra-velden-graym9/) kan aanmaken om op een gestructureerde manier info bij te houden! ## Betaling van de aankoopfactuur Bij de facturatiegegevens vind je het openstaand bedrag. Dit is het totaalbedrag van de factuur min de geregistreerde betalingen. | Tip: je kan het openstaand bedrag als kolom toevoegen in het overzicht van de aankoopfacturen. Vanuit het overzicht kan je de gewenste facturen selecteren en betalen op verschillende manieren: * betalen via een [koppeling met je boekhoudpakket](https://support.robaws.com/nl/article/betalingen-1hyvmsh/) * betalen via een [koppeling met een bank-platform](https://support.robaws.com/nl/article/betalingen-1hyvmsh/) * [via een betaalbestand](https://support.robaws.com/nl/article/betaalbestand-initieren-10veg5h/) dat je uit Robaws initieert Als je de betaling niet via Robaws initieert, kan je deze ook [manueel registreren](https://support.robaws.com/nl/article/betalingen-1hyvmsh/). * wijzig de status naar 'Betaald' -> dit zorgt ervoor dat het openstaand bedrag naar 0 wijzigt * klik op het openstaand bedrag en registreer je betaling -> indien het openstaand bedrag nu 0€ is, zal de status automatisch wijzigen naar 'betaald' Op het overzicht vind je bovenaan de actieknop '€' terug, hieronder vind je het overzicht van alle banktransacties. Deze worden ingeladen indien er een koppeling met een boekhoudpakket of een banking-platform actief staat. ## Doorsturen naar de boekhouder Aankoopfacturen worden [als UBL-bestand](https://support.robaws.com/nl/article/ubl-versturen-en-ontvangen-k4jliv/) verstuurd naar het boekhoudpakket. Dit UBL-bestand bevat de aankoopfactuur in pdf en alle gegevens (in code) van de aankoopfactuur. Vanuit het overzicht kan je de gewenste aankoopfacturen selecteren en ze in functie van je boekhoudpakket: * indien het boekhoudpakket online is (al dan niet via een koppeling): [naar de boekhouder sturen](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-verstuur-ik-mijn-aan-en-verkoopfacturen-naar-de-boekhouder-1o1pkv7/) door bovenaan op het icoon 'verstuur naar boekhouder' te klikken * Indien het boekhoudpakket niet online staat, kan je de aankoopfacturen downloaden in een zipfile en deze aan je boekhouder bezorgen of manueel inladen in het boekhoudprogramma. Klik hiervoor op het icoon 'UBL'. || Activeer het juiste icoon via instellingen > aankoopfacturen > UBL download of UBL e-mail ## Creditnota's Een creditnota volgt in grote lijnen dezelfde flow als de aankoopfactuur, maar er zijn een aantal specificiteiten: * Zo kan je aangeven [welke factuur gecrediteerd wordt en eventueel het bedrag van deze creditnota afpunten van een factuur](https://support.robaws.com/nl/article/creditnotas-aanmaken-1ofdwn4/). * Creditnota's kunnen dezelfde [nummering volgen](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-beheer-ik-mijn-factuurnummers-in-robaws-17fzlst/) als de aankoopfacturen of apart genummerd worden. Dit bepaal je in het [dagboek](https://support.robaws.com/nl/article/gebruik-van-dagboeken-1t3et3y/). ## Goedkeuringsflow In Robaws kan je ervoor kiezen dat enkel goedgekeurde aankoopfacturen betaald mogen worden. Je kan hiervoor een [goedkeuringsflow ](https://support.robaws.com/nl/article/goedkeuringsflow-jyui6t/)opzetten zodat bepaalde personen deze factuur eerst goedkeuren. ## Confidentiële aankoopfactuur Een aankoopfactuur kan als [confidentieel ](https://support.robaws.com/nl/article/wat-is-een-confidentiele-aankoopfactuur-3cazbq/)aangevinkt worden, zodat enkel bepaalde personen deze kunnen zien en verwerken.