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# Puis-je faire signer des documents numériquement ?

Au sein de Robaws, nous offrons la possibilité de faire signer numériquement les documents envoyés aux clients.
La signature numérique offre plusieurs avantages par rapport à la signature papier traditionnelle.

Quelques avantages :
* **Efficacité et gain de temps** : les clients peuvent signer quasiment immédiatement sans devoir attendre des envois physiques par la poste.
* **Réduction des coûts** : il y a moins de travail administratif
* **Transparence** : vous pouvez vérifier quand un document a été envoyé, quand il a été ouvert et quand il a été signé. Vous pouvez suivre en temps réel si un client a consulté le document ou l'a déjà signé. C'est utile pour la gestion des échéances.

*Exemple : Vous envoyez un e-mail au client contenant un devis. Dans l'e-mail, vous ajoutez un lien avec lequel le client peut approuver numériquement le devis avec ou sans remarque, ou le client peut refuser le devis.*

## Utilisation

Dans différents modules au sein de Robaws, vous avez la possibilité, via l'e-mail vers le client/fournisseur/employé, d'envoyer un lien pour signer numériquement le document.
Lorsqu'on clique sur ce lien, on est redirigé vers un nouvel onglet où l'on peut **faire un choix entre 'accepter' ou 'demander une modification'**. Lorsqu'on choisit 'accepter', il y a en plus une possibilité d'envoyer une **remarque supplémentaire**.

![Onglet approbation devis](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/schermafbeelding-2024-10-23-om_1mkpg82.png)

**Après approbation** du document, vous recevez un e-mail dans la boîte de réception indiquant que le document a été approuvé. Cette notification est envoyée à l'utilisateur qui a envoyé le document ; les destinataires de l'e-mail reçoivent une confirmation. En cas d'approbation, le **fichier signé est ajouté dans Robaws** et une **remarque interne** est ajoutée indiquant que le document a été approuvé. Cette remarque est éventuellement complétée par le **feedback que le client a transmis lors de l'approbation**.

Lors d'une **demande de modification**, vous recevez un e-mail dans la boîte de réception indiquant qu'un feedback a été donné sur le document. Cette notification est envoyée à l'utilisateur qui a envoyé le document. Ce feedback est aussi ajouté dans Robaws sous l'onglet **'remarque interne'. **

| Si vous faites signer numériquement un document standard, vous pouvez utiliser sur le document standard les codes de remplacement ${signedBy} et ${signature} pour afficher le nom et la signature de la personne qui a signé le document. 


## Pour pouvoir approuver numériquement, vous parcourez les étapes suivantes :

1. Ajoutez le document que vous souhaitez faire signer au [modèle d'e-mail.](https://support.robaws.com/fr/article/modele-de-mail-1b88f2r/)
2. Cochez la case 'Signature' à côté de ce document.
3. Ajoutez un lien au modèle d'e-mail sur lequel le client peut cliquer pour accéder à l'onglet de signature.

L'ajout du lien dans le modèle d'e-mail se fait via l'éditeur de texte. Vous cliquez pour cela sur 'insérer un lien'. Pour l'URL, vous utilisez le code de remplacement **${signLink}** pour générer un lien dans l'e-mail. Pour le 'texte', vous pouvez saisir un texte derrière lequel se trouve l'URL. 
Si vous sautez cette étape, nous ajouterons automatiquement un lien en bas de l'e-mail afin que le client puisse tout de même signer numériquement.

![Ajout URL dans le modèle d'e-mail](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/schermafbeelding-2024-10-23-om_1p5b9z6.png)