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# Module Caisse

Le **module Caisse** permet aux entreprises de traiter facilement les transactions en espèces/Bancontact/carte de crédit.
Le module peut être utilisé seul, mais la plus grande valeur ajoutée réside dans la [connexion avec Exact Online](https://support.robaws.com/fr/article/comment-fonctionne-la-connexion-exact-online-1pb6nht/).

||| Le module Caisse ne peut pas être couplé automatiquement à une caisse physique. Vous pouvez éventuellement le faire en établissant une connexion via l'[API](https://support.robaws.com/fr/article/api-robaws-whmkou/) de Robaws.

## Paramètres

Pour utiliser le module Caisse, les éléments suivants doivent être activés :

* **Rôle utilisateur :** sur le rôle utilisateur, le module « caisse » doit être activé.
* Le paramètre **« Activer la fonctionnalité POS »** doit être activé. Vous faites cela via **paramètres > caisse > paramètres**.

Dès que vous avez activé les paramètres ci-dessus, un module « caisse » sera ajouté dans la colonne de gauche. En outre, vous obtenez sur la commande et la facture une fenêtre « réservations en espèces ». 

## Créer une caisse

Pour utiliser les fonctionnalités de caisse, vous devez créer une caisse. Vous faites cela via **paramètres > général > caisse** ou **paramètres > caisse > données de base > caisse.** 
#### L'entreprise de votre caisse

Chaque caisse est rattachée à **une seule entreprise**, et cette entreprise ne peut plus être modifiée par la suite. Choisissez-la donc bien lors de la création. Le déroulement dépend de votre environnement :

* Si vous travaillez avec **une seule entreprise**, Robaws la complète lui-même et vous ne voyez pas le champ.
* Si votre rôle d'utilisateur a accès à **exactement une entreprise**, Robaws rattache automatiquement la caisse à cette entreprise.
* Si vous avez accès à **plusieurs entreprises**, Robaws demande d'abord de quelle entreprise il s'agit, avec votre entreprise standard déjà proposée.

Ce rattachement détermine trois choses :

* Sur une commande ou une facture, vous ne pouvez comptabiliser des réservations en espèces que sur une caisse de la **même entreprise**.
* L'entreprise de la caisse détermine vers quelle connexion comptable la clôture de caisse est transmise.
* Si vous travaillez avec une séparation par entreprise sur vos rôles d'utilisateur, un utilisateur ne voit que les caisses des entreprises auxquelles il a accès.

| Vous voyez sur une caisse existante une entreprise que vous n'avez pas choisie vous-même ? Elle est alors rattachée à l'entreprise standard des **paramètres > général**.

#### Les autres champs

| Paramètre | Explication |
| ---- |
| Nom | Le nom de la caisse |
| Journal | Le journal sur lequel les paiements en espèces sont comptabilisés. C'est important pour la connexion avec [Exact Online](https://support.robaws.com/fr/article/comment-fonctionne-la-connexion-exact-online-1pb6nht/). |
| Journal divers | Le journal sur lequel les paiements Bancontact/carte de crédit sont comptabilisés. C'est important pour la connexion avec [Exact Online](https://support.robaws.com/fr/article/comment-fonctionne-la-connexion-exact-online-1pb6nht/). |
| Solde d'ouverture | Le solde d'ouverture de la caisse. Si le solde d'ouverture ne correspond pas au solde de clôture du journal de caisse dans [Exact Online](https://support.robaws.com/fr/article/comment-fonctionne-la-connexion-exact-online-1pb6nht/), l'envoi échouera. |

Les paramètres relatifs aux comptes du grand livre sur lesquels comptabiliser se font via **paramètres > intégrations > Exact Online.** 
Les comptes du grand livre suivants sont utilisés :

* Transactions en espèces : comptabilisées sur « le grand livre clients »
* Transactions Bancontact/carte de crédit : comptabilisées sur « le grand livre clients » avec une contre-écriture sur « le grand livre du service de paiement »
* Différences de paiement : comptabilisées sur les comptes du grand livre pour les différences de paiement positives et négatives

## Enregistrer des réservations en espèces

Il y a **5 types** de réservations en espèces qui peuvent être enregistrés :

1. Transfert interne
2. Différence de trésorerie
3. Espèces
4. Bancontact
5. Carte de crédit

Le **transfert interne et la différence de trésorerie** sont comptabilisés via l'**aperçu du module Caisse.**

Les réservations **Espèces/Bancontact/Carte de crédit** se font sur la commande ou la facture.
Là, vous avez une **fenêtre « réservations en espèces »**. Dans cette fenêtre, vous pouvez cliquer sur « ajouter » pour enregistrer une réservation en espèces. Le montant de la commande/facture est automatiquement pris en compte pour enregistrer le paiement. 

Lors de l'enregistrement d'un paiement en espèces, l'arrondi de 5 centimes est pris en compte. On arrondit toujours et la différence est enregistrée comme une différence de trésorerie. 

|| Si vous enregistrez une réservation en espèces sur une commande et que vous convertissez ensuite la commande en facture, la réservation en espèces est déplacée vers la facture.

## Clôturer la caisse

Dans l'**aperçu du module Caisse**, vous pouvez effectuer une clôture de la caisse pour un jour spécifique. Vous cliquez pour cela sur le bouton d'action **fermer la caisse** (clé).
Les actions suivantes peuvent être exécutées sur la clôture de caisse :

* **Envoyer au comptable** : vous transmettez la clôture à Exact Online
* **PDF** : vous générez un Z-rapport de la clôture de caisse

Depuis l'aperçu du module Caisse, il est également possible de consulter un historique des clôtures de caisse (bouton d'action **fermetures de caisse**) ou de générer un Z-rapport pro forma (via le bouton d'action pdf).

## Connexion Exact Online

Comme mentionné ci-dessus, l'utilisation des fonctionnalités de caisse est très utile en combinaison avec l'intégration avec [Exact Online](https://support.robaws.com/fr/article/comment-fonctionne-la-connexion-exact-online-1pb6nht/).
Après avoir effectué une clôture de caisse, vous pouvez l'envoyer vers Exact Online. 

Après l'envoi de Robaws vers Exact Online, vous pouvez la retrouver dans Exact via **comptabilité > banque & caisse > écritures de caisse > aperçu.**
Là, vous pouvez retrouver les écritures à traiter et traitées.
Vous pouvez cliquer sur ces écritures pour voir plus de détails.