> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://support.robaws.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Factures entrantes | Explication générale ||| Le module factures entrantes est inclus dans la licence Robaws STARTER | ASTUCE : regardez notre [enregistrement sur les factures entrantes](https://support.robaws.com/nl/article/webinar-aankoopfacturen-tbzon5/) pour obtenir rapidement un aperçu de ce module. **Naviguez rapidement vers la partie concernant :** * [Pourquoi gérer les factures entrantes dans Robaws ?](#2-pourquoi-gerer-les-factures-entrantes-dans-robaws) * [Écran d'aperçu](#2-ecran-dapercu) * [Comment envoyer les factures entrantes vers Robaws ?](#2-envoyer-les-factures-entrantes-vers-robaws) * [Numérotation ou pro forma](#2-numerotation-ou-pro-forma) * [Détail de la facture entrante](#2-detail-de-la-facture-entrante) * [Paiement de la facture entrante](#2-paiement-de-la-facture-entrante) * [Transmettre au comptable](#2-transmettre-au-comptable) * [Notes de crédit](#2-notes-de-credit) * [Flux d'approbation](#2-flux-dapprobation) * [Facture confidentielle](#2-facture-entrante-confidentielle) ## Pourquoi gérer les factures entrantes dans Robaws ? Vous pouvez choisir de gérer vos factures entrantes dans Robaws. Ce n'est pas nécessaire pour votre comptabilité, étant donné que celle-ci ne se fait pas dans Robaws, mais cela présente [de nombreux avantages](https://support.robaws.com/fr/article/lier-peppol-a-robaws-ou-au-programme-de-comptabilite-r7yeym/#2-factures-dachat). ## Écran d'aperçu L'aperçu des factures entrantes peut être adapté via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? En outre, chaque utilisateur peut créer et personnaliser ses [propres aperçus](https://support.robaws.com/fr/article/utilisation-des-ecrans-de-vue-generale-9wl6n4/). *Ainsi, vous pouvez par exemple créer un* [*aperçu de toutes les factures que vous avez reçues via Peppol*](https://support.robaws.com/fr/article/comment-creer-un-apercu-de-toutes-les-factures-qui-peuvent-etre-envoyees-via-peppol-1fcdaox/)*, que vous devez encore envoyer au comptable, qui doivent encore être payées, ...* Via l'écran d'aperçu, vous pouvez effectuer des [modifications en masse](https://support.robaws.com/fr/article/puis-je-modifier-mes-champs-en-masse-olr3k9/) pour plusieurs factures entrantes à la fois. Les factures entrantes peuvent être [supprimées, archivées](https://support.robaws.com/fr/article/archiver-et-supprimer-jnnf0h/) ou [verrouillées](https://support.robaws.com/fr/article/verrouiller-1covyko/) via les boutons d'action en haut, et peuvent être exportées vers Excel. ## Envoyer les factures entrantes vers Robaws Il existe différentes manières d'importer des factures entrantes et des notes de crédit dans Robaws. Les plus courantes sont : * automatiquement [via Peppol](https://support.robaws.com/fr/article/comment-fonctionne-la-connexion-avec-peppol-82yry7/) * en les transmettant [depuis votre boîte mail](https://support.robaws.com/fr/article/comment-envoyer-mes-factures-dachat-vers-robaws-via-la-robawsbox-16fttlw/), avec ou sans [reconnaissance OCR](https://support.robaws.com/fr/article/quest-ce-que-la-reconnaissance-ocr-et-comment-fonctionne-t-elle-1thtzp5/) Vous pouvez aussi choisir d'ajouter **manuellement** une facture entrante dans Robaws : * Cliquez en haut de l'aperçu sur + pour ajouter une facture entrante ou sur - pour ajouter une note de crédit, chargez le document (seuls les fichiers pdf ou les images sont acceptés) et complétez vous-même les données. * Cliquez en haut de l'aperçu sur « Télécharger les factures d'achat », choisissez vers quelle [Robawsbox](https://support.robaws.com/fr/article/comment-envoyer-mes-factures-dachat-vers-robaws-via-la-robawsbox-16fttlw/) la facture peut être envoyée et sélectionnez un fichier. Via la [reconnaissance OCR](https://support.robaws.com/fr/article/quest-ce-que-la-reconnaissance-ocr-et-comment-fonctionne-t-elle-1thtzp5/) choisie, la facture entrante sera partiellement ou entièrement lue dans Robaws. ![Télécharger une facture entrante](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/e/a/d/f/eadf6dec760ec000/image_ssixqm.png =1000x174) Possibilités supplémentaires : * **Un bon de commande peut être converti** en facture entrante. Pour ce faire, allez sur le bon de commande, et cliquez dans l'aperçu sur + à côté de « factures entrantes ». Toutes les lignes du bon de commande sont alors reprises dans la facture entrante. Vous pouvez encore télécharger vous-même le fichier dans la facture entrante. * **Via l'** [**app Robaws**](https://support.robaws.com/fr/article/robaws-app-1qickdf/), un **ticket de caisse, une note de frais ou un autre document peut être transmis** simplement comme facture entrante. Pour ce faire, cliquez dans le menu sur « upload achat ». Cette option n'est visible que si l'OCR est activé dans Robaws. ## Numérotation ou pro forma Une facture entrante est toujours liée à un [journal](https://support.robaws.com/fr/article/utilisation-des-journaux-1xwn88a/). Ce journal détermine entre autres la [numérotation des factures entrantes et notes de crédit](https://support.robaws.com/fr/article/comment-gerer-mes-numeros-de-facture-dans-robaws-iwecec/). Si vous travaillez avec différents journaux, vous pouvez configurer à quel journal une nouvelle facture entrante/note de crédit doit être ajoutée. Vous pouvez aussi choisir ici si une facture entrante/note de crédit est numérotée automatiquement ou [d'abord enregistrée comme pro forma](https://support.robaws.com/fr/article/comment-creer-une-pro-forma-1o2twc7/). ## Détail de la facture entrante Les **données de facturation** reprennent les données figurant sur la facture entrante. Vous pouvez également indiquer ici si cette facture entrante est [confidentielle](https://support.robaws.com/fr/article/quest-ce-quune-facture-dachat-confidentielle-4eml6t/) et quel est son [statut](https://support.robaws.com/fr/article/utilisation-des-statuts-x1eu14/). Si la facture entrante arrive par voie électronique sans PDF, Robaws affiche à la place une [image de facture](https://support.robaws.com/fr/article/quest-ce-quune-image-de-facture-10uqosn/) : une représentation construite à partir des données du fichier. À droite, un certain nombre de **données du fournisseur** sont visibles, celles-ci proviennent de la fiche fournisseur dans Robaws. De cette manière, vous pouvez rapidement vérifier si les coordonnées bancaires et le numéro de TVA sont corrects et si vous avez conservé des remarques concernant ce fournisseur. En bas, vous retrouvez les **lignes de facture**. Vous pouvez attribuer chaque ligne de facture séparément à un projet, du matériel, une activité, une commande, ... Vous pouvez aussi déjà déterminer à quel [compte du grand livre](https://support.robaws.com/fr/article/utilisation-des-comptes-du-grand-livre-pqhsvw/) cette ligne sera attribuée dans votre logiciel de comptabilité. | Astuce : vous pouvez cliquer sur une ligne de facture pour l'ouvrir afin d'ajouter un nouvel article à votre bibliothèque d'articles ou pour mettre à jour le prix d'un article existant. Comme dans d'autres modules, vous pouvez également ajouter ici des remarques, des [fichiers](https://support.robaws.com/fr/article/comment-utiliser-les-fichiers-dans-robaws-1m1ss6a/) et des [tâches](https://support.robaws.com/fr/article/utilisation-des-taches-9gyp70/). N'oubliez pas que vous pouvez aussi créer ici des [champs supplémentaires](https://support.robaws.com/fr/article/comment-travailler-avec-les-champs-supplementaires-18057l1/) pour conserver des infos de manière structurée ! ## Paiement de la facture entrante Dans les données de facturation, vous trouvez le montant en cours. C'est le montant total de la facture moins les paiements enregistrés. | Astuce : vous pouvez ajouter le montant en cours comme colonne dans l'aperçu des factures entrantes. Depuis l'aperçu, vous pouvez sélectionner les factures souhaitées et les payer de différentes manières : * payer via une [liaison avec votre logiciel de comptabilité](https://support.robaws.com/fr/article/paiements-1dcfmqu/) * payer via une [liaison avec une plateforme bancaire](https://support.robaws.com/fr/article/paiements-1dcfmqu/) * [via un fichier de paiement](https://support.robaws.com/fr/article/comment-creer-un-fichier-de-paiement-w1gzof/) que vous initiez depuis Robaws Si vous n'initiez pas le paiement via Robaws, vous pouvez aussi l'[enregistrer manuellement](https://support.robaws.com/fr/article/paiements-1dcfmqu/). * modifiez le statut en « Payé » -> cela fait passer le montant en cours à 0 * cliquez sur le montant en cours et enregistrez votre paiement -> si le montant en cours est maintenant de 0 €, le statut passera automatiquement à « payé » Dans l'aperçu, vous retrouvez en haut le bouton d'action « € », en dessous vous trouvez l'aperçu de toutes les transactions bancaires. Celles-ci sont chargées s'il existe une liaison active avec un logiciel de comptabilité ou une plateforme bancaire. ## Transmettre au comptable Les factures entrantes sont envoyées [sous forme de fichier UBL](https://support.robaws.com/fr/article/quest-ce-quun-document-ubl-1bqpby1/) vers le logiciel de comptabilité. Ce fichier UBL contient la facture entrante en pdf et toutes les données (en code) de la facture entrante. Depuis l'aperçu, vous pouvez sélectionner les factures entrantes souhaitées et, en fonction de votre logiciel de comptabilité : * si le logiciel de comptabilité est en ligne (via une liaison ou non) : [les envoyer au comptable](https://support.robaws.com/fr/article/comment-envoyer-mes-factures-dachat-et-de-vente-au-comptable-11i0qrm/) en cliquant en haut sur l'icône « envoyer au comptable » * Si le logiciel de comptabilité n'est pas en ligne, vous pouvez télécharger les factures entrantes dans un fichier zip et les fournir à votre comptable ou les charger manuellement dans le logiciel de comptabilité. Pour ce faire, cliquez sur l'icône « UBL ». || Activez la bonne icône via **paramètres > factures entrantes** : « Télécharger UBL » ou « UBL email ». ## Notes de crédit Une note de crédit suit dans les grandes lignes le même flux que la facture entrante, mais il y a un certain nombre de spécificités : * Ainsi, vous pouvez indiquer [quelle facture est créditée et éventuellement lettrer le montant de cette note de crédit sur une facture](https://support.robaws.com/fr/article/creer-des-notes-de-credit-36e2q7/). * Les notes de crédit peuvent suivre la même [numérotation](https://support.robaws.com/fr/article/comment-gerer-mes-numeros-de-facture-dans-robaws-iwecec/) que les factures entrantes ou être numérotées séparément. Vous déterminez cela dans le [journal](https://support.robaws.com/fr/article/utilisation-des-journaux-1xwn88a/). ## Flux d'approbation Dans Robaws, vous pouvez choisir que seules les factures entrantes approuvées puissent être payées. Vous pouvez pour cela mettre en place un [flux d'approbation](https://support.robaws.com/fr/article/flux-dapprobation-8x1af9/) afin que certaines personnes approuvent d'abord cette facture. ## Facture entrante confidentielle Une facture entrante peut être cochée comme [confidentielle](https://support.robaws.com/fr/article/quest-ce-quune-facture-dachat-confidentielle-4eml6t/), afin que seules certaines personnes puissent la voir et la traiter.