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# Créer et utiliser des formules d'appel et des formes juridiques

Via les paramètres, vous pouvez créer des **formules d'appel** et des **formes juridiques** et les ajouter ensuite à une fiche client ou fournisseur. Elles sont surtout importantes pour la **correspondance et les échanges de courriels** avec le client ou le fournisseur : elles font en sorte que vous vous adressiez correctement à quelqu'un (par ex. « Dhr. », « Mevr. ») et que la bonne forme juridique (par ex. BV, NV) apparaisse sur vos documents.

* **Formule d'appel** = la manière dont vous vous adressez à quelqu'un (par exemple Dhr., Mevr., Dr.).
* **Forme juridique** = la forme juridique d'une entreprise (par exemple BV, NV, VOF, entreprise individuelle).

## Où trouver ce paramètre ?

Vous allez dans **Paramètres > Général**. En bas de la page, vous trouvez la rubrique **Formules d'appel & formes juridiques**. Vous gérez ici les deux listes.

![La rubrique Formules d'appel & formes juridiques dans Paramètres > Général](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/e/a/d/f/eadf6dec760ec000/aanspreekvormenenrfr_k9p55v.png)

||| Après avoir apporté des modifications dans les paramètres, cliquez en bas à droite sur « Activer paramètres » afin de les appliquer effectivement dans votre environnement Robaws.

## Étape 1 – Créer des formules d'appel

Les formules d'appel constituent une simple liste de mots. Par défaut, la liste contient **Dhr.**, **Mevr.** et **Dhr. en Mevr.**

1. Allez dans **Paramètres > Général** et ouvrez la rubrique **Formules d'appel & formes juridiques**.
2. Ajoutez aux formules d'appel les valeurs souhaitées (par ex. *Dr.*, *Prof.*, *Ir.*).
3. Enregistrez et cliquez sur **Activer paramètres**.

## Étape 2 – Créer des formes juridiques

Une forme juridique est plus étendue qu'une formule d'appel. Par forme juridique, vous pouvez configurer :

* le **nom** de la forme juridique (par ex. BV) ;
* le **Suffix nom du client** (l'abréviation qui est automatiquement placée comme suffixe *derrière* le nom du client sur vos documents, par ex. *Bouwwerken Peeters* → *Bouwwerken Peeters BV*) ;
* si la forme juridique est **assujettie à la TVA**. Il s'agit d'un marquage informatif qui détermine l'indicateur d'assujettissement à la TVA (et les colonnes associées) ; il ne modifie pas le calcul de la TVA par ligne.

1. Allez dans **Paramètres > Général** et ouvrez la rubrique **Formules d'appel & formes juridiques**.
2. Ajoutez une nouvelle forme juridique aux formes juridiques et complétez les champs ci-dessus.
3. Enregistrez et cliquez sur **Activer paramètres**.

## Étape 3 – Ajouter à un client ou un fournisseur

1. Ouvrez une **fiche client** ou **fournisseur**.
2. Choisissez chez le client la **formule d'appel** et/ou la **forme juridique** souhaitée.
   * Chez un **fournisseur**, vous pouvez uniquement choisir une **forme juridique** ; une formule d'appel n'y est pas disponible.
3. Enregistrez la fiche.



## Utilisation dans les documents et les e-mails

Vous pouvez faire apparaître automatiquement les valeurs choisies dans vos textes via les [codes de remplacement](https://support.robaws.com/fr/article/codes-de-remplacement-12ufrs5/) :

* Formule d'appel du client : **${clientTitle}**
* Forme juridique (nom) du client ou du fournisseur : **${legalForm}**

Ainsi, vous n'avez pas à taper manuellement à chaque fois la formule d'appel et la forme juridique dans vos courriers, devis et e-mails.

||| Le **Suffix nom du client** de la forme juridique fonctionne différemment d'un code de remplacement : cette abréviation est automatiquement collée *derrière* le nom du client (par ex. *Bouwwerken Peeters BV*), partout où le nom du client est affiché. Vous n'avez donc pas besoin d'utiliser de code ${...} pour cela.

## Exemple élaboré

L'entreprise d'installation **Aqua Comfort** envoie aussi bien à des particuliers qu'à des sociétés. Elle configure cela comme suit :

* Formules d'appel : **Dhr.**, **Mevr.** et **Fam.** (pour les familles).
* Formes juridiques : **BV** (Suffix nom du client : *BV*, assujettie à la TVA) et **Entreprise individuelle** (pas de suffixe, assujettie à la TVA).

Chez leur client *Bouwwerken Peeters BV*, ils choisissent sur la fiche la forme juridique **BV** ; dans l'e-mail d'accompagnement, ils utilisent l'en-tête « Geachte ${clientTitle} ». Chez leur client particulier *monsieur Janssens*, ils choisissent la formule d'appel **Dhr.** et laissent la forme juridique vide. De cette manière, chaque client reçoit automatiquement la bonne formule d'appel, sans travail de saisie manuel.

## Important à savoir

* La rubrique **Formules d'appel & formes juridiques** est uniquement accessible aux utilisateurs disposant de **droits d'administrateur** (admin).
* Les **formules d'appel** constituent une liste partagée de valeurs textuelles au niveau de l'environnement. Les **formes juridiques** constituent une liste distincte avec des champs supplémentaires (Suffix nom du client, assujettissement à la TVA).
* Un **fournisseur** n'a pas de champ pour la formule d'appel ; seule la forme juridique y est disponible. Un **client** a les deux.
* La formule d'appel sur la fiche (« Titre ») et la liste des formules d'appel (« Formule d'appel ») vont de pair : sur la fiche, vous choisissez une seule valeur dans la liste que vous avez constituée dans les paramètres.