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# Comment envoyer un rappel de paiement à mes clients ?

Robaws n'a pas de module de rappel distinct. Vous construisez votre flux de rappel avec trois éléments que vous configurez une seule fois : des **statuts** qui indiquent si une facture est expirée, un **document standard** contenant votre lettre de rappel, et un **modèle d'e-mail** qui joint cette lettre et adapte immédiatement le statut.

Ensuite, envoyer un rappel se résume à filtrer les bonnes factures dans votre vue générale et à envoyer l'e-mail. Si vous souhaitez vous en décharger complètement, laissez une [automation](https://support.robaws.com/fr/article/robaws-automation-h2cfvt/) faire le travail.

|| Spécifique au pays : Robaws n'impose aucun délai ni frais légal. Ce que vous pouvez réclamer en cas de paiement tardif et le temps que vous devez attendre avant d'envoyer un rappel diffèrent d'un pays à l'autre, et dépendent aussi du fait que vous facturez à un consommateur ou à une entreprise. En Belgique, les règles sont plus strictes pour les factures adressées à des consommateurs qu'entre entreprises. Accordez donc votre flux de rappel avec votre comptable.

## Préparer les statuts

Robaws ne fournit pas de [statuts](https://support.robaws.com/fr/article/utilisation-des-statuts-x1eu14/) : vous les créez vous-même. Pour un flux de rappel, vous travaillez avec au moins quatre statuts.

###### De quels statuts avez-vous besoin ?

* **envoyé** — la facture est chez le client, le délai de paiement court ;
* **expiré** — la date d'échéance est dépassée et le paiement n'est pas encore arrivé ;
* **rappel** — vous avez envoyé un rappel. Si vous travaillez avec plusieurs niveaux, créez *rappel 1*, *rappel 2* et *rappel 3* ;
* **payé** — la facture est acquittée.

###### Créer les statuts

1. Allez dans **paramètres > factures > statuts**.
2. Cliquez en bas de la liste des statuts sur **Ajouter**.
3. Complétez un **Nom** et choisissez une **Couleur**. Vous retrouvez cette couleur dans la vue générale de vos factures.
4. Répétez ceci pour chaque statut et enregistrez vos paramètres.

###### Compléter les paramètres d'expiration

Dans la même carte **statuts**, vous indiquez à Robaws la signification de chaque statut. Pour les rappels, ces deux champs sont indispensables :

* **Statuts où une facture peut expirer** — les statuts à partir desquels une facture peut passer à expiré, par exemple *établissement*, *envoyé* et *lu*.
* **Statut d'expiration** — le statut que Robaws attribue dès que la date d'échéance est dépassée, par exemple *expiré*.

Complétez également **Statut payé** et **Statut partiellement payée**. Ainsi, une facture quitte automatiquement votre liste de rappels dès que vous enregistrez un paiement.

![Statuts dans les paramètres de facture](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/schermafbeelding-2021-02-16-om_1ia2btk.png)

|| L'orthographe doit correspondre exactement au nom dans votre liste de statuts, majuscules et espaces comprises. Si vous tapez *Expiré* dans le champ alors que le statut de la liste s'appelle *expiré*, rien ne se passe.

| Astuce : dans la vue générale de vos factures, Robaws affiche le nombre de jours entre la date d'échéance et aujourd'hui à côté du statut, par exemple *expiré (12d)*. Cela ne se produit que pour les statuts que vous avez complétés ci-dessus. Créez un [onglet distinct](https://support.robaws.com/fr/article/utilisation-des-onglets-dans-lecran-dapercu-8hrsji/) pour ces statuts et vous obtenez votre liste de rappels en un clic.

## Établir une lettre de rappel

Vous créez la lettre elle-même comme [document standard](https://support.robaws.com/fr/article/comment-creer-un-contrat-ou-un-document-standard-supplementaire-dans-robaws-1s8a8n6/), afin de pouvoir la joindre plus tard à votre e-mail.

1. Allez dans **paramètres > factures > documents standards**.
2. Cliquez sur **Ajouter** et donnez un **Nom** au document, par exemple *rappel de paiement*.
3. Tapez votre lettre dans l'éditeur.
4. Enregistrez vos paramètres.

![Document standard avec la lettre de rappel](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/schermafbeelding-2021-02-16-om_1xznddv.png =800x380)

Utilisez des [codes de remplacement](https://support.robaws.com/fr/article/codes-de-remplacement-12ufrs5/) dans cette lettre. Robaws les complète à l'envoi avec les données de la facture, de sorte que vous ne devez jamais rien adapter manuellement. Voici les plus utiles pour un rappel :

| Code de remplacement | Ce que Robaws complète |
| --- | --- |
| `${client}` | le nom du client |
| `${logicId}` | le numéro de facture |
| `${date}` | la date de la facture |
| `${expireDate}` | la date d'échéance |
| `${expiredDays}` | le nombre de jours entre la date d'échéance et aujourd'hui |
| `${totalIncBtw}` | le montant total TVA comprise |
| `${totalOpen}` | le montant ouvert |

| Astuce : utilisez `${totalOpen}` plutôt que `${totalIncBtw}`. Si le client a déjà payé une partie, vous ne réclamez ainsi que le solde.

## Un modèle d'e-mail pour le rappel

Avec un [modèle d'e-mail](https://support.robaws.com/fr/article/modele-de-mail-1b88f2r/), vous envoyez le rappel sans devoir rédiger un texte à chaque fois.

1. Allez dans **paramètres > factures > modèle d'e-mail**.
2. Cliquez sur **Ajouter** et donnez un **Nom** au modèle, par exemple *rappel 1*.
3. Complétez l'**Objet**. Ici aussi, vous pouvez utiliser des codes de remplacement, par exemple *Rappel de paiement facture `${logicId}`*.
4. Complétez **Statut lors de l'envoi email adapter à** avec *rappel 1*.
5. Ajoutez la facture et votre lettre de rappel sous **Annexes standards**.
6. Tapez le texte de l'e-mail et enregistrez vos paramètres.

![Modèle d'e-mail pour le rappel](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/schermafbeelding-2021-02-16-om_aalz4z.png =800x526)

|| N'oubliez pas **Statut lors de l'envoi email adapter à**. Sans ce champ, la facture reste au statut *expiré* et vous ne voyez pas dans votre vue générale quels clients vous avez déjà relancés.

| Astuce : si vous travaillez avec trois niveaux de rappel, créez trois modèles. Chaque modèle fait monter le statut d'un niveau et a son propre ton, un peu plus ferme.

## Envoyer le rappel

1. Ouvrez la vue générale de vos [factures de vente](https://support.robaws.com/fr/article/factures-de-vente-explication-generale-18cjb4y/) et filtrez sur le statut *expiré*.
2. Ouvrez la facture pour laquelle vous voulez envoyer un rappel.
3. Cliquez en haut sur le bouton d'action **E-mail**. Robaws complète immédiatement l'adresse e-mail du client.
4. Choisissez votre modèle *rappel 1*. Le texte, les annexes et les codes de remplacement sont complétés.
5. Envoyez l'e-mail. Le statut de la facture passe à *rappel 1*.

Vous pouvez aussi travailler en masse : sélectionnez plusieurs factures dans la vue générale et envoyez-les en une fois avec le même modèle.

## Automatiser les rappels

Si vous ne voulez pas parcourir votre vue générale chaque semaine, intégrez le flux dans une [automation](https://support.robaws.com/fr/article/robaws-automation-h2cfvt/) :

* déclencheur : le statut de la facture devient *expiré* ;
* délai : un certain nombre de jours ;
* action : envoyer le modèle d'e-mail *rappel 1*.

Après le délai, Robaws vérifie d'abord si le déclencheur s'applique encore. Si la facture a été payée entre-temps, le statut n'est plus *expiré* et aucun rappel n'est envoyé. Ajoutez-y une deuxième et une troisième étape et vous obtenez une chaîne de rappels complète qui s'arrête d'elle-même dès que le client paie.

||| Selon votre licence, un certain nombre d'automations sont incluses : moins avec Starter qu'avec Go, et moins avec Go qu'avec Pro. Si vous souhaitez en utiliser un nombre illimité, il s'agit d'une option payante. Contactez votre account manager pour plus d'informations.

## Questions

###### Quand le statut passe-t-il automatiquement à expiré ?

Robaws contrôle cela toutes les six heures. Une facture reçoit le statut d'expiration si la date d'échéance est dépassée, si son statut actuel figure dans **Statuts où une facture peut expirer**, et si elle n'est ni archivée ni supprimée. Les notes de crédit n'entrent pas en ligne de compte. Ne comptez donc pas sur un changement de statut le jour de l'échéance même.

###### Pourquoi le statut de ma facture expirée ne change-t-il pas ?

Vérifiez ces trois points :

* Y a-t-il des statuts dans **Statuts où une facture peut expirer** ? Si ce champ est vide, Robaws ne fait rien.
* Le champ **Statut d'expiration** est-il complété ?
* Le statut est-il écrit exactement de la même manière dans les deux champs que dans votre liste de statuts ?

###### Que se passe-t-il si le client paie entre-temps ?

Si vous enregistrez un [paiement](https://support.robaws.com/fr/article/paiements-1dcfmqu/) qui acquitte entièrement la facture, Robaws attribue votre **Statut payé**. Si une partie seulement est payée, la facture reçoit votre **Statut partiellement payée**. Dans les deux cas, la facture quitte votre liste de rappels et une automation déclenchée sur *expiré* s'arrête.

###### Puis-je aussi faire expirer des factures d'achat ?

Oui. Les mêmes champs **Statuts où une facture peut expirer** et **Statut d'expiration** se trouvent dans **paramètres > factures d'achat**. Ils fonctionnent totalement indépendamment de vos factures de vente, vous les complétez donc séparément.