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# Comment enregistrer une absence d'un employé ?

Un employé peut être absent pour différentes raisons : congé, maladie, petit chômage, ... Si vous enregistrez ces heures, ses heures sont correctes à la fin de la semaine et vous voyez immédiatement dans le [planning journalier](https://support.robaws.com/fr/article/planification-de-jour-general-104q4qi/) qui n'est pas là.

Les heures d'absence se rejoignent à **trois endroits** dans Robaws :

* [Enregistrer une absence dans le planning journalier](#2-enregistrer-une-absence-dans-le-planning-journalier)
* [Enregistrer une absence dans Wappy](#2-enregistrer-une-absence-dans-wappy)
* [Traiter les absences dans le contrôle des heures](#2-traiter-les-absences-dans-le-controle-des-heures)

Si vous travaillez avec le module demandes de congé, cela ne doit pas se faire manuellement : [une demande de congé approuvée se transforme elle-même en élément de planning et en heures d'absence](#2-une-absence-via-une-demande-de-conge).

## Ce que vous paramétrez d'abord

Avant de pouvoir enregistrer une absence, vous préparez trois choses.

| Quoi | Pour quoi | Où vous le paramétrez |
| ---- | ---- | ---- |
| Catégorie d'absence | La catégorie indique de quoi il s'agit : congé, maladie, petit chômage, ... Elle détermine aussi la couleur de l'élément dans le planning journalier. | **paramètres > planning journalier > données de base > catégories d'absence**, ou **paramètres > demandes de congé** |
| [Type d'heure](https://support.robaws.com/fr/article/que-sont-les-types-dheure-qtitea/) du type **absence** | Le type d'heure indique comment l'absence est traitée administrativement. Sur chaque type d'heure d'absence, vous complétez une catégorie d'absence. | **paramètres > employé > données de base > type d'heure** |
| [Horaire hebdomadaire](https://support.robaws.com/fr/article/comment-puis-je-configurer-un-horaire-hebdomadaire-pour-monmes-employes-72vj6t/) sur l'employé | Robaws déduit de l'horaire hebdomadaire combien d'heures cet employé est absent par jour, pause comprise. | [fiche employé](https://support.robaws.com/fr/article/employes-general-1im99k1/), champ **Horaire hebdomadaire** |

||| Sans horaire hebdomadaire sur l'employé, Robaws ne crée pas d'heures d'absence. Cet employé est ignoré et Robaws affiche un message avec son nom.

| Le champ **Type d'heure** n'apparaît que dès que vous avez activé les types d'heure via **paramètres > employé**. Si vous travaillez avec un secrétariat social, complétez également le code sur le type d'heure : vous en avez besoin pour l'[intégration SCAB](https://support.robaws.com/fr/article/comment-fonctionne-lintegration-scab-1w0l4ip/) ou l'[export pour Prisma (Sodeco Software)](https://support.robaws.com/fr/article/comment-fonctionne-lexport-pour-prisma-sodeco-software-11m4xh2/).

## Enregistrer une absence dans le planning journalier

Une absence s'introduit dans le [planning journalier](https://support.robaws.com/fr/article/planification-de-jour-general-104q4qi/) comme un élément de planning ordinaire, mais avec une catégorie d'absence au lieu d'une tâche.

1. Allez dans le module **planning journalier**.
2. Créez un nouvel élément de planning via le bouton d'action **ajouter** en haut, ou cliquez dans l'aperçu sur le bon jour chez le bon employé.
3. Donnez un **titre** à l'élément.
4. Complétez la **date de début et de fin**. Si l'absence dure plusieurs jours, vous indiquez le premier et le dernier jour de la période.
5. Ajoutez sous **Personnel** l'employé qui est absent. Vous pouvez en sélectionner plusieurs, par exemple lorsqu'une équipe entière est en congé en même temps.
6. Complétez la **Catégorie d'absence**.
7. Complétez le **Type d'heure**.
8. Enregistrez l'élément de planning.

| Si vous choisissez d'abord un type d'heure, Robaws complète automatiquement la catégorie d'absence. Si vous choisissez d'abord une catégorie, vous ne voyez que les types d'heure qui relèvent de cette catégorie. Si vous modifiez ensuite la catégorie, le type d'heure est vidé afin que vous en choisissiez à nouveau un qui correspond.

L'élément de planning reçoit dans l'aperçu la **couleur de la catégorie d'absence**. Si vous avez également attribué un type de planning, celui-ci a toujours la priorité sur la couleur de la catégorie. Via le bouton d'action d'affichage, vous déterminez si vous souhaitez voir les **absences** dans l'aperçu.

||| Un élément de planning avec une catégorie d'absence n'est pas encore une heure d'absence. Vous convertissez ces éléments de planning via le bouton **Synchroniser les absences** dans le [contrôle des heures](#2-traiter-les-absences-dans-le-controle-des-heures).

| S'agit-il d'un congé collectif ou d'un jour férié pour toute votre entreprise ? Vous travaillez alors plus facilement avec une [période de congé](https://support.robaws.com/fr/article/puis-je-saisir-des-periodes-de-conge-et-des-jours-feries-dans-la-planification-de-jour-1xmbcw9/) : celle-ci colore l'arrière-plan de ces jours dans le planning journalier et le planning de projet. Une période de congé n'enregistre toutefois pas d'heures ; pour cela, vous avez toujours besoin d'un élément de planning ou d'une demande de congé.

## Enregistrer une absence dans Wappy

Votre employé peut aussi introduire lui-même son absence dans l'[aperçu des heures](https://support.robaws.com/fr/article/wappy-apercu-des-heures-bhodqj/) dans [Wappy](https://support.robaws.com/fr/article/wappy-1tb9xh2/). C'est pratique pour les heures qui n'ont pas pu être prestées pour cause de maladie ou de vacances.

1. Ouvrez l'**aperçu des heures** dans le menu de Wappy.
2. Cliquez en bas sur **+**.
3. Choisissez la date pour laquelle vous enregistrez des heures. Cela peut être aujourd'hui ou un jour dans le passé.
4. Choisissez **absence**.
5. Complétez le nombre d'**heures** et le **type d'heure**.
6. Envoyez l'enregistrement.

Pour une absence, seuls deux champs apparaissent donc. Pour une absence, **aucun bon de travail** n'est créé non plus, contrairement à une présence.

|| Les heures que votre employé enregistre via Wappy aboutissent dans le [contrôle des heures](https://support.robaws.com/fr/article/controle-des-heures-rmgmsd/) dans Robaws. Vous devez encore les y enregistrer et les approuver. Ce n'est qu'après approbation qu'elles apparaissent avec une coche verte dans l'aperçu des heures dans Wappy.

| L'aperçu des heures est disponible à partir d'une certaine formule Wappy et exige qu'un employé soit lié à la fiche utilisateur. Quelle formule vous avez besoin, vous le lisez dans [Wappy | Licences](https://support.robaws.com/fr/article/wappy-licences-16pjfuc/).

## Traiter les absences dans le contrôle des heures

Le [contrôle des heures](https://support.robaws.com/fr/article/controle-des-heures-rmgmsd/) est l'endroit où toutes les heures de présence et d'absence se rejoignent et où vous les approuvez. Vous les trouvez dans le module **bons de travail** sous l'affichage **calendrier**, avec l'**affichage détaillé** désactivé.

Dans cet aperçu, une cellule **hachurée** est une absence et une cellule **non hachurée** est une présence. Si vous cliquez sur le nombre d'heures d'un jour, le panneau de détail s'ouvre en bas avec les heures enregistrées de cet employé pour ce jour.

###### Convertir des éléments de planning en heures d'absence

Vous récupérez comme suit les absences que vous avez introduites dans le planning journalier :

1. Ouvrez dans l'aperçu du contrôle des heures la période que vous souhaitez traiter.
2. Cliquez en haut à droite sur **Synchroniser les absences**.
3. Confirmez la question qui apparaît.

Robaws prend alors **tous les éléments de planning de la période visible qui ont une catégorie d'absence** et en fait des heures d'absence : une ligne par jour, avec une heure de début et de fin situées dans les heures de l'horaire hebdomadaire de cet employé.

||| Lors de la synchronisation, les heures d'absence existantes de cette période sont d'abord supprimées puis recréées. Toutes les modifications que vous avez apportées manuellement à ces heures d'absence sont donc perdues. Les heures avec le statut **Envoyé** restent en place.

| S'il y a des employés planifiés sans horaire hebdomadaire, Robaws signale après la synchronisation de qui il s'agit. Aucune heure d'absence n'est créée pour ces employés.

###### Ajouter manuellement des heures d'absence pour un jour

1. Cliquez dans l'aperçu sur la cellule du bon employé et du bon jour.
2. Cliquez dans le panneau de détail en bas sur **Ajouter des heures d'absence**.
3. Complétez la ligne et enregistrez.

Sur une telle ligne, vous complétez les champs suivants :

| Champ | Explication |
| ---- | ---- |
| Employé | L'employé qui est absent. |
| Type d'heure | Le type d'heure du type absence. |
| Catégorie d'absence | La catégorie dont relève l'absence. Si vous choisissez un type d'heure, la catégorie est reprise automatiquement. |
| Remarques | Explication libre concernant l'absence. |
| Heures début et heures fin | Le début et la fin de l'absence. |
| Heures | Le nombre d'heures d'absence. |
| Statut | **Non vérifié**, **Approuvé** ou **Envoyé**. |

###### Ajouter des heures d'absence en masse

Une absence dure plusieurs jours, ou concerne plusieurs employés ? Vous ajoutez alors les heures en une seule fois.

1. Cliquez dans l'aperçu du contrôle des heures en haut à gauche sur **+**. La fenêtre **Ajouter des heures de présence/absence** s'ouvre.
2. Complétez **Date de** et **Jusqu'à et y compris**.
3. Sélectionnez sous **Personnel** un ou plusieurs employés.
4. Mettez **Types** sur **Absence**. Les champs projet, article et activité disparaissent alors, car ils relèvent d'une présence.
5. Choisissez le **Type d'heure**.
6. Cliquez sur **Sauvegarder**, ou sur **Enregistrer et approuver** si vous souhaitez approuver les heures immédiatement.

Robaws crée ensuite, par jour de cette période, une heure d'absence selon l'horaire hebdomadaire de chaque employé. Les jours où il ne faut pas travailler selon l'horaire hebdomadaire sont ignorés.

||| Le type d'heure est obligatoire dans cette fenêtre. Les employés sans horaire hebdomadaire ne sont pas repris ; Robaws le signale par employé.

###### Approuver les prestations

Si les heures enregistrées correspondent à ce que cet employé a réellement presté ou pris ce jour-là, vous les approuvez. Une heure d'absence passe par trois statuts :

* **Non vérifié** : les heures sont enregistrées, mais n'ont pas encore été contrôlées.
* **Approuvé** : les heures ont été contrôlées et confirmées.
* **Envoyé** : les heures ont été transmises à votre secrétariat social. Les heures envoyées ne sont plus écrasées lors d'une synchronisation.

| Seules les heures de présence et d'absence avec un type d'heure qui **compte dans l'horaire** sont utilisées pour calculer si le nombre d'heures à prester de ce jour est atteint. Ce paramètre se règle par type d'heure.

## Une absence via une demande de congé

||| Le module demandes de congé est inclus dans la licence Robaws Pro.

Si vous travaillez avec les [demandes de congé](https://support.robaws.com/fr/article/demandes-de-conge-kz2lz3/), vous ne devez rien faire en double. Votre employé demande son congé via Wappy ou l'App Robaws et choisit uniquement une **catégorie d'absence**. Lors de l'approbation, le responsable complète le bon **type d'heure**.

Dès que la demande est approuvée, Robaws crée automatiquement :

* un **élément de planning** dans le planning journalier, avec l'employé, la catégorie d'absence et le type d'heure de la demande ;
* les **heures d'absence** correspondantes dans le contrôle des heures.

Si les heures demandées diffèrent de l'horaire hebdomadaire de l'employé, une **ligne de correction** avec la différence apparaît dans le contrôle des heures à côté de la ligne selon l'horaire hebdomadaire. Cette ligne reçoit la remarque *Heures de correction dues à l'horaire hebdomadaire*.