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# XRechnung senden

## Was ist XRechnung (E-Rechnung) und warum ist sie wichtig?

Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Geschäftsverkehr wird in Deutschland stufenweise zur Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen **empfangen** können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre inländischen B2B-Rechnungen elektronisch **ausstellen**, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle inländischen Unternehmen. Bis zum 31. Dezember 2026 darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt.

Der zentrale Standard dafür ist die **XRechnung**, ein strukturiertes Datenmodell, das die Rechnungsverarbeitung digital und automatisiert ermöglicht.

Eingeführt wurde die XRechnung bereits 2020 für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Mit dem **Wachstumschancengesetz** wird die E-Rechnung nun auch im B2B-Bereich verpflichtend. Technisch heißt das: die Rechnung entspricht der europäischen Norm EN 16931 und wird in einem der beiden zulässigen XML-Formate aufgebaut, UBL oder CII.

### Wie Robaws dich dabei unterstützt

Robaws bringt alle Werkzeuge mit, die du für diese Umstellung brauchst. Du kannst XRechnungen nicht nur erstellen, sondern auch direkt versenden: per E-Mail, als Download oder über das PEPPOL-Netzwerk. Außerdem kannst du E-Rechnungen in Robaws empfangen und weiterverarbeiten, sodass deine Rechnungsprozesse in beide Richtungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.


## Erklärvideo

${youtube}[XRechnung - 3 einfache Wege zum Versand](9mTbLjRoZPg)


Im Video erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du eine XRechnung mit Robaws erstellst und versendest. Schau rein, um alle Optionen kennenzulernen.

| **Hinweis**: In Robaws findest du rund um die XRechnung auch die Begriffe „UBL“ und „E-Rechnung“. UBL ist das XML-Format, in dem eine E-Rechnung technisch aufgebaut ist. XRechnung ist die deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931, und Robaws erzeugt sie in der gängigen KOSIT-Version. Wenn du eine E-Rechnung an ein Unternehmen im Ausland sendest, wird sie automatisch im passenden Format erstellt.


## Kriterien für die Umwandlung in eine XRechnung in Robaws

Damit Robaws eine Ausgangsrechnung in das XRechnung-Format umwandeln kann, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein:

1. **Kundendaten**
* Beim Kunden muss eine gültige **deutsche USt-IdNr.** hinterlegt sein ${color}[#009903](**ODER**) die **Adresse des Kunden** muss auf **Deutschland** gesetzt sein.

2. **E-Rechnung-Einstellungen**
* Die E-Rechnung-Einstellungen müssen aktiviert sein, damit Robaws die Rechnungsdaten in das XML-Format der XRechnung exportiert.

3. **Journal-Einstellungen**
* Im Journal der Rechnung muss die E-Rechnung aktiviert sein, damit alle Pflichtangaben in die XRechnung übernommen werden.


## Einstellungen zur Aktivierung der XRechnung in Robaws

Damit du XRechnungen in Robaws nutzen kannst, sind einige Voreinstellungen notwendig:

1. **E-Rechnung-Einstellungen aktivieren**
   In den [Rechnungseinstellungen](https://app.robaws.com/#/settings/invoice) aktivierst du die Optionen `E-Rechnung E-Mail` und `E-Rechnung herunterladen`.

2. **E-Mail-Vorlage anpassen**
   Damit die XRechnung als Anhang mitgeht, nimmst du die [Einstellungen in der E-Mail-Vorlage](https://app.robaws.com/#/settings/invoice?jumpTo=emailtemplates) vor.


## So sendest du eine XRechnung mit Robaws

Sobald alle Voraussetzungen erfüllt sind, hast du drei einfache Möglichkeiten, eine XRechnung an deinen Kunden zu senden:

1. **Versand per E-Mail**
   Du verschickst die XRechnung zusammen mit der PDF-Rechnung direkt aus Robaws heraus. Das wählst du entweder pro Rechnung aus oder du stellst es in der Vorlage als Standard ein.

2. **Datei herunterladen und manuell hochladen**
   Lade die XRechnung als XML-Datei herunter und lade sie im Rechnungsportal deines Kunden hoch, falls er eines nutzt.

3. **Versand über das PEPPOL-Netzwerk**
   Sende die XRechnung direkt über das PEPPOL-Netzwerk, eine standardisierte Plattform für den sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten.

So bleibst du mit Robaws bei jeder Stufe der E-Rechnungspflicht rechtskonform und versendest deine Rechnungen digital.