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# XRechnung erstellen

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## Wie kann ich eine XRechnung erstellen?

Mit Robaws ist die XRechnung kein Zusatzaufwand. Ob für öffentliche Auftraggeber oder für Geschäftskunden: du erstellst deine Ausgangsrechnung wie gewohnt, und Robaws erzeugt daraus die XRechnung im XML-Format, mit angehängter PDF-Datei.

## Wann brauchst du eine XRechnung?

Eine XRechnung brauchst du immer dann, wenn du Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (z. B. Behörden) stellst. Für Privatkunden und für Geschäftskunden, die noch keine E-Rechnung verlangen, erstellst du wie gewohnt eine PDF-Rechnung.

So sieht der Zeitplan der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich aus:

* Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen **empfangen** können.
* Bis zum 31. Dezember 2026 darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt.
* Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre inländischen B2B-Rechnungen elektronisch **ausstellen**.
* Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Pflicht für alle inländischen Unternehmen.

Kläre am besten mit deinem Auftraggeber, ab wann er die XRechnung erwartet.

## Pflichtangaben für eine XRechnung in Robaws

Damit Robaws eine XRechnung erzeugen kann, müssen einige Angaben vollständig sein, denn sie werden in das strukturierte XML-Format übernommen.

### Diese Angaben brauchst du:

* **Deine Unternehmensdaten.**
* **Deine IBAN.**
* **Deine Steuernummer oder USt-IdNr.**
    *(Tipp: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG trägst du deine Steuernummer in das Feld „Steuernummer" ein.)*

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/eadf6dec760ec000/xrechnung-erstellen_1j4ff80.png)

**Zusätzliche Angaben für öffentliche Auftraggeber:**

* **Leitweg-ID:** Die bekommst du von deinem Auftraggeber und trägst sie in den Kundendaten ein.
* **Lieferantennummer:** Nur wenn dein Auftraggeber sie verlangt.

### So hinterlegst du diese Daten in Robaws:

* Ergänze deine Unternehmensdaten in den [Firmeneinstellungen](https://app.robaws.com/#/company).
* Hinterlege die zusätzlichen Angaben direkt beim Kontakt deines Auftraggebers, damit sie automatisch in die XRechnung übernommen werden.

## XRechnung erstellen in Robaws

Robaws erzeugt die XRechnung automatisch, sobald du eine Ausgangsrechnung erstellst. Du musst dafür pro Rechnung nichts extra einschalten.

### Schritt für Schritt

1. **Rechnung erstellen:**
    Erstelle deine Ausgangsrechnung wie gewohnt. Achte darauf, dass alle relevanten Daten (z. B. die Leitweg-ID) hinterlegt sind.

2. **PDF wird automatisch angehängt:**
    Robaws hängt die PDF-Version der Rechnung automatisch an die XML-Datei der XRechnung an. Das ist praktisch, weil viele Auftraggeber die lesbare Fassung zur Ansicht brauchen.

3. **XRechnung herunterladen oder senden:**

* **Herunterladen:** Lade die XML-Datei über den Button „E-Rechnung" in der Rechnungsübersicht herunter.
* **Senden:** Nutze eine der integrierten Versandmethoden (mehr dazu: [XRechnung senden](https://support.robaws.com/de/article/xrechnung-senden-1tztrfw/)).

### Wo finde ich die XRechnung?

Aktiviere in den [Rechnungseinstellungen](https://app.robaws.com/#/settings/invoice) die Option „**E-Rechnung herunterladen**". Danach lädst du die XML-Datei über den Button „E-Rechnung" in der Rechnungsübersicht herunter. Beim Versand per E-Mail hängt Robaws die XRechnung über die [E-Mail-Vorlagen](https://support.robaws.com/de/article/e-mail-vorlagen-qqiato/) als Anhang an.

## XRechnung prüfen und öffnen

Wenn dein Auftraggeber die angehängte PDF-Datei sehen möchte, kannst du ihn auf die XRechnung Zentrale hinweisen, einen kostenlosen XRechnung-Viewer. Dort lädt er die XML-Datei hoch und sieht die angehängte PDF-Datei.

👉 **zur** [XRechnung Zentrale](https://xrechnungzentrale.de/)

## Vorteile der XRechnung mit Robaws

* **Automatisch:** Robaws übernimmt die Umwandlung in das XRechnungsformat.
* **PDF-Anhang:** Deine Auftraggeber erhalten die lesbare Fassung direkt im XML-Dokument.
* **Einfache Verwaltung:** Angaben wie Leitweg-ID und Lieferantennummer speicherst du pro Kunde.

## Bereit für die E-Rechnungspflicht

Mit Robaws bist du auf die nächsten Stufen der E-Rechnungspflicht vorbereitet. Neben dem Erstellen und Bearbeiten von XRechnungen hast du weitere Funktionen für deinen Workflow:

* Direkter Versand über das PEPPOL-Netzwerk.
* Sammel-Export von XRechnungen für die Buchhaltung oder deinen Steuerberater.