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# Status in Robaws: erstellen, nutzen, automatisieren

Status zeigen an, **in welcher Phase** sich ein Angebot, Projekt, Auftrag, Rechnung usw. befindet.  
Du kannst eigene Status **anlegen, farbig kennzeichnen** und (bei Angeboten) mit einem **Erfolgsprozentsatz** versehen.

So erkennst du Fortschritte auf einen Blick, filterst Übersichten gezielt und kannst Status als **Auslöser für Automationen** verwenden (z. B. „Kunde ist bereit für die nächste E-Mail“).

**Schnellnavigation**
* [Warum Status nutzen?](#2-warum-status-nutzen)
* [Status erstellen](#2-status-erstellen)
* [Status im Überblick (Farben & Reihenfolge)](#2-status-im-uberblick-farben-reihenfolge)
* [Status verwenden: manuell & automatisch](#2-status-verwenden-manuell-automatisch)
* [Automatische Statusänderungen (Beispiele je Modul)](#2-automatische-statusanderungen-beispiele-je-modul)
* [Praxisbeispiel](#2-praxisbeispiel)
* [Hinweise (Groß/Klein, Analyse, Automationen)](#2-wichtige-hinweise)



## Warum Status nutzen?

* **Transparenz:** Fortschritt pro Datensatz sofort erkennbar  
* **Visualisierung:** Farben sorgen für klare Übersichten und Prioritäten  
* **Steuerung:** Filter, Sortierungen und Tabs anhand von Status
* **Analyse (Angebote):** Erfolgsprozente für Pipeline/Erlöserwartung
* **Automation:** Status als „Signal“ für nächste Schritte



## Status erstellen

1. Gehe zu **Einstellungen > Modul deiner Wahl > Status**.  
2. **Neuen Status hinzufügen**, **Name** vergeben und **Farbe** wählen.  
3. (Nur Angebote) Optional **Erfolgsprozentsatz** definieren (wirkt sich auf die Angebotsanalyse aus).


| **Tipp:** Vergib **eindeutige, kurze Namen** („Entwurf“, „Versendet“, „Gewonnen“ …).  

||| **Achtung:** Status sind **groß-/kleinschreibungssensitiv**, wenn du automatische Änderungen nutzt.




## Status im Überblick (Farben & Reihenfolge)

* Die **Farbe** eines Status wird in der **Modul-Übersicht** angezeigt.  
* Ändere die **Reihenfolge** (Pfeil nach oben/unten).  
* Erstelle eigene **Tabs/Übersichten** und filtere z. B. „Status = Nachfassen“.



## Status verwenden: manuell & automatisch

### Manuell

* Öffne den Datensatz (z. B. Kunde, Angebot, Rechnung) und wähle im Feld **Status** den gewünschten Wert.  
* Die **Statusfarbe** erscheint automatisch in der Übersicht.

### Automatisch

* Hinterlege automatische Änderungen in den **Modul-Einstellungen** oder [E-Mail-Templates](https://support.robaws.com/de/article/e-mail-vorlagen-qqiato/) (z. B. nach Versand, nach Abrechnung …).  
* Nutze [Automationen](https://support.robaws.com/de/article/robaws-automation-workflows-automatisieren-10rauk0/), um Status abhängig von Bedingungen/Aktionen zu setzen (z. B. „Wenn Angebot unterschrieben → Status = Gewonnen“).



## Automatische Statusänderungen (Beispiele je Modul)

| **Modul** | **Feld / Auslöser** | **Beschreibung** |
| ---- |
| **Alle Module** | **Ausgangsstatus** | Status bei Erstellung eines neuen Datensatzes. |
| **Angebote** | **Status nach Projektanlage** | Wird aus Angebot ein Projekt erstellt, setze Status auf … |
|  | **Status nach Teilrechnung** | Nach Teilabrechnung (Phase) Status ändern auf … |
|  | **Status nach Rechnungserstellung** | Nach Erstellung einer Rechnung aus dem Angebot … |
|  | **Status nach Auftragserstellung** | Nach Erstellung eines Auftrags aus dem Angebot … |
|  | **Status nach Abonnement-Erstellung** | Wenn aus dem Angebot ein Abonnement erzeugt wurde … |
|  | **Status nach Senden der Anspruchserklärung** | Beim Versand der Claim/Leistungsaufstellung … |
|  | **Follow-up-Status** | Automatischer Status, sobald die Angebotsfrist abläuft. |
|  | **Status, die nachverfolgt werden dürfen** | Nur Angebote mit diesen Status dürfen in „Nachfassen“ laufen. |
| **Rechnungen (Verkauf)** | **Status bei überfällig** | Automatischer Status, sobald das Rechnungsdatum überschritten ist. |
|  | **Status bei bezahlt / teilw. bezahlt / unbezahlt** | Setze Status abhängig vom Zahlungseingang. |
|  | **Kreditstatus** | Status beim Erstellen einer Gutschrift/Storno. |
|  | **Status nach Senden mit Peppol** | Nach Versand via XRechnung/ZUGFeRD/Peppol Status setzen. |
|  | **Projektstatus nach Schlussrechnung** | Wenn Schlussrechnung gesendet wurde … |
| **Eingangsrechnungen** | **Status nach Senden an Steuerberater** | Bei Versand per E-Rechnung/E-Mail an Buchhaltung: „festgeschrieben“. |
|  | **Status nach Arbeitsauftragserstellung** | Wenn aus der Eingangsrechnung ein Arbeitsauftrag erzeugt wurde … |
|  | **Bestellstatus nach Zahlung** | Bestellung erhält Status nach Zahlung der Eingangsrechnung. |
|  | **Neuer Status bei Zahlungsbeginn** | Sobald mit der Zahlung begonnen wurde … |
| **Lager** | **Buchungsstatus (Lageränderung)** | Nach „Einbuchen“ nicht mehr änderbar; Status = gebucht. |
|  | **Bestellung abschließen (Lageränderung)** | Wenn gelieferte Menge exakt der Bestellung entspricht … |
| **Projekte** | **Track & Trace aktiv** | Projekte mit diesen Status sind für T&T aktiv. |
| **Auftragsberichte** | **Auftragsstatus** | Status, wenn ein Auftrag erzeugt wurde. |
| **Tagesplanung** | **Projekt-/Mitarbeiter-/Material-/Installations-Status** | Welche Status in der Plantafel angezeigt/gesetzt werden. |


| Die konkreten Optionen findest du in **Einstellungen > Modul > Status** und teils zusätzlich unter **Einstellungen > Modul > E-Mail-Templates**.



## Praxisbeispiel
  
1. Du willst am Tagesende alle **neu erstellten Angebote** prüfen.  
2. Kollegin setzt beim Erstellen den Status **„Prüfen“**.  
3. Du filterst im Angebots-Überblick auf **Status = Prüfen**, kontrollierst, änderst auf **„Geprüft“**.  
4. Kollegin sieht „Geprüft“ und **sendet** an den Kunden.  
5. Bei Bedarf Status **„Überarbeiten“** → Kollegin passt an.



## Wichtige Hinweise

* **Groß-/Kleinschreibung:** Achte auf konsistente Schreibweise, damit automatische Statuswechsel korrekt greifen.  
* **Angebotsanalyse & Erfolgsquote:** Hinterlege bei Angebots-Status **Erfolgsprozente** (Success Ratio). Das fließt in **Überblick/Ergebnis** der Angebots-Analyse ein (z. B. „Erreicht“, „Nicht erreicht“, „Laufend gesamt/Erwartung“).  
* **Automationen:** Nutze Status als **Trigger** (z. B. „Status = Versendet“ → automatische Erinnerungs-E-Mail nach 7 Tagen).



| \*\*Tipp: \*\*Kombiniere **Status + Farbe + Tabs** für maximale Übersicht. Erstelle dir z. B. Tabs „Nachzufassende Angebote“, „Überfällige Rechnungen“, „Aktive Projekte“. Alles gesteuert über Status.