> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://support.robaws.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Kann ich selbst bestimmen, was auf meiner PDF steht? In Robaws ist es möglich, aus den verschiedenen Modulen **PDF-Dateien zu exportieren**. Diese PDFs kannst du anschließend an Kunden oder Lieferanten [versenden](https://support.robaws.com/de/article/e-mail-vorlagen-qqiato/). Standardmäßig haben die PDF-Dateien eine feste Struktur. Es ist jedoch auch möglich, von dieser **Struktur abzuweichen** und die Felder sowie die [Gestaltung](https://support.robaws.com/de/article/angebot-gestalten-2pde98/) individuell festzulegen. So kannst du deine PDF vollständig nach eigenen Wünschen aufbauen. *Schnellnavigation* * [Möglichkeiten](#2-moglichkeiten-mit-der-dynamischen-pdf) * [Anlegen einer PDF-Vorlage](#2-anlegen-einer-pdf-vorlage) * [Vorlage](#2-vorlage) * [Header (Briefkopf)](#2-header-briefkopf) * [Allgemein](#2-allgemein) * [Spalten](#2-spalten) | Hinweis: Wenn du dein Briefpapier ändern möchtest, lies am besten [diesen Artikel](https://support.robaws.com/de/article/wie-erstelle-ich-mein-briefpapier-zlyw5v/). --- ## Möglichkeiten mit der dynamischen PDF 1. Spezielle Einstellungen, die nur für dieses Dokument gelten 2. Einen individuellen Dokumenttitel vergeben 3. Eine eigene Kopfzeile einfügen, z. B. mithilfe von [Platzhaltern](https://support.robaws.com/de/article/platzhalter-in-robaws-der-turbo-fur-personliche-dokumente-e-mails-117qg43/) 4. Frei wählen, welche Spalten auf dem Dokument angezeigt werden 5. Übersetzungen für jedes Dokument hinterlegen **Beispiel: Detailliertes Angebots-PDF mit Kalkulation** Du möchtest ein PDF-Dokument für ein Angebot erstellen, das detaillierte Kalkulationen enthält. 1. Gehe zu **Angebotseinstellungen > PDF** und klicke auf **„Hinzufügen“**. 2. Benenne den **Vorlagennamen** in **„PDF - Kalkulationsdetail“** um. 3. Füge eine **Spalte** mit dem Namen **„Spanne“** hinzu (ggf. weitere gewünschte Spalten ergänzen). 4. Schließe das Fenster der Vorlage und klicke unten rechts auf **„Einstellungen speichern“**. 5. Beim nächsten Öffnen eines Angebots und Klick auf den **„PDF“**-Button findest du die Vorlage **„PDF - Kalkulationsdetail“** in der Liste. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/e/a/d/f/eadf6dec760ec000/screenshot-2025-09-03-at-16332_17oohj5.png =600x313) --- ## Anlegen einer PDF-Vorlage Gehe zu **Einstellungen > gewünschtes Modul > PDF**, um ein PDF-Dokument hinzuzufügen, das du selbst konfigurieren kannst. Bei einer **dynamischen PDF** stehen dir vier Bereiche zur Verfügung, in denen du Einstellungen festlegst. Diese Blöcke gibt es in allen Modulen, der Inhalt kann jedoch variieren: * [Vorlage](#2-vorlage) * [Header](#2-header-briefkopf): Briefkopf der PDF anpassen * [Allgemein](#2-allgemein): allgemeine Einstellungen für die PDF * [Spalten](#2-spalten): wähle aus, welche Informationen zu den Positionen erscheinen | 👉 Unter **Einstellungen > Modul > E-Mail-Template** kannst du das erstellte Dokument mit einem [E-Mail-Vorlage](https://support.robaws.com/de/article/e-mail-vorlagen-qqiato/) verknüpfen, um es direkt an Kunden oder Lieferanten zu versenden. --- ## Vorlage | Feld | Beschreibung | | ---- | | **Name** | Vergib einen **internen Namen** für dein Template (erscheint nicht auf der PDF). | | **Orientierung** | Lege die **Orientierung** fest: Hochformat (Portrait) oder Querformat (Landscape). | | ** Vorderseite / Rückseite ** | Optional kannst du ein **Deckblatt und Schlussblatt** als PDF anhängen, die beim Export oder Versand automatisch ergänzt werden. | --- ## Header (Briefkopf) Im Bereich **Header** kannst du allgemeine und modulabhängige Einstellungen vornehmen. Beispiele: **benutzerdefinierte Briefkopf**, eigener Titel oder Spracheinstellungen. || 👉 Achte darauf, dass du bei einer **benutzerdefinierte Briefkopf** auch Übersetzungen für alle benötigten Sprachen einrichtest. ### Benutzerdefinierte Briefkopf Wenn du eine andere Briefkopf als die Robaws-Standardvorlage verwenden möchtest, kannst du dies aktivieren. Es öffnet sich ein Fenster mit einem Vorschlag, den du frei bearbeiten kannst. idealerweise mit [Platzhaltern](https://support.robaws.com/de/article/platzhalter-in-robaws-der-turbo-fur-personliche-dokumente-e-mails-117qg43/) und Tabellen für eine saubere [Gestaltung](https://support.robaws.com/de/article/angebot-gestalten-2pde98/). Auch wenn du die Standard-Kopfzeile nutzt, kannst du bestimmte Optionen anpassen: | Einstellung | Erklärung | | ---- | | **Sprache** | Standard ist Deutsch. Wenn du auch in anderen Sprachen arbeiten möchtest, lege zuerst die deutsche Version fest, dann wechsle die Sprache und passe die Texte an. | | **Sprache festlegen** | Aktivieren, wenn das Dokument immer in dieser Sprache verschickt werden soll, unabhängig von der Sprache in der Kundenakte. | | **(Modul-)Titel** | Definiere den Titel, der auf der PDF erscheinen soll (z. B. Angebot, Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung, Nachtragsangebot usw.). | | **Kontaktperson anzeigen** | Deaktivieren, wenn die Ansprechpartner nicht auf der PDF erscheinen soll. | | **Kontaktdaten im PDF anzeigen** | Deaktivieren, wenn Telefon/Mobil/E-Mail der Ansprechpartner nicht angezeigt werden sollen. | | **Adresse anzeigen** | Deaktivieren, wenn die Projektadresse nicht erscheinen soll. | ### Spezielle Einstellungen für die Auftrags-PDF Unter **Ausführung** kannst du festlegen, dass nur die Positionen aus dem Reiter „Ausführung“ in der PDF erscheinen. Die Positionen aus dem Reiter „Artikel“ werden dann nicht übernommen. | Einstellung | Erklärung | | ---- | | **Strategie** | Bestimmt, wie die Positionen aus dem Reiter „Ausführung“ in der PDF dargestellt werden. | | **Abrechnung** | Bestimmt, welche Positionen erscheinen (zu fakturieren, nicht zu fakturieren, bereits fakturiert). | ### Spezielle Einstellungen für die Rechnungs-PDF Für Rechnungen wählst du eine vorhandene PDF-Vorlage, die standardmäßig für eine Rechnung oder eine vereinfachte Rechnung genutzt wird. --- ## Allgemein In diesem Bereich findest du zusätzliche Einstellungen, die nicht in jedem Modul verfügbar sind: | Einstellung | Erklärung | | ---- | | **Detaillierte Beschreibung anzeigen** | Deaktivieren, wenn die detaillierte Beschreibung von Artikeln/Positionen nicht erscheinen soll. | | **Detaillierte Beschreibung einrücken** | Deaktivieren, wenn die detaillierte Beschreibung nicht eingerückt erscheinen soll. | | **Gesamtsummen anzeigen** | Deaktivieren, wenn keine Gesamtsumme erscheinen soll (inkl. MwSt., exkl. MwSt., Rabatt usw.). | | **Formatierung verwenden** | Deaktivieren, wenn die gewählte [Gestaltung](https://support.robaws.com/de/article/formatierung-layout-des-positionen-1rodez4/) nicht erscheinen soll. | | **Briefpapier verwenden** | Deaktivieren, wenn das [Briefpapier](https://support.robaws.com/de/article/wie-erstelle-ich-mein-briefpapier-zlyw5v/) nicht angezeigt werden soll. | | **Layout Gesamtsummen** | Gesamtsummen können horizontal oder vertikal dargestellt werden. | | **Nur exkl. MwSt. anzeigen** | Aktivieren, wenn nur die Gesamtsumme exkl. MwSt. erscheinen soll. | | **Rabatt anzeigen** | Aktivieren, wenn der Gesamtrabatt auf der PDF erscheinen soll. | | **Zwischensummen anzeigen** | Deaktivieren, wenn keine Zwischensummen angezeigt werden sollen. | | **Projektinformationen anzeigen** | Aktivieren, wenn oberhalb des Auftrags Projektinformationen erscheinen sollen. | | **Anlagen anzeigen** | Aktivieren, wenn Installationsinfos im Auftrag erscheinen sollen. | | **Bilder anzeigen** | Aktivieren, wenn Fotos aus dem Arbeitsbericht erscheinen sollen. | | **Arbeitsbericht-Formulare anzeigen** | Aktivieren, wenn allgemeine Formulare aus dem Arbeitsbericht erscheinen sollen. | | **Wartung anzeigen** | Aktivieren, wenn Wartungsinfos auf der PDF erscheinen sollen. | | **Wartungsbilder anzeigen** | Aktivieren, wenn Fotos aus dem Arbeitsbericht erscheinen sollen. | | **Wartungsformulare anzeigen** | Aktivieren, wenn Wartungsformulare aus dem Arbeitsbericht erscheinen sollen. | | **Vortext anzeigen** | Aktivieren, wenn der Einleitungstext aus dem Angebot auch auf der Rechnung erscheinen soll. | | **Verwendungszweck** | Aktivieren, wenn ein Verwendungszweck auf der Rechnung erscheinen soll. | | **Einleitung und Schlußtext verwenden** | Aktivieren, wenn Kopftext und Schlußtext auf der PDF erscheinen sollen. | | **ZUGFeRD** | Aktivieren, wenn die Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt werden soll. | --- ## Spalten Bestimme selbst, **welche Informationen** der Positionen in der PDF erscheinen, und in **welcher Reihenfolge**. | 👉 Klicke auf **„+ hinzufügen“**, um eine Spalte zu ergänzen. Du kannst sowohl **Standardspalten** (z. B. Beschreibung, Typ, Preis, Rabatt, MwSt.) als auch **Felder aus der Artikelfiche** (z. B. Gewicht, Barcode, Artikelnummer) verwenden. Außerdem kannst du die **Spaltenbreite** individuell festlegen oder automatisch bestimmen lassen. --- ## DIN 5008 konform Mit Robaws wollen wir dir so viel Freiheit wie möglich geben. Wenn du jedoch möchtest, dass deine Dokumente **DIN 5008-konform** bleiben, achte darauf, die Seitenabstände deines Briefpapiers auf mindestens **95 oben und 55 links** einzustellen. Du findest diese Einstellung in den [Firmeneinstellungen für Briefpapier](/de/article/briefpapier-hinzufugen-zlyw5v/). --- ## Fortgeschrittene Benutzer Als fortgeschrittener Nutzer kannst du eigenen **HTML-Code** einfügen, um noch spezifischere Daten in deinem Briefkopf darzustellen. So gehst du vor: 1. Aktiviere die **Benutzerdefinierte Überschrift** in deiner PDF-Vorlage. 2. Öffne den Texteditor, klicke auf die **drei Punkte (⋮)** und dann auf das **„<>“-Symbol**. 3. Füge hier deinen HTML-Code ein. ${youtube}[Briefkopf – Personalisierung mit HTML](ZHxwsRlkeoY)